項目組合管理

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項目組合管理（Project Portfolio Management，PPM）

　　項目管理作為一門新興管理學科，越來越受到業界廣泛的關註，同時項目管理也被越來越廣泛地應用在現代企業中。國內外項目管理專家學者提出的項目管理理論、企業項目管理理論、項目掙值管理等方法為成功實施項目管理提供了指導和幫助。隨著企業內部項目的不斷增多，對於企業高層管理者來說，如何管理多個項目，如何保證項目符合企業戰略的要求，成為項目管理領域新的研究課題。近年來，國外的一些項目管理領域專家提出了項目組合管理的概念。

　　項目組合管理的含義

　　要解釋項目組合管理的含義，首先要看什麼是項目組合。美國項目管理協會PMI對項目組合的定義為“A portfolio is a collection of projects and/or programs and other work grouped together to facilate effective management of that work to meet strategic business objectives”，即組合是項目和/或項目群以及其他工作聚合在一起，通過有效管理以滿足業務戰略目標。

　　而項目組合管理是對項目組合的有效管理，PMI對組合管理的定義為“Project Portfolio management refers to the selection and support of projects or program investments. These investments in projects and programs are guided by the organization’s strategic plan and available resources .”，即項目組合管理是指在可利用的資源和企業戰略計劃的指導下，進行多個項目或項目群投資的選擇和支持。項目組合管理是通過項目評價選擇、多項目組合優化，確保項目符合企業的戰略目標，從而實現企業收益最大化。

　　項目組合管理不是簡單地對多個項目進行管理，而是超越了傳統項目管理的邊界，它作為企業項目和戰略之間的橋梁，使項目實施和企業商業戰略結合起來（圖一）。

　　項目組合是指為實現戰略目標而組合在一起管理的項目、項目集、子項目組合和運營工作。

　　項目組合管理是指為了實現戰略目標而對一個或多個項目組合進行的集中管理。項目組合中的項目集或項目不一定彼此依賴或直接相關。

　　項目組合管理的目的是:

• 指導組織的投資決策。
• 選擇項目集與項目的最佳組合方式，以達成戰略目標。
• 提供決策透明度。
• 確定團隊和實物資源分配的優先順序。
• 提高實現預期投資回報的可能性。
• 實現對所有組成部分的綜合風險預測的集中式管理。

　　此外，項目組合管理還可確定項目組合是否符合組織戰略。

　　要實現項目組合價值的最大化，需要精心檢查項目組合的組成部分。確定組成部分的優先順序使最有利於組織戰略目標的組成部分擁有所需的財力、人力和實物資源。

　　例如，以“投資回報最大化”為戰略目標的某基礎設施公司，可以把油氣、供電、供水、道路、鐵路和機場等項目歸併成一個項目組合。在這些歸併的項目中，組織又可以把相互關聯的項目作為項目組合來管理。所有供電項目歸類成供電項目組合，同理，所有供水項目歸類成供水項目組合。然而，如果組織的項目是設計和建造發電站並運營發電站，這些相互關聯的項目可以歸類成一個項目集。這樣的話，供電項目集和類似的供水項目集就是該基礎設施公司項目組合中的基本組成部分。

　　1） 觀察和升級投資者的需求，環境情況，評估業務情況和進行修改

　　2） 政策聲明：投資者的短期和長期的需要和期望

　　3） 檢查目前和計劃環境的情況

　　4） 通過構建項目組合來實行計劃

　　表一：項目組合管理與傳統項目管理的區別

　　1、傳統項目管理：

　　1）傳統的項目管理強調“怎樣做項目”，通過有效的項目管理方法保證項目按照進度、成本、質量要求進行交付，是針對單個項目或項目群的管理方法。美國項目管理協會多年來發佈的項目管理知識體系指南PMBOK，從項目管理的九大領域介紹了在實施項目過程中需要管理的內容和方法。

