抽屜式管理
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抽屜式管理法是一種通俗、形象的管理術語，在現代化管理中，也叫做“職務分析”。其主要含義就是在每個管理人員辦公桌的抽屜里，都有一個明確的職務工作規範。具體地說，它包括兩個含義：
第一，對每個人所從事的職、責、權、利四個方面進行明確的規定，做到四者統一。
第二，明確每個人上下左右的對口單位等，理順企業管理關係。
抽屜式管理工具用於明確部門和個人崗位責、權、利關係，其成果是人力資源管理中非常重要的基礎之一。
絕大部分世界500強企業都在實施抽屜式管理，它是一個非常有效的人力資源管理工具。這一工具在福特經理們的心目中，具有非常重要的地位，幾乎每一個經理人都在管理下級之中應用了這一工具。
在表現形式上，抽屜式管理包括兩個方面：一是部門職能許可權說明書，二是個人的職務說明書。例如，下表是某公司財務部門的職能許可權說明書，
實施抽屜式管理的步驟包括五個，如圖所示。
第一,建立部門權責考評小組。考評小組的組成人員包括:企業領導者,其可以保障部門權責設定與企業整體目標一致,保障部門權責考評小組的權威性與決策有效性；人力資源管理領導者,其可以說是“抽屜式”管理模式運行的主管者,有利於人力資源管理精準性的提升；各部門角領導者和員工代表,其可以促進決策的民主性和科學性。考評小組的主要工作是以企業整體目標為基礎對部門、員工的職務劃分進行總體分析,規劃職務管理與權力配置流程,形成“抽屜式”管理模式的整體框架,為各部門具體工作的開展提供指導。
第二,正確處理集權與分權之間的關係。在哪些領城或事項上集權？在哪些工作上分權？部門權責考評小組要以整體績效為基準；根據不同部門及其員工的具體職務工作進行確定與協調，促進集中管理和分權管理的共同發展。在這個過程中,要積極聽取部門領導和員工的意見和建議,將集權與分權落實到部門內部，避免權責不一致和集權、分權模糊不清的狀況。部門權責考評小組要制定用權協議書，明確規定部門和員工職責與工作範圍,做到集權與分權一目瞭然。
第三,整體目標層解與職權落實。層層分解與逐級落實是“抽屜式”管理模式的核心環節，或者說是管理落實與職權細化的關鍵性步驟。整體目標指的是企業戰略總目標，實現企業經濟效益、提升管理績效與職權分解、落實是目標與手段的關係。實現“職、責、權、利”的真正統一,光喊口號是不行的,要以實際落實來推動目標達成。部門權責考評小組應制定職務責任書並要求部門管理者簽訂,從而有效保障分解後的目標能夠真正落實到基層管理中,同時,規定部門管理者的工作內容與工作範圍,要求部門管理者明確管理重難點，並有針對性地提出解決措施。
第四,制定職務說明書。職務說明書包括兩部分，即對部門領導者和員工的職務都進行規範化說明。首先,制定領導者職務說明書,將領導者管轄範圍、管理內容等進行規範與界定。其次,制定員工職務說明書,通過書面化的形式將員工工作相關內容進行明確規定。這種形式有兩方面好處,一方面,便於領導者和員工對工作內容和範圍進行記憶。只要拿出放在抽屜內的職務說明書即可進行查詢。另一方面,有利於加強對領導者和員工的監督與考核。部門成員遵循了哪一條職責,違反了哪一項規定,都可通過職務說明書進行核查，增加監督與考核的科學性。
第五,制定與職務相匹配的激勵機制。績效考核與獎懲制度是“抽屜式”管理模式的保障性措施，也是提升管理有效性的配套手段。人力資源管理部門聯合部門權責考評小組要在企業整體目標的統一指引下,在明確領導者和員工工作職務的前提下,制定與權、責相配套的獎懲、晉升制度。以職務說明書為依據,通過績效考核反饋給予認真履職者獎勵,給予玩忽職守者相應的懲罰。
