項目管理程式手冊
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什麼是項目管理程式手冊[1]
項目管理程式手冊是指為了使建設工作有效和有序地進行，要制定一系列項目管理程式，使承包商對各項工作都能統一按業主要求的程式辦事，在這些管理程式中，主要明確職責分工、聯絡渠道、通訊處理、工作步驟、介面協調、現場修改、不符合項處理、質量要求、驗收制度、竣工報告處理等。把這些程式彙集在一起稱項目管理程式手冊。這些程式使承包商有章可循，凡事有據可查，有利於規範承包商的行為。
項目管理程式手冊程式[1]
項目管理程式手冊的程式分為七大類：
(1)通用程式
總體性框架結構程式
文件管理程式
承包商的項目管理
完工報告審查和處理
(2)工程文件
(3)工程管理和進度編製
設備和材料管理
質量控制監督
分包商資格審查
不符合項處理
進展報告
會議
(4)設計審查
(5)介面管理
(6)計劃和合同管理
(7)保險索賠
項目管理程式手冊的編製目的[2]
(1)對實際工作的指導作用。管理程式手冊可以作為企業中項目管理人員在實施工作中的有用的備忘錄。
(2)確保工作實施的科學性。在管理程式手冊的指導下，所有項目管理人員的工作可以最大程度地符合項目管理要素。
(3)保證管理方法的一致性。無論在什麼樣的項目組織中，對項目的管理都應該採用一致的方法進行管理，這樣就有助於項目間的協調，而程式管理手冊正是實現這種一致性的重要保證。
(4)提供通用的術語。無論是在一個項目中，還是在一個企業中的不同項目間，在一個共同的基礎上進行比較是非常重要的，這就需要通用的術語。缺乏對術語的理解很容易在項目團隊中引發問題，而管理手冊則提供了最通用的項目管理術語。
(5)培訓新員工的最佳教材。完整而適用的項目管理程式手冊，是企業對新的項目管理人員進行培訓的最佳教材，它不僅使新員工理解了項目管理的概念、方法，而且，還以最高的效率使新員工瞭解了企業項目的方式、方法等內容。
項目管理程式手冊的編製原則[2]
項目管理程式手冊的編製過程實際上就是一個描述項目輸入如何轉變為輸出的過程。
(1)及時定義職能部門的運作方式和方法。在項目管理程式手冊的編製過程中，要避免隨著項目進展涉及某一職能時才來定義該職能部門如何運作。這樣，很有可能導致下列問題出現：
1)加重部門間的分割，使部門之間更加缺乏交流。
2)導致一些項目管理人員以遵守管理程式為由，在與其他部門工作介面處推卸責任、逃避工作，如果項目失敗就歸咎於他人。
3)它會導致項目發展速度變慢，因為這使項目按部就班地按順序執行，而不是各職能或部門並行工作。
(2)以項目生存周期為基礎定義項目輸入和輸出。通過項目生存周期定義過程，定義組織如何將項目看作一個整體來處理，定義各職能部門如何對過程起到幫助作用。管理程式應該以一個組織的標準項目生存周期作為核心，在此層次上，定義輸入和輸出，一個階段的輸出成為後續階段的輸入。生存周期的每個階段可以被分解為一系列的步驟，每個步驟有輸入和輸出，顯示這一階段的輸入如何轉變為輸出，通過逐層分解，這些步驟可以分解為子步驟等。定義的主要內容包括：
1)輸入和輸出的要素，包括數據和信息、項目計劃或報告、風險或其他控制檢查或項目可以交付的成果；
2)在每一階段或步驟上做什麼；
3)每個職能或部門，外部承包商或其他機構對每個階段或步驟的貢獻。
(3)根據項目需求調整項目管理程式。必須說明的一點是，管理程式必須作為靈活的方針而不是死板的規則來看待。有些人認為標準管理程式就是金科玉律，尤其是在ISO 9000系列質量指導方針下實施的管理程式，一旦制定就不能更改，要完全遵照執行，否則組織就會發生“不協調”的情況。
實際上，不同的項目類型和不同的資源類型需要不同的管理程式。管理程式必須具有一定的靈活性以適應不同的項目類型，特別是根據項目大小和不同的資源類型來調整管理程式的靈活性。此外，在每個項目開始時，團隊一定要討論如何調整管理程式才能完成滿足顧客需要的產品。這種做法儘量使變動最小化，否則會給項目帶來麻煩。
項目管理程式手冊的編製結構[2]
項目管理程式手冊的編製在思想上，應採用項目工作流和項目管理流集成的思想，堅持先進性和實用性相統一，遵循項目管理人員在實際工作中的習慣，在編寫上以項目管理工作流為主線，在工作流執行的過程中集成項目管理的各項內容：從內容上看，完整的項目管理程式手冊應包括項目全生存周期從規划到實施全過程中項目概念、項目規劃、項目實施、項目收尾等主要階段的各項管理活動，並以各階段為劃分的節點：項目管理程式手冊的結構可以根據實際工作內容來構建，一般而言，結構上可以分為三層文件體系。
(1)第一層文件——“指導層”。程式手冊的第一層主要包括對手冊的說明，項目的組織結構設計、項目崗位及職責的界定、應用手冊項目類型的界定，項目各階段主要工作內容定義和項目管理各要素等內容。手冊第一層對手冊起到提綱挈領的重要作用，可以稱之為“指導層”。
(2)第二層文件——“執行層”。在程式手冊第二層中，主要以項目實際操作過程中的工作流為主線，結合項目管理工作，針對項目整個生存周期各項過程中的各項活動，編製相應的管理程式、管理流程和相應的管理規定。這一層的文件以執行為主，除了要符合第一層文件制定出的各類原則，還要符合項目團隊的實際情況和項目管理的相關要素。具有系統先進、目標明確、任務清晰、實施有序、成果可測的特點，促進項目的運行和管理程式化、規範化、制度化，著眼於提高項目運作的工作效率，有效合理地利用資源，可操作性強，在系統層面上有效地提高項目運作的效率。第二層程式文件可以稱之為“執行層”。
(3)第三層文件——“保障層”。程式手冊的第三層文件，可以稱之為“保障層”。這一層文件的編製，其主要目的是為了保障項目管理體系有效、正常地運行，包括兩個方面：一個是企業高層領導對項目管理過程指導、監督和考核系統；另一個方面則包括對項目過程中各項活動成果的說明，工作質量標準的界定，項目管理要素涉及的方法、工具中所用的圖、表和參考數據等內容。
