會前準備
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會前準備是指通常在比較重要的大型會議之前，需要從行政部門抽調人員組建籌備組，嚴格按程式做會前準備；一些小型的例會，準備工作比較簡單。會前準備根據會議規模和重要性而定。
下麵對會前準備過程的每一步驟作詳細介紹（企業的會前準備程式如圖1所示）：
召開會議的首項準備工作是確定會議的目的和目標。開會應該有明確的目的。瞭解各種會議所具有的功能及所能達到的目標，是設定會議目的和目標的重點。一般會議的目的（見圖2）。
當然，一個會議可能有兩個或兩個以上的目的，但一般說來不宜過多，以一兩個為好。在會議開始之前，主持人應明確提出會議的目的，根據會議目的，還應設定具體的目標。有效的會議目標，至少須符合兩個條件：一是具體並可衡量；二是困難但能達到。
設定會議目的和目標只是一個大方向，想把會議開得有效率，還必須擬妥相關的議題。在擬定議題時，有三點值得註意：
1、議題必須緊扣會議目標
凡是與會議的目的無關的議題都不要列入會議的議程，以免分散會議的主題，從而既延長會議的時間，又有可能引起不必要的麻煩。
2、各項議題之間最好存在的有機的聯繫
也只有這樣，才能使會議得以順利進行。因為會議的順利進行往往取決於一個問題接一個問題的解決，上一個問題不解決或解決得不夠徹底，往往會影響下一個問題的討論和解決。
3、應清楚地指出各項議題所需討論的時間
這樣可以使與會人員做到心中有數。
在企業中，真正創造價值的領域是在生產經營過程之中，而不是在會場上。減輕企業成員的會議負擔，無疑是一種人力資源的節約，使更多的人能為企業創造價值，提高會議效率，從確定與會者開始。把每一個與會者都當作一種“資源”，而不是一種“名分”。資源的利用按“目的”和“需要”而定。確定與會者的關鍵，不是看誰有資格參加，而是要弄清誰有必要參加。確定與會者時，應考慮以下因素：
1、與會者是否對會議所要實現的目標負有主要或直接責任；
2、與會者是否與會後的行動直接相關；
3、與會者在中心議題方面是否具備專門的知識與經驗，是否能有助於議題的深化；
5、與會者是否多餘或可無可有；
6、與會者是否能全身心投入會議；
7、與會者是否會妨礙會議總體成效；是否會造成對他人的心理壓力，影響他人發言的質量或真實性。
此外，必須有效地控制與會者人數，一般來說，與會者人數越多（如超過20人），則與會者的參與意識越弱，會議的質量也就越差，甚至有負面效應。所以，人數太多時，就應該設法分組討論或設分會場。
在會前準備時，必須考慮開會時間的選擇，確保全體與會者能夠按時出席、安心開會。選擇開會時間應考慮下列因素：
1、會前調查，把握全體與會者方便的時間段。任意安排一個時間開會，可能會打亂某些人的日程安排。
2、選擇與會者中關鍵人物的最佳時間開會，確保關鍵人物集中精力開好會議。
3、恰當安排會議時間，避免與企業最重要的經營活動衝突；避免會議打亂企業工作的正常運行秩序。同時保證生產經營活動中的關鍵人物，能有充足的時間做出安排，不至於因出席會議而影響企業效益或效率。
4、力求開短會，在很短的時間內能集中精力，達到最大效果。議程如果太長，連續開會時間超過半天，就應設法分兩個時間段開會。
此外，還應該註意把握開會的時機，時效性很強的會議，要儘早安排；需要醞釀和深思熟慮的會議，可以拖後召開。
也許企業內的會議室或辦公室是最常利用、最自然的會議場所，但不一定有助於達到開會的目的。熟悉的開會地點，往往影響員工的思維，不利於開發員工的創造性思維，難以激發員工的熱情，去積極思考和討論問題。會議地點的物質條件、環境氛圍以及遠離日常工作場所，會潛在地影響每一個與會者的情緒，影響會議的質量。開會地點的選擇，還應考慮以下一些硬體條件：
1、會址必須考慮距離上的遠近，以及路線上、交通上的方便，便於與會者能按時到會。
2、會場內外必須保持安靜，要有良好的通風和照明設施，以及室溫調控裝置，以便與會者能夠長時間保持清醒頭腦，集中精力參與會議。
3、會場的空間必須適宜，平均每個與會者擁有2平方米為宜。空間過大，冷冷清清，會議氣氛會受影響。空間過小，容易產生擁擠沉悶感，會議效果也會受到影響。
4、外出留宿開會必須考慮通訊聯繫的方便，考慮費用開支，考慮衣食起居的舒適等等。
並非所有會議都必須擬定書面的議程，但是，與會者應該事先瞭解議題或會議主要討論事項，以便有所準備。
議程即會議的程式表，其中包括會議內容，討論事項，與會者姓名，各項事宜的時間分配，開會時間和地點等等，參閱圖3及4。
（圖3）
（圖4）
議事日程通常由會議主席擬定。在擬定議程時必須考慮下列要點：
1、重要的議案或事項，必須列在整個議事日程的前項。反之，不重要的事項，靠後討論。
2、必須合理分配各項議案或事項的時間，尤其要為重要的事項留出足夠的時間；必要時標出各議案的時間分配，以便會議主席及與會者控制時間。
3、每次會議議程不必太雜，內容不必太長，以提高會議的成效。必要時可以考慮分兩次開會，或分階段討論同一個議案。
4、議程的目的在於提醒與會者註意，併為開好會議早作准備，所以，議程應提前4一7天交至每一位與會者。一些企業把會議通知與議程合而為一，同時通知與會者。
5、如果會議很重要，在時間允許的情況下，可以事先要求與會者作何種準備，並指定時間提交與會者建議。歸納彙總的意見可以附在成文的議事日程上，送發全體與會者。
6、提前送發與議程有關的會議資料，以減少會議討論的時間。
