職能設計

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職能設計(Functional Design)

目錄

什麼是職能設計

  職能設計是指企業的經營職能和管理職能的設計。企業作為一個經營單位,要根據其戰略任務設計經營、管理職能。如果企業的有些職能不合理,那就需要進行調整,對其弱化或取消。

職能設計的目標

  職能設計要達到四個目標:

  1、列出職能清單

  具體地,就是先將企業中的全部作業歸併為由若幹不同的管理崗位承擔的工作項目,再將若幹工作項目歸併為若幹職能。凡是實現企業戰略所必須的職能,都要列出。同時,職能的分列應註重邏輯上的嚴謹,不能交錯重覆。

  2、明確各種職能之間的關係

  聯繫緊密的職能應置於同一個管理子系統內,分散則不宜於協調;相互制約的職能不能由同一個部門承擔,否則不利於監督控制。

  3、分清主要職能與輔助職能

  按職能在實現企業戰略目標過程中的重要性分,有主要職能與輔助職能之分,主要職能的工作對組織的生存至關重要,承擔主要職能的部門是關鍵部門,應將其置於組織結構的中心地位。如果顛倒了主要職能與輔助職能的位置,則會導致組織結構設置的不合理。

  4、落實各種職能的職責

  儘管在開列職能清單的過程中對各種職能的具體職責會有一個大致的考慮。但是,作為規範的職能設計,還必須在最後進一步對不同職能的應負職責作出詳細規定,進行全面落實,以便指導組織結構設計中的其他操作(如部門設計職權設計等)。

職能設計的內容

  職能設計一般包括三項基本內容:

  1、職能分析

  根據特定企業的環境和條件,從內容、性質、相互關係和分工等多方面,具體地分析企業的整個管理系統或者個別子系統的全部職能,就建立和健全企業職能結構提出具體方案的工作。

  通過職能分析,將從總體上對企業職能結構的性質和特點提出明確的要求;具體確定企業應該具備的基本職能;在全部職能中,確定關鍵職能;確定與本企業獨具特色的與經營戰略和核心業務流程相聯繫的特殊職能;確定企業內部縱向各層次、橫向各部門如何合理地分工承擔各職能。

  2、職能整理

  在調查瞭解企業現有的全部管理業務活動和分工的基礎上,通過分析歸納,識別職能結構的現狀,發現問題,明確改進方向,提出具體改進方案。

  為了發現企業現有職能結構存在的問題,必須將其同職能分析所提出的客觀需要的職能結構相對比。

  3、職能分解

  將企業的每一個職能細分為可以操作的各項具體的管理業務活動,即為職能分解。通過職能分解,企業的全部職能才能轉換為管理人員的具體工作內容,最終得以落實。同時,在職能分解的基礎上,才能進一步研究將那些相關的業務活動歸類,有依據地設計各種職位和部門,明確它們各自的職責。

  採取逐級分解的方法,即可完成職能分解的任務。所謂“逐級分解”,一般可分為三級,職能分析工作所列出的具體職能為一級職能;為完成一級職能而必須開展的幾個方面的管理為二級職能;將二級職能分解,就可具體化為業務活動。

  職能設計在組織設計中起著承上啟下的橋梁作用。這裡的“上”指的是企業戰略任務和目標,“下”指的是企業組織結構的框架,即承擔各項管理職能的各個管理層次、部門、職位

職能設計中的職能分類

  1、按管理層次分,可分為高層、中層和基層職能。高層職能關係到企業全局;中層職能兼有執行上級指令和指導下級工作兩個方面;基層職能主要涉及作業層。

  2、按專業性質分,可分為生產管理技術管理、供銷管理、勞動人事管理財務管理等,每一類還可進一步細分,如技術管理可分為設備管理工具管理工藝管理等。

  3、按業務工作特點分,可分為專業性、綜合性和服務性職能。專業職能負擔企業生產經營某一方面的管理業務,如供應、設備、動力、安全等。綜合職能則貫穿於企業生產經營活動全過程,涉及多方面,如計劃、勞資、財務等職能。服務性職能是指醫療衛生、宿舍膳食等方面的管理職能

  4、按制定和貫徹落實企業經營決策的不同作用分,可分為決策性、執行性和監督保證性職能。決策性職能是制定經營決策與經營計劃的職能,執行性職能是落實計劃的職能,監督保證性職能是指人事、資金、後勤等作用於決策及決策執行過程的職能。

  5、按照對生產活動有無直接指揮關係分,可分為直線職能和參謀職能。直線職能承擔著直接組織指揮日常生產活動的職責,從企業上層到基層,形成垂直的、逐級指揮的直線系統。參謀職能承擔著專業管理工作,協助領導指導和監督下級,但無權直接下達命令。

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