　　2）傳統項目管理主要是項目經理進行的管理活動，針對項目內部的管理。

　　3）傳統項目管理採取的是自下而上的管理方式，即數據從項目管理的底層開始收集，傳送至高層經過分析後對項目進行管理和控制，不能及時發現與企業的目標發生偏差或不能超越企業執行和控制能力的項目。

　　2、項目組合管理：

　　1）項目組合管理強調“做什麼項目”，通過幫助組織將精力集中於產生最大價值的項目，將項目組合與企業目標結合在一起，獲得項目之間的恰當平衡和組合，通過為最有價值的項目設定優先順序和籌集資金，來最優化項目組合的價值，確保實際實施和運作與企業目標保持一致。

　　2）項目組合管理是組織以及戰略層面的管理活動，是進行組織決策的過程，是面向的多個項目的管理。

　　3）項目組合管理採取的是自上而下的管理方式，即先確定企業的戰略目標，優先選擇符合企業戰略目標的項目，在企業的資金和資源能力範圍有效執行項目。

　　早在上世紀50年代，美國一位經濟學家Harry Markowz就提出了投資組合的概念，建立了金融證券等領域的投資組合方法，從風險和回報的角度來評估投資資產的價值和收益，形成了現代投資組合理論（Modern Portfolio Theory）。隨著MPT理論的傳播，一些商業公司開始考慮如何在業務項目中應用這一理論。1981年沃倫·麥克法蘭首次將現代投資組合理論運用到項目的選擇和管理中，通過項目組合的運作方式實現了風險一定情況下的收益最大化。

　　項目組合管理利用了MPT的概念並且也應用了三個關鍵評估標準來衡量項目：項目承擔的成本、存在的風險以及投資潛在的收益。這時，項目成為企業的一項投資行為，項目決策建立在項目組合基礎上而不是單個項目基礎上。

　　近幾年來，項目組合管理在國際項目管理領域得到了飛速發展和廣泛應用。美國學者Russell D. Archibald 2003年在談到項目管理髮展現狀時，提到項目組合管理是項目管理最新理論的重要發展方向之一。目前國外一些項目管理專家提出了項目組合管理的體系架構和管理過程，國內針對項目組合管理方面的研究也開始起步。國外一些項目組合管理軟體廠商針對項目組合管理過程和方法開發了項目組合管理工具軟體，如Primavera公司推出的P3e/c項目管理軟體、Artemis公司推出的Artemis7項目組合管理軟體、微軟公司的Project Server軟體等等。項目組合管理軟體在國內外企業中的廣泛應用大大推動了項目組合管理的實踐和發展。

　　META Group研究預測到2005－2006年，全球2000個CIO中將有超過50%的人採用組合管理技術和工具來進行項目和資產的管理以及預算的計劃和跟蹤。該組合管理理論能夠使企業的組織改善戰略投資，提高商業價值。

　　越來越多的組織面臨著企業在同一時間內正在進行許多項目和項目群的情況，每個企業都希望對項目的投資取得最大的收益回報。作為項目管理領域未來的發展趨勢之一的項目組合管理，已經得到了越來越多的企業的重視，其重要性也日益顯現出來。

　　目前企業在項目管理過程中存在的一些問題：

• 缺乏統一的評估項目投資和選擇的過程和方法，項目決策層大多還是主觀進行項目決策，沒有科學量化的項目選擇評價標準；
• 對於項目的過程缺乏透明度和可控制性，不能及時發現項目過程中出現的問題並對項目加以調整，造成項目的失敗；
• 不能從戰略層次考慮項目的收益，只關註單個項目的短期財務收益，忽視短期項目和長期項目、財務收益和非財務收益之間的平衡；
• 對項目的管理停留在項目的水平上，即以分散的項目為基礎的單一項目管理，而不是將所有項目視為一個整體進行管理，忽視了企業是一個系統的戰略整體；
• 不能在整個企業的範圍內對所有項目進行統一的資源管理和分配，造成企業資源（財務和人力資源）的浪費；
• 由於企業資源有限，造成多個項目之間為得到關鍵資源而發生衝突和爭論；
• 存在很多重覆和冗餘的項目。

