項目變更

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項目變更(project modification )

目錄

什麼是項目變更[1]

  項目變更是指項目組織為適應項目運行過程中與項目相關的各種因素的變化,保證項目目標的實現而對項目計劃進行相應的部分變更或全部變更。當項目的某些基準發生變化時,項目的質量、成本和計劃隨之發生變化,為了保證項目目標的實現,就必須對項目發生的各種變化採取必要的應變措施,這種行為就是項目變更。變更發生在項目的範圍、進度、質量費用人力資源溝通合同等很多方面,並將影響到其他方面。項目的變化要求項目變更,這種變更會發生在項目實施過程中的任一階段。根據項目生命周期理論,通常項目變更越早,損失就會越小;變更越遲,變更的難度就越大,損失也可能越大。

項目變更類型[2]

  1)項目利益相關者引起的變更。主要的項目利益相關者,如政府、投資者顧客、項目組織、項目決策者等由於新的需求或決策,對項目進行變更。

  (1)顧客引起的變更。例如,購房者向建築商建議,房間應該更大些,窗戶的位置應重新設置;顧客要求信息系統開發項目團隊應提高信息系統的能力,以生成以前未提到過的報告和圖表等,這些都是由顧客引起的變更。這些變更類型代表著對最初項目範圍的變更,將會對項目的進度、費用產生影響。不過,影響程度卻取決於做出變更的時間。如果在房子的設計圖紙尚未完成時,改變房子的大小和窗戶的位置就比較容易;但是如果房子的主體已完成,窗戶也已安裝好,要做上述變更,則對項目的進度和費用將會產生很大的影響。

  (2)項目團隊引起的變更。例如,在項目實施過程中。項目團隊發現項目設計方案不合理,則提出設計變更建議。

  (3)項目經理引發的變更。例如,某位負責為顧客開發自動發票系統的項目經理提出,為了降低項目成本並加快進度,自動發票系統應該採用現成的標準化軟體,而不是為顧客專門設計軟體。

  2)計劃不完善引起的變更

  在項目計劃過程中,忽略了某些環節而引起的變更。例如,在建造房屋時,客戶或承約商未將安裝下水道列入工作範圍,則應進行範圍變更。

  3)不可預見事件引發的變更。例如,地質條件的變化使得原先的設計方案不能滿足要求,則需要進行設計變更;暴風雨延緩了項目實施過程,則需進行進度變更。

項目變更的程式[3]

  項目變更可不是一件輕鬆的工作,項目經理最頭疼的、也最能體現其水平的工作就是處理變更了。項目經理在項目管理中應該是積極和主動的,不只是實施變更,而且要預測可能的變更,要對可能引起變更的各種因素施加影響,並減少不必要的變更。例如,項目經理髮現項目的範圍描述不完整,應該在開始編製項目計劃之前就設法對那些負責確定項目範圍的人施加影響,以完善項目範圍描述。

  變更,不可怕,可怕的是沒有程式地亂變。在處理變更時,需要問一問:為什麼要進行變更?變更是不是必要的?能給我們帶來什麼好處?如果不做會有什麼結果?變更要花費多大的成本代價?變更對其他方面有什麼影響?風險有多大?等等。

  簡單地說,管理變更的程式包括以下幾個步驟:

  ·識別變更:弄清楚變更是什麼。

  ·評價變更對項目的影響:變更對項目相關方面的影響以及對項目的綜合影響。

  ·設計變更的備選方案:可能有多種方法來實現變更,例如,進度變更就可以採用諸如削減其他工作、趕工或快速跟進等方法。

  ·提出變更申請。

  ·征求項目干係人的意見,如管理層、項目發起人和其他項目干係人。

  ·批准或否決變更。

  ·追蹤變更的實施情況。

  為了作出合理、正確的項目變更,還應該與項目團隊成員交流、協商。當情況發生變化時,與團隊成員交流,向他們詢問變更的方案,就能避免決策的盲目性;同時,作為項目計劃的執行者,團隊成員參與變更評審過程,可以降低甚至避免他們對變更的抵觸情緒。例如,客戶對項目工期提出了更高要求,如果項目高級管理層貿然作出把既定工期縮短三分之一、要求團隊成員休息日加班的決定,團隊成員顯然會有抵觸情緒。針對客戶的新的工期要求,就應該讓團隊成員自己設計進度計劃變更方案。

  在項目實施過程中,時間越往後,實施變更的難度就越大,代價就越高。在項目早期,變更對進度、成本等的影響要比在晚期小得多。例如,組織一項活動,在計劃階段接到“變更流程”的通知,比什麼都準備好了再不得不變,要容易得多。

  引起變更的原因應客觀地記錄在案,供以後借鑒。這樣做的目的不是為了指責誰,而是為提高以後的工作水準而積累可以學習和借鑒的歷史資料。

參考文獻

  1. 張阿芬主編.項目管理學.廈門大學出版社,2008.5.
  2. 張卓等編著.項目管理.科學出版社,2005.8.
  3. 汪小金主編.大學生項目管理通識教程.機械工業出版社,2010.03.

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