慶典活動

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目錄

什麼是慶典活動

  慶典活動是組織利用自身或社會環境中的有關重大事件、紀念日、節日等所舉辦的各種儀式、慶祝會和紀念活動的總稱,包括節慶活動、紀念活動、典禮儀式和其他活動。通過慶典活動,可以渲染氣氛,強化組織的影響力;也可以廣交朋友,廣結良緣;成功的慶典活動還可能具有較高的新聞價值,從而進一步提高組織的知名度美譽度

慶典活動的作用

  慶典活動的作用:可引起三大效應(引力效應、實力效應和合力效應)。

  (1)引力效應:指組織通過慶典活動吸引公眾的註意力。

  (2)實力效應:指通過舉辦大型慶典,顯示組織強大的實力,以增加公眾對組織的信任感。

  (3)合力效應:開展大型慶典,能增強組織內部職工、股東的向心力和凝聚力,提高公眾對組織的信任感。

慶典活動的主要類型

  節慶是利用盛大節日或共同的喜事而舉行的表示快樂或紀念的慶祝活動。不同國家甚至同一國家不同地區,都有自己獨特的節日。節日又有官方節日和民間傳統節日之分。常見的官方節日有元旦、婦女節、消費者權益保護日、國際勞動節、兒童節、國慶節、聖誕節、感恩節、複活節等,民間傳統節日有春節、元宵節、清明節、端午節、中秋節等。還有些地方根據自身文化傳統、風俗習慣、土特產等,組織舉辦一些具有地方特色的節慶活動,如北京地壇廟會、湖南的龍舟節、山東濰坊風箏節、德國的啤酒節等。

  節慶日是公共關係部門特別是酒店、賓館等接待服務單位開展公共關係活動的絕好時機。所以,每年6月1日前後,大小商店都會在小孩商品上絞盡腦汁;中秋節前,則會爆發一輪又一輪的月餅大戰;五一和十一長假前夕,旅游勝地和飯店就會大張旗鼓地宣傳和推介其優質的特色服務

  紀念活動是利用社會上或本行業、本組織的具有紀念意義的日期而開展的公關活動。可供組織舉辦紀念活動的日期和時間有很多,如歷史上的重要事件發生紀念日、本行業重大事件紀念日、社會名流和著名人士的誕辰或逝世紀念日;而本組織的周年紀念日、逢五逢十的紀念日及重大成就的紀念日,更是舉辦紀念活動的極好時機。通過舉辦這樣的活動,可以傳播組織的經營理念經營哲學價值觀念,使社會公眾瞭解、熟悉進而支持本組織。因此,舉辦紀念活動實際上又是在做一次極好的公關廣告

  典禮儀式包括各種典禮和儀式活動,如開幕典禮開業典禮項目竣工典禮畢業典禮頒獎典禮就職儀式授勛儀式簽字儀式捐贈儀式等。在實際工作中,典禮儀式的形式多樣,並無統一模式。有的儀式非常簡單,如某個企業辦公樓的開工典禮,放一掛鞭炮,企業老總喊一聲“開工”,儀式便宣告結束;有的儀式非常隆重、莊嚴,如英國女王登基、國外皇室婚禮及葬禮等,甚至還有一套嚴格的程式和繁文縟節。

慶典的組織程式

  (1)慶典策劃:確定來賓及發放請柬;來賓組成:政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區公眾代表、客戶代表或特殊人物等。總之,來賓要具有一定的代表性;發放請柬要求:請柬提前7—10天發放。重要來賓請柬發放後,組織者當天應電話致意。慶典頭晚再電話聯繫。

  (2)設計慶典活動程式;一般程式:主持人宣佈開典;介紹來賓;由組織的重要領導或來賓代表講話;安排參觀活動;安排座談或宴會;邀請重要來賓留言或提字。

  (3)落實致辭人和剪彩:;致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織最高負責人,客方為德高望重、社會地位較高的知名人士;選擇致辭人和剪彩人應徵得本人同意。