　　而通過項目組合管理能夠實現以下目標：

• 能夠快速響應外部環境的變化，提高企業的競爭優勢；
• 建立企業所有項目的視圖，動態評價項目與戰略目標的一致性；
• 在企業內建立一個統一的項目評估與選擇機制。對項目的特性以及成本、資源、風險等項目要素按照統一的評價標準進行優先順序別排序，選擇符合企業戰略目標的項目；
• 對企業里所有的項目進行平衡，平衡長期和短期、高風險和低風險以及其它因素的項目；
• 在企業範圍內對項目分配企業的資源，保證企業資源達到最優化，同時確保項目的水平控制在企業的財務和資源能力之內，提高項目的成功率；
• 通過識別低價值的、不符合戰略的、多餘的、執行很差的項目來降低成本，從而降低運營風險；
• 通過改進項目選擇、優化、排序等過程來增加企業的投資回報；
• 能夠識別項目群和項目之間的依賴關係；
• 改善項目負責人和業務管理者之間的溝通關係，使業務管理者更加關註項目。

　　可見，企業通過進行項目組合管理，能夠合理運用企業各種資源，快速適應市場環境的變化，提高企業項目包括IT信息化項目實施的成功率，從而提升企業的競爭優勢。

　　通過對國內外學者項目組合管理的研究成果進行分析，結合國內項目組合管理的發展現狀，認為項目組合管理過程主要應包括以下階段內容：

　　1、項目戰略定位

　　本階段的主要目的是進行企業項目的戰略定位，判斷企業的項目是否與企業的戰略方向一致。

　　在這個階段的主要內容是巨集觀上進行與相關企業戰略目標分解，按照戰略目標將企業項目進行組合分類，使企業戰略目標與項目組合的目標結合在一起。同時在項目與企業戰略目標相匹配的前提下，進行企業項目整體資源配置。要瞭解企業整個項目資源的情況，就需要建立企業所有項目信息和資源庫，瞭解與項目相關的所有信息，以幫助企業後續進行選擇決策。

　　2、項目分析選擇

　　本階段的主要目的是對具體的項目進行分析選擇，衡量項目為企業帶來的收益。這個階段是整個項目組合管理過程的重要階段。它的核心內容是建立企業項目統一的評價標準，並將每個項目與該標準進行衡量。同時對項目的資源、進度、成本、風險等影響評價標準的各種因素分析。最後進行項目選擇，對不符合評價標準的項目進行暫停或中止。

　　3、項目組合優化

　　本階段的主要目的是在項目分析的基礎上，結合企業目前的資源約束條件，進行項目優化組合，使企業項目投資收益最大化。這個階段也是整個項目組合管理過程的關鍵階段。一方面通過優化模型進行多個項目的選擇優化，另一方面在資源、成本等約束條件下，進行組合內項目平衡，確定最優項目組合。

　　4、項目組合決策

　　本階段的主要目的是在上階段項目組合優化的基礎上，進一步調整項目組合，最終進行企業項目組合決策。企業項目決策者結合實際經驗、企業現有項目的情況以及具體項目用戶需求，進行項目組合最後調整，使企業項目組合之間進一步得到平衡。

　　5、項目實施與跟蹤管理

　　本階段的主要目的是通過企業項目的實施跟蹤，及時瞭解組合項目的狀態信息和變化情況。一方面建立企業項目組合視圖，及時監控並瞭解影響項目組合分析的各種因素變化情況；另一方面及時對項目環境、戰略目標、影響因素等變化情況進行審查，進行變更控制。發生變更情況或者一定時間周期內企業都需要重新開始項目組合管理流程。

　　可見，項目組合管理過程是一個動態的持續執行、迴圈反覆的過程，隨著環境的不斷變化，項目組合的分析優化也隨之變化。企業通過實施上述過程，能夠在企業中建立所有項目的全景圖，動態地跟蹤項目的執行情況，進行項目和資源優化組合，最終實現企業的戰略目標。