待決事項管理

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待決事項管理(Pending items management)

　　待決事項管理指的是對一個組織在管理工作過程中產生的大量的、不同類型的待決事項進行全面、系統管理的一種方法。具體來說就是應用電腦技術建立“待決事項清單”信息管理系統，把所有的待決事項納入統一的管理，按照各個事項所要求的時間，檢查其完成的效果。如果滿足要求的就轉入下一步工作；如果出現較大偏差，就要及時指出並糾正偏差，然後重新作為待決事項進行跟蹤管理。這項工作十分重要，必須由專人進行管理。

　　待決事項管理的適用範圍自內而外可以分為：施工總承包單位自身、施工總承包體系（包括各個專業分包、勞務分包單位）、外部體系（業主、設計、監理等單位）。

　　待決事項管理的用途非常廣，可以涉及施工管理的各個方面，例如：建設程式方面：工程開工前應辦理的各項有關手續；設計方面：圖紙、會審、設計變更中尚未解決的問題；現場實況方面：場地、作業條件；定期和不定期會議上尚未解決的問題；書面函件中提出的問題；口頭承諾、口頭指令的跟蹤、確認；下達指令的執行情況等。

　　只有待決事項按時完成了，施工管理工作才能形成有機的整體，總體計劃才能得以實現。否則，施工管理工作將會變得零散混亂，嚴重影響計劃的實現。然而在實際工作中，由於經辦人忘記了或是時間安排不過來等方面原因，在沒有控制、提醒的情況下，往往有很多的待決事項沒能按要求完成，甚至一拖再拖，以致影響了工程的順利推進。因此，待決事項的管理成為了總承包單位日常管理工作的主要內容之一。如何進行待決事項的管理，將是總承包單位應該重點關註的問題。

　　作為施工總承包單位，集團在會展中心工程實施“待決事項管理”，其應用可以分為外部待決事項管理和內部待決事項管理兩大模塊。

　　1.外部待決事項管理

　　外部待決事項管理主要是針對外部單位的，包括各個相關的政府職能部門、建設單位、設計單位、監理單位以及工程所在地周邊的一些關係等，表現為適度的管理。例如，在某次總體工程協調例會上明確設計單位必須在規定的時間內提供某項設計圖紙。管理員在收到上述會議紀要後，把相關的信息輸入電腦處理，到了規定的時間，從收發員處反饋的信息是仍未收到有關圖紙，管理員就提醒項目經理，向監理單位發出函件要求督促落實，並繼續進行監控。

　　通過外部待決事項管理，一方面推動了各項需要外部單位配合的工作按期完成，確保工程順利進行；另一方面又促進了各個外部單位自身管理的完善，得到各方的好評。

　　2. 內部待決事項管理

　　內部待決事項管理主要是針對內部單位的，包括集團指揮部的各個職能部門、下屬各個項目部、各個專業分包、勞務分包單位等，表現為強制性的管理。例如，在某次內部工程協調例會上明確，根據施工計劃要進行施工工序的轉換，要求甲單位在規定的時間內向乙單位移交某區域的場地。管理員在收到上述會議紀要後，把相關的信息輸入電腦處理，到了規定的時間，從負責該區域施工的主辦施工員處反饋的信息是已完成場地移交工作。管理員就把該事項轉入“已決事項清單”並向項目經理反饋。

　　通過內部待決事項管理，成效十分明顯。一方面促進了集團內部管理體系的逐步完善，整個集團的管理水平也有了較大的提高。主要表現在內部分工更加清晰明確， 職責得到更好的落實，內部各個單位、部門之間更加團結，協作更加緊密了，形成了更大的合力。進度、質量、安全、成本、文明施工等各項指標都達到了預期的目標。另一方面又促進了集團各級管理人員的自我提高、自我完善。大家通過提高責任心，調整自己的工作方式方法，發揚團隊精神，共同創造了今天的成績，都深深體會到了自己的價值。同時，也學到了一種很好的管理方法，對於個人事項的管理有很大的幫助。

　　待決事項管理是一項全員參與的管理，效果的好壞，關鍵是人。其影響因素主要有兩方面：一是大家對這項工作的認識、理解、支持程度；二是大家開展這項工作的能力。因此， 要搞好待決事項管理，就要從這兩方面著手。首先，不但領導自己要重視、支持，還要通過各種方式方法進行宣傳， 讓大家都來重視、支持； 其次，要有針對性地開展全員的培訓，不但要對系統管理員進行培訓，還必須對領導和負責收集第一手資料的管理人員進行培訓。只有這樣，才能把這項工作做好。

　　在待決事項管理工作中，系統管理員是一個最關鍵的崗位，需要專職人員負責。應該選擇熟悉建築工程項目管理工作，熟悉相關的電腦操作技能，責任心強，能及時、準確收集信息並向有關主管領導反饋的人員擔任。