7、會議持續兩個小時以上者，應考慮在議程中安排中間休息時間，並註意在會議結束後，留出一定的社交時間。
會場佈置主要包括會場空間安排、會議座位安排。
1、會場空間的佈置
因其會議性質與人數的不同，會場可有各種不同的佈置。
以下介紹佈置會場的幾種風格：
（1）禮堂式。面向房間前方擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道。其優點是在留有過道的情況下能最大程度地擺放座椅。缺點是觀眾沒有地方放資料，也沒有桌子可用於記筆記（圖5）。
（2）弦月式。房間內放置一些圓形或橢圓形桌子。椅子只放在桌子的一面以便所有的觀眾都面向屋子前方。圓形桌一般直徑為18米（見圖6）。
（3）正方形會場或長方形會場。這是常見的兩種會場形式，主持人較容易控制會議的進行，但如果桌面佈置太長，主持人則難以有效控制全局（見圖7）。
“U”形會場。這是近年來比較流行的會議室形式，它兼顧了圓形、方形、長方形的優點，有利於多方溝通，是一種非常有利於提高會議效率的會場形式（見圖8）。
以上各種形式的會場各有優點，但對於超過1000人的大型活動，禮堂式最為適合。這時，有講臺是十分必要的，否則，坐在最後的觀眾不可能看得清最前面的演講者，還應該在檯子兩邊設置超大屏幕使演講人的影像放大。兩個屏幕擺放角度應面向中心主席台以便觀眾能有最佳視覺效果（見圖9）。
（圖5）
（圖6）
（圖7）
（圖8）
（圖9）
會場佈置除了要考慮空間的安排，還要考慮一些具體因素，這些因素包括：
（1）必須保證會議使用時間，避免在會議尚未結束時，會議室又有其他安排，致使會議中斷或轉移地點。
（2）會議室位置必須讓主持人和與會者都感到方便。
（3）場地大小須適合會議規模，避免過大或過小。
（4）有必要的設施條件，一般如桌椅、照明、通風、通訊等；高級的，如視聽、投影、音像器材等。
（5）不受外界干擾。
（6）除了安排桌椅，佈置會場還需要考慮一些細節：若與會者彼此不熟悉，可在每人桌上放上各自的身份牌；若設無煙會議室，可適當安排吸煙區；可以在會議室中放幾盆觀賞植物，改善會場氣氛；準備好會議所需的各種材料、文件及視聽器材；用先進的設備，甚至用“清香空調系統”改善會議室的空氣質量。
2、會議座位安排
沒有任何一種單一的座位安排能夠滿足所有的目的，這是必須清楚認識的一點，每一種座位安排的模式都有既定的優勢和劣勢。當然，正確的選擇應該是：在選擇最適合的聽眾，最能合乎其目的的模式時，還要考慮每種模式可能產生的效果。以下就是會議、會談座位安排的範例表。
（1）階梯式結構體（見圖10）：
| 會議效果： 強調主席的重要性； 讓聽眾清楚地看到直觀資料； 嚴格限制聽眾之間的討論； 使記筆記比較困難； 通過問與答，增加主席與聽眾之間進行討論的可能性。 |  （圖10）
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（2）沒有桌子的圍坐式（見圖11）：
| 會議效果： 削弱會議主席的重要性； 減少與會者參考筆記或其他資料的可能性； 使記筆記比較困難； 鼓勵與會者之間的討論。 |  （圖11）
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（3）橢圓形或圓桌形（見圖12）：
| 會議效果： 不強調主席的重要性； 給演示直觀資料造成困難； 鼓勵與會者之間進行討論； 容易作筆記（註：凡配桌子的會議均如此）。 |  （圖12）
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（4）工作群體形（見圖13）：
| 會議效果： 鼓勵每一小組的組內討論； 降低會議主席的重要性； 減少組與組之間討論的可能性； 不便於直觀教材的展示； 氣氛隨便。 |  （圖13）
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（5）L型結構體（見圖14）：
| 會議效果： 強調會議主席的主要性，同時也重視會議主席的主要追隨者或對手； 鼓勵長方桌兩邊的成員形成對立的雙方； 鼓勵長方桌雙邊的與會者正面討論； 有利於展示大多數直觀資料； 如果主席不能很好地控制會場局面，容易導致長方桌兩邊成員的爭執。 |  （圖14）
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（6）U型結構體（見圖15）：
| 會議效果： 強調會議主席的主要性； 鼓勵與會者之間進行討論； 使與會者的精神更加集中； 能增加主席與聽眾之間進行討論的可能性。 |  （圖15） |  （圖16）
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另外，與U型結構體相似的有一個叫“天橋型結構體”的會議座位排列，其範例表如圖16：
會議一旦決定召開，應及早印發會議通知單。通知內容包括會議地點、時間、出席人員、會議內容或議程等等。並且指示與會者儘早給予答覆，或返還出席會議的回執，以便會務組統計出席者名單，參閱圖17,18及19。
（圖17）
（圖18）
（圖19）
會議的一切準備工作就緒之後，必須作最後的會前審核，以免出現重大的疏漏，參閱圖（20）。
邀請與會人員的選定標準：
對於該項議題確實深有感觸者；
對於該項議題確實握有資料、學有專精並富有經驗者；
本次會議的結論將會對其有所影響者；
邀其與會參與發言討論的好處要比因該職員出席會議而致工作停頓所造成的損失來得更大者。