抽屜式管理的領導思維[1]
“抽屜式”管理模式對組織變革具有重要意義,但在具體實施過程中還存在著一定的誤區。因此,領導者要轉變思維,提升“抽屜式”管理實施的精準性。
第一,領導者應具備整體協同思維。雖然“抽屜式”管理模式強調目標分解與權力下放,但對於領導者來說,這是一種企業管理戰略，需要從整體視角對部門、員工進行界定,併在此基礎上促進部門與員工之間的相互合作。目標細化並不意味著相互分離,而是要求員工在明確自身職責的基礎上通力合作,促進企業整體績效目標的實現。
第二,領導者應具備“一盤棋"思維。正所謂“一著不慎，滿盤皆輸”。上文論述了“抽屜式”管理的五個步驟,領導者要儘可能地保障每一個步驟的完整、有效。比如，在確定部門考評小組人選時，應兼顧權威性與民主性,從而使得後續工作能夠順利展開；在處理集權與分權之間的關係時,應明確區分標準，對那些直接管理更加靈活的部門給予相應的權力保障;在制定職務說明書時,應明確規定職務標準等級,可劃分為優秀、合格、不合格等幾個層次,以便後續考核工作展開；績效考核要具備及時性,強化員工績效管理等。另外,註重各個步驟之間的有效街接,保障工作的有序性。
第三,領導者應具備層級思維。“一級管一級”是“抽屜式”管理模式的基本思想之一,這與目標層層分解是相對應的。領導者應要求員工做好本職工作,並向直屬領導負責。為避免秩序混亂,越級管理、彙報在一般情況下是不被允許的。當員工發現工作問題或者制度漏洞時,應首先向直屬領導彙報,再由直屬領導層層上報。當部門領導者發現其他部門員工出現問題時，應向該員工直屬領導反映並與其進行溝通,由該員工直屬領導做出決定,節省管理資源,同時，也避免部門或領導者之間的矛盾衝突。需要指出的是,對於一些緊急的重大安全事件,可以授予員工一定的越級上報權力,以使問題得到及時解決。
第四，領導者應具備人本主義思維。明確規定部門與員工權責,對員工加強監督與管理，這是“抽屜式”管理的一個層面。但“抽屜式”管理還蘊含著另外一個層面的內涵,也就是人本管理。在層級管理、權力下放或者績效考核過程中,領導者要將員工視為重要資源,實現企業目標與員工利益之間的調和,以權力轉移和績效考核調動員工工作積極性,增強員工公平感知,提升其內在工作動機,在促進企業目標達成的同時也促進員工的全面發展。
案例一:煤礦企業抽屜式管理初探[2]
煤礦企業管理有其內在的特殊性，是一個複雜的系統工程。它與其它行業管理的不同處就在於煤礦生產是井下作業，地質條件、安全條件、水、火、瓦斯等自然因素的變化呈現突發性和不穩定性，給煤礦企業管理帶來一定的難度。煤礦企業管理的焦點在於井下工作面的生產，如何使企業內部各有關生產業務科室做到職能上分，管理目標上合；業務上分，工作目標上合；協調一致，周而複始地保持各個管理要素的高效運轉和動態平衡，從而適應煤礦企業管理的特殊性。我們建議使用一種使企業內部上下左右分工明確，職責許可權清楚，最大限度地提高管理效率的管理辦法·抽屜式管理。
一、抽屜式管理的含義及優點
抽屜式管理是世界上流行的一種新的管理方法。顧名思義，抽屜即辦公桌上的抽屜。抽屜式管理是一種通俗形象的管理術語，在現代化管理理論中，也叫做職務分析”。它的主要含義就是在每個管理人員辦公桌的抽屜里，都有一個明確的職務工作規範。該規範包括兩個方面的含義，一方面是對每個人所從事管理的職、責、權、利等四個方面進行明確的規定，做到職、責、權、利相統一。既不能有職無權，也不能有責無權，更不能有權無責；另一方面是明確每個人所從事管理的主要專業業務、分工協作關係、橫向縱向聯合事宜，以及上下左右的對日單位等，達到理順企業管理關係的目的。