  (4)編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料,將材料裝在特製的包裝袋內發給來賓。對記者,還應在其材料中添加較詳細的資料,以方便記者寫作新聞稿件。

  (5)慶典活動的接待工作;設置接待室。對所有來賓,都應熱情接待,耐心服務;對重要來賓,要由組織領導親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。

慶典註意事項

  慶典活動既是社會組織面向社會和公眾展現自身的機會,也是對自身的領導和組織能力、社交水平以及文化素養的檢驗。因此,舉辦慶典活動時,公共關係人員應做到準備充分,接待熱情,頭腦冷靜,指揮有序。一般說來,慶典活動應註意以下事項:

  (1)確定慶典活動主題,精心策劃安排,併進行適當的宣傳。

  (2)擬定出席慶典儀式的賓客名單,一般包括政府要員、社區負責人代表、同行代表、員工代表、公眾代表、知名人士、社團。

  (3)擬定慶典程式,一般為:簽到、宣佈慶典開始,宣佈來賓名單、致賀詞、致答詞、剪彩等。

  (4)事先確定致賀詞、答詞的人名單,並擬好賀詞、答詞,賀詞、答詞都應言簡意賅。

  (5)確定關鍵儀式人員,如剪彩、揭牌、托牌等;除本單位領導外,還應邀請德高望重的知名人士。

  (6)安排各項接待事宜,事先確定簽到、接待、剪彩、攝影、錄像、擴音等有關服務禮儀人員。

  (7)可在慶典活動中安排節目,如舞龍等;還可邀請來賓題詞,以作為紀念。

  (8)慶典結束後,可組織來賓參觀本組織的設施、陳列等,增加宣傳的機會。

  (9)通過座談、留言形式,廣泛征求意見,並綜合整理、總結經驗。

  上面講的是舉辦慶典活動所要註意的一般事項。實際上,慶典活動中還有一些細節問題需要註意,下麵僅舉兩例加以說明。

  1)國旗懸掛

  國旗是一國的標誌和象徵,人們往往通過懸掛國旗表達對本國的熱愛和對他國的尊重。在國際交往中的懸旗慣例,已為各國公認,成為一種重要的禮賓儀式。接待國賓時,通常要在國賓下榻的住所和交通工具上懸掛該國國旗;兩國國旗並掛,以旗本身面向為準,右掛客方旗,左掛本國旗;車上掛旗,則以車輛行駛方向為準,司機左方為主方,右方為客方。在國際會議會場也要懸掛與會各國國旗。懸掛國旗的一般規定是日出升旗,日落降旗;懸掛雙方國旗,左為下,右為上;升旗時,服裝整潔,立正,脫帽,行註目禮。如遇外國元首或政府首腦逝世,一般在特定建築物上降半旗致哀,通常的做法是先將旗升至桿頂,再下降至離桿頂相當於 1/3的地方。

  2)簽字儀式

  簽字是一種常見儀式,作為組織中負責對外交往和禮賓的公關人員,應當熟悉簽字儀式 的程式。 簽字時,雙方簽字人的身份應大體相同。安排簽字及簽字儀式是一項細緻的工作。首先,要做好文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印等工作;第二,準備好簽字用的文具、國旗等物品;第三,與對方商定簽字人員及參加簽字儀式的人員,原則上是雙方參加會談的人員出席,或者是為表示重視,安排較高級別的領導人出席簽字儀式。簽字後,由雙方簽字人員互換文本,相互握手,有時還備有香檳酒,以示慶賀。

慶典活動的案例分析[1]

