商業會議

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商務會議(Business Conference)

　　商業會議是企業為瞭解決某些問題或為達成某些目標而彙集在一起進行研討、交流的活動，它需要一定規模的人數和必不可少的時間。它對促進公司內部交流，增強員工歸屬感以及確立公司運行方向等方面都有積極的推動作用。

　　商務會議可以分成兩個類型，即正式會議和非正式會議。

　　(一)正式會議的種類有：年度大會、非常大會、董事會、委員會議、常務會議、法規會議等。

• 年度大會

　　年度大會指根據業務性質和需要而有一定的起止日期的每12個月召開一次或幾次的有時間規律的大會。

• 非常大會

　　非常大會指針對特殊的事情或者異乎尋常的大事而舉辦的大會。另外，在一些合資或獨資以及所有的股份制企業，非常會議是面向全體股東的。當有超過全部10%的股份的代表們提出要求時，就要召開此種大會來討論特別的事務——可能是異常事務，征求股東的意見。

• 董事會會議

　　召開董事會會議時，董事長負責向管理部門解釋董事會所採取的行動，並負責向董事會報告管理計劃，董事長辦公室把董事會的決議付諸實施。

　　一般的董事會會議指金融董事會議，金融董事會議即金融機構同國內其他部門或者國外企業合作開辦的金融企業、公司等組成的董事會成員的會議。

　　金融董事會會議需要通過公司章程，討論確定公司經理級人員，審議公司經營或者戰略和發展計劃，審查公司財務報告。董事會每年至少召開兩次會議，由董事長召集，於會議召開十日以前書面通知全體董事。　

• 委員會會議

　　委員會指的是各單位為完成一定的任務而設立的專門組織。

　　作為一個秘書，熟悉委員會的程式是十分重要的。地方政府是按委員會結構運行，由常務委員會負責各自的事物(例如住宅、財政、社會服務和教育)，委員會成員的產生將根據情況要麼指定，要麼選出，甚至有可能兩種方式結合。例如在成立一個以磋商為目的的委員會時，管理人員是被指定的，因為他們有專門的技術和在組織中的地位。而工人代表則是由勞方選出。委員會間的區別在於他們具有各自的權威性。一些委員會有執行權，特別是在地方政府。

　　(二)非正式會議

　　非正式會議是相對於正式會議而言的，與正式會議相比，非正式會議在程式規則上沒有正式會議複雜；一般在非正式會召開之前不需要舉行預備會議；有一些正式會議(如年度全體會議)，是要依法召開的，而非正式會議則沒有這個要求。非正式會議不像正式會議那樣有嚴格的程式規則的限制，在會議的組織及召開上都有一些自己的特點。

　　下麵介紹五種非正式會議：部門會議、經理會議、情況介紹會議、進度會議和工作會議。

• 部門會議

　　部門會議是公司或企業各個部門內部召開的會議。通常是由部門主管召集，由部門的成員參加，有時邀請上級領導列席。會議的內容多是總結上一階段本部門的工作，並圍繞整個公司的規劃與總體計劃對下一階段的工作進行安排。

• 經理會議

　　經理會議就是具有經理身份的人研究和決定企業經營管理事宜的會議。落實董事會已確定的企業目標和方針，並通過具體的管理經營活動體現出來。經理會議受董事會議的控制，在不違背董事會所確定的目標和原則的前提下，有權決定和處理企業管理經營活動中所遇到的一切問題。

　　一般由負責全面工作的經理以例會的形式召集。也可由任何一名經理或部門領導提議召開，研究決定公司的重要決策、工作部署、上報文件等重要工作。

• 情況介紹會議

　　會議的規模多是中小型會議。會議形式多採取座談會的形式。—般由—個或幾個(屬於一個部門或系統)主要發言者進行情況介紹，他們是信息的發出者，會前要對發言的內容做充分的準備。其他與會者則主要是信息的接收者，一般是針對主要發言者的介紹來提問或發言，會前不必準備好固定的發言稿。

• 進度會議

　　進度會議就是報告工作進展情況的會議。進度會議屬於例會，定期召開。可以定為每周、每月或每季度召開一次，根據工作任務、性質的不同而有所不同。會議的內容主要是報告工作進度，並根據進度對原工作計划進行調整。

　　1.會議的性質

　　定位商務會議涉及的範圍和內容是相當廣泛的，有公司內部的集會，下麵又有小型的財務會、專家會議、全體聚會等分別；客戶與公司的談判會；有公司的股東年會；有多家企業參加的洽談會；有買賣雙方參加的銷售會等等。給商務會議歸好了類才好順利開展下一步工作。

