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會議數量控制

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什麼是會議數量控制

  會議數量控制是指對一個企業的會議數量進行合理的控制,使其與管理工作的需要相適應,改變過多或過少現象,企業的管理工作才能真正有效率質量

  會議的作用如同所有的管理活動方式和手段一樣,其實際適用範圍也是特定和有限的。在客觀條件需要和可能的情況下,可以利用會議去開展的工作卻用其他更複雜繁瑣的形式,就可能造成對工作的不便、使時間浪費並降低工作效果;相反,如果不具備使用會議去開展工作的需要和可能,仍舊去召開各種會議,同樣會給工作帶來不便,帶來人力、物力、財力、時間等多方面的浪費,降低工作效率和質量。上述這兩種不正確的認識和做法,會使一個企業實際召開的會議的數量不足或者泛濫成災,它說明這個企業的會議數量是失控的,是不相適應的,是有害的。

  鑒於在實際工作中,濫用會議方式造成會議泛濫成為會議數量失控的主要表現,為此,對會議數量控制就是減少甚至消除沒有必要的會議,價值小的會議也以少為好。

控制會議數量的主要方法措施

  控制會議數量的方法措施主要有:

  (1)提高各級領導者素質,提高其領導水平,使其掌握包括會議在內的各種工作方式(面談、現場指導、打電話、制發文件等),並能根據客觀實際的需要與可能選取其中最適用、最有效的工作方式。

  (2)合理設置機構,正確分割職能權利,避免或減少職能的交叉重覆,避免事權的過於集中或過於分散;放權簡政,明確各部門、各級工作人員的職責使各級領導者能在自己的職責範圍內獨立工作,不必事事集體研究討論,處處協調商量。

  (3)建立並嚴格實施會議審批標準和審批權高度集中的制度。會議不經審批一律不得召開,審批權應集中於企業各級首腦中的一個人,由一個人把關,其他人在一般情況下無權批准召開會議。

  會議審批標準的內容應包括如下規定:無明確議題的會不准開;可開可不開的會一律不准開;議題能用個別打電話、面談或發文發電方式有效解決的會議不准開;無實質性內容的會議一律不准開;純禮節性的會儘量少開;準備不充分的會議不准開;己有明確決議的會不重覆開;能合併的會(性質相近、內容重覆,相互包含、工作量較小)不准單獨開;照搬照抄上級會議而無明確任務,不解決實際問題的會議不准開;超過實際需要規模的會議(小會大開)不准開;相互扯皮的條件因素未消失,仍舊議而不決、決而不行的會議不准開;伙食、住宿及其他費用超標準的會議不准開;公費旅游性質的會一律不許開;因怕承擔份內責任而召開的會議不准開。

  (4)建立會議協調安排機制,由行政部門統一協調安排各部門召開的會議。合併召開有關會議,避免會出多門,重覆浪費。

  (5)全面控制會議質量,提高會議效果,避免或減少連鎖會議。

  (6)加強會議成本控制,嚴肅財經紀律,以包括經濟手段在內的多種手段懲處濫開會者,特別是其中直接揮霍企業資財的食會者及有關責任者。

  (7)對例行會議作定期檢查分析,取消己無存在價值的例會,合併功能不高的例會。

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