  案例:IBM公司的“金環慶典”活動

  美國IBM公司每年都要舉行一次規模隆重的慶功會,對那些在一年中做出過突出貢獻的銷售人員進行表彰。這種活動常常是在風光旖旎的地方,如百幕大或馬霍卡島等地進行。對3%的作出了突出貢獻的人所進行的表彰,被稱作“金環慶典”。在慶典中,IBM公司的最高層管理人員始終在場,並主持盛大、莊重的頒獎酒宴,然後放映由公司自己製作的表現那些作出了突出貢獻的銷售人員工作情況、家庭生活,乃至業務愛好的影片。在被邀請參加慶典的人中,不僅有股東代表、工人代表、社會名流,還有那些作出了突出貢獻的銷售人員的家屬和親友。整個慶典活動,自始至終都被錄製成電視(或電影)片,然後被拿到IBM公司的每一個單位去放映。

  在這種慶典活動中,公司的主管同那些常年忙碌,難得一見的銷售人員聚集在一起,彼此毫無拘束地談天說地,在交流中,無形地加深了心靈的溝通,尤其是公司主管那些表示關心的語言,常常能使那些在第一線工作的銷售人員“受寵若驚”。正是在這個 過程中,銷售人員更增強了對企業的“親密感”和責任感。

  通過分析我們不難得到結論: IBM公司的“金環慶典”活動屬於企業內部的公共關係活動,它對企業公共關係的發展有著極其重要的現實意義。

  • 它可以增強企業內部的凝聚力與向心力,顯現企業文化的氛圍。通過“慶典”活動,讓對企業有功的人員親身感受到企業高層主管對他們工作、學習、家庭及個人發展的關心,感受到企業IBM公司每年一度的“金環慶典”活動,一方面是為了表彰有功人員,另一方面也是同企業職工聯絡感情,增進友情的一種手段。大家庭的溫暖。這是一種企業文化的氛圍,是企業發展的基石。它可以使公司內部更多地聯絡感情,增進友情,協調企業內部的人際關係
  • 它可以使員工家庭和睦、健康。為企業做出突出貢獻的銷售人員的家屬、親友也被企業邀請參加慶典活動,這會使這些受表彰者的家屬更多地瞭解自己的親人在工作中的表現,使其家屬在以後的工作中更多地支持親人們的工作,使之多一份理解與關愛,從而保證這些家庭的和諧氣氛。
  • 它可以使企業員工的積極性更高,使企業形象更好。在這樣的慶典活動中,接受表揚者會產生一種繼續奮發向上,為企業多做貢獻的決心。同時也會鼓勵更多的員工努力工作。在這種企業氛圍中,員工們會處處為企業著想,在工作中表現出良好的員工形象,進而展示出企業的風格。
  • 它可以使企業的社會效益經濟效益得到同步增長。企業員工熱愛自己的企業, 以企業為榮,會自覺地為企業樹立良好的形象。這樣會使企業在社會公眾心目中擁有良好的形象,如人們會認定IBM公司是一個有文化的公司、關愛社會的公司等社會效益的提高會最終轉化為企業經濟效益的提高。人們認定,擁有良好形象的企業,一定會生產出優質的產品和提供優質的服務,進而願意購買這樣企業的產品。
  • 其他企業應借鑒IBM的這種做法,更多地開展企業內部的公共關係活動,以增強企業職工與領導、職工與職工之間的感情聯繫,創造出良好的內部公共關係氛圍。聯絡感情、增進友情,除了可以舉辦像IBM公司這樣的慶典活動之外,還可以採用諸如組織全體職工開展文體活動,利用各種有意義的事件(如廠慶日,新產品投產和新設施的剪彩等)和有意義的節目(如新年、元旦、國慶節、五一節以及職工的生日等)舉辦各種形式的工作聚餐會、周末、文化沙龍、知識競賽以及其他聯誼活動。認定IBM公司是一個有文化的公司、關愛社會的公司等社會效益的提高會最終轉化為企業經濟效益的提高。人們認定,擁有良好形象的企業,一定會生產出優質的產品和提供優質的服務,進而願意購買這樣企業的產品。

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參考文獻

  • 黃德林等主編,《現代公共關係學》,中國商業出版社,2000年8月;
  • 翟向東主編,《中國公共關係教程》,中國商業出版社,1997年12月;
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