據有關調查統計資料表明，1930年，美國各大公司採用抽屜式管理(職務分析)的僅占39％，至1940年增加到75，到1977年已超過80％。最近幾年香港的大中型(集團)企業都普遍實行抽屜式管理(《企業管理》1988年第七期、《談世界流行的三種管理》)，實行抽屜式管理有以下六個優點：
一是管理方法簡單，容易掌握。它不需要動用大量的人力，物力和財力投資，管理人員只需將自己的職務工作規範放在抽屜里，遇事一看，就知道該事是自己處理還是別人去辦。企業主管可根據職務工作規範，有條不紊地管理企業的內政外務，可避免眉毛鬍子一把抓，“兵來將擋，水來土掩”的傳統管理方式。
二是能提高管理和工作效率。一方面，可以剋服管理工作的盲目性，另一方面可以杜絕領導與領導之間、科室與科室之間、工作人員與工作人員之間互相扯皮推諉、文件旅游的現象，形成快速、高效的管理與工作作風。
三是堵塞濫用職權、以權謀私的漏洞。
實行抽屜式管理後，一環扣一環，環環緊扣，分工明確，職責清楚，以權謀私者沒有可乘之機。如有些企業內部的財務審批許可權問題，儘管多次三令五申強調一支筆審批”，但事實上哪個領導也說了算，不管誰簽了字都可以批計劃、批款。這不僅造成資金管理上的混亂，而且還會帶來越權和濫用職權，以至以權謀私等問題。
四是便於層層考核，企業主管可根據每個科室(車間)的職、責、權、利進行月、季、年度考核，科室(車間)主管也可以根據每個管理人員的職、責、權、利進行考核。
五是可提高管理人員的積極性。因為職務分析”體現了職、責、權、利四者的統一，每個管理人員都可以有職有權地工作不用請示不當二傳手一，工作起來心情舒暢．六是能促進管理人員自身素質的提高，在一些企業的企業主管和基層主管中不同程度地存在大權獨攬”、我行我素”的現象。形成了大頭說了算，下邊圍著轉”，管理人員學不學業務管理知識也無所謂的歪風．提高管理人員的素質是抽屜式管理帶來的必然要求。
二、抽屜式管理的主要內容
根據資料，結合煤炭工業企業管理的實際，我們認為它的主要內容應包括以下兩個方面。
1．業務科室的職務分析，即職責許可權範圍。業務科室的職責許可權範圍分析，應根據企業的總體目標，生產經營指標，以及井上下專業對口的要求和協作關係進行層層分解，逐級落實，明確規定。
2.管理人員的職務分析，即“職務說明”或職務規範”。管理人員的職務分析要根據管理層次的不同進行。如礦承包經營集團層次，副礦長要對礦長負責，副總工程師應對總工程師負責。管理要素層次，科員要對科長負責，科長要對對口礦長負責，還要對專業負責。管理人員職務分析的關鍵是處理好集權與分權的關係。
三、推行抽屜式管理的步驟與方法
我們認為，國際上流行的抽屜式管理，類似於(不是等同)國家經委在全國推廣的l8種現代化管理辦法中的“經濟責任制”。
經濟責任制已在各大企業中應用，它的應用對推行抽屜式管理奠定了基礎。推行抽屜式管理的步驟和辦法是：第一步，由企業管理科牽頭，組織一個由各個部門組成的職務分析小組。
第二步，對職務分析小組進行短期培訓，以掌握抽屜式管理的概念和內涵。
第三步，圍繞企業的總體目標，生產經營指標，根據業務對口，編製業務科室職責許可權範圍。
第四步，分層次進行管理人員。職務分析，按職、責、權、利四者的統一，制定管理人員職務說明或職務規範。
第五步，制定必要的考核獎懲制度，與職務分析”法配套執行。
很多企業內部管理上都存在職能不清、業務不明的情況，導致經常出現工作中推諉扯皮的現象。在部門間存在交叉工作的更是如此，所以，企業的崗位/職務說明書對於方方面面的工作都是一個最基礎的東西。抽屜式管理法也正是要規範類似的企業基礎管理缺失問題的。