　　2.確定主要負責人

　　每一次會議，哪怕是再小的會議，也應確定負責人，使會議做到安排有序，不至於臨到頭亂成一團。

　　有些比較複雜的商務會議可請出專業人員，由其與賓館酒店進行談判，安排節目，佈置會場等保證會議程式合乎規範、依足禮儀。

　　3.選擇合適的會議地點

　　不同的企業有不同的檔次、不同的會議有不同的目的，也應有不同的地點選擇。如果一家公司有自身的會議廳或酒店當然可以方便行事，但方便的不一定是最好的。一個陌生的環境或許更能激發與會者的興趣和創造性。公司的年會可以在一個大家眾所周知且安全舒適的地點，會議中心、賓館甚至運動館都可以；一次展銷會最好的地點在體育館等大型場所；一次商務談判可在酒店中進行；一次頭腦風暴法的專家會議可在城郊山清水秀、沒有什麼干擾的地方舉行。

　　4 進行預算

　　在商言商，商務會議的成本有高有低，一看會議規格，二看負責人是否精通談判的藝術。商務會議的費用涉及到會議場地租用、娛樂開支、宴會花銷、設備使用、資料準備等諸多方面。

　　可以把自己的預算與要求向場地、設備出租者和盤托出，以求他們的真誠合作。相互耍小心眼可能什麼事也做不好。大型的商務會議一定要簽訂有關的服務合同，確定雙方的權利義務。

　　5.成功的會議策劃

　　會議的程式安排應早做決定，一名經驗豐富的負責人會準備一本筆記本或把自己的安排輸入到電腦中，把會議中的事項儘可能完全列出，從會議的預算到貴賓愛睡哪種床，從會議室的設施到會議室的空氣清新度，從午餐的食物到衛生間的清潔等眾多信息都一一分類歸檔，並及時更新。每條信息的內容分為幾個層次，一是事件的名稱、二是目的、三是日期、四是地點、五是主辦者、六是聯繫方式。

　　6.會場佈置

　　會場的佈置應考慮多方面的環節，儘量做到沒有紕漏。要事先試用所需視聽、電器設備、網線佈置等等，確信硬體可用無虞。在一次時間可能較長的商務會議中、年會中，應該提供咖啡、水果等食物，可解一時之急。如果是一次較高級別的商務會議，特別是在一些國際性的談判中，最好不要放上煙灰缸，會給想吸煙者提供口實。

　　在正規的商務會議中，花是不可缺少的感情催化劑、氣氛調和物，在會場門廳及內部可擺放盆栽菊花、太陽花等花卉，美觀大方而經濟實惠；在茶几上可放上紅玫瑰、康乃馨等花，在熱烈凝重的紅色中烘托出端莊嚴肅的氛圍；在會議廳中心的長橢圓型會議桌下可擺放大文心蘭等製成的造型別緻的插花作品。

　　7.會議通知

　　舉行正式的商務會議一定要有正式的通知，最合乎禮儀的方式是寄送請柬。請柬的設計要讓人有朝氣蓬勃之感，予人深刻印象。請柬上對與會者的職務、職稱一定要寫正確。請柬可以附函，說明會議內容，特別是會中的演講者、名人或貴賓，使會議的檔次顯得很高，令人重視這次會議。請柬最好不要用傳真發出，可提前發出,發出請柬後應該註意反饋情況。

　　8.交通安排

　　會議安排時千萬不要忽視小的細節，會議開始及結束當日的交通運輸安排不可疏忽，這是來賓與該商務會議的第一次接觸，第一印象極為重要。

　　如果是一次大型的展銷會，來賓多是自行解決交通問題，但附上詳細的交通時間表和旅程路線圖是必不可少的；有時與會者也會自己來到會場，這時需瞭解準備好停車場所。不少情況下仍需組織者操心，要指定專人對於每一位來賓的來去方式詢問清楚，安排去機場、火車站的接送人員和車輛，對於不同層次的來賓，車輛的型號、品牌也要預先規劃好。

　　9、會議接待

　　在正式的商務會議、年會中，公司應該選出最擅長交際和最有禮貌的員工以進行接待、登記、幫助等職責，如果公司人手不夠，可請專業人士，但一定應對本企業有關瞭解。參加會議者往往都經過了一段路程的奔波，或許有些疲倦還有點不耐，接待得體會讓人如沐春風化解不適感，而不得體的接待卻會讓人的不適演變為不滿。在接待登記時要快，不要磨蹭。為了加快接待速度，在憑票入場的大型會議入口可設兩個乃至更多的登記區。如果無票或沒帶票者較多，可集中在一個登記區處理。接待時最好是已有來賓名單，直接劃勾即可。

　　10.應急措施

　　商務會議或年會中，可能會出現一些令人不測的緊急情況，如食品不足、股東心臟病突發、或者有人來搗亂等等，這些應有一些應對之計，隨機應變，不可讓事態激化，影響會議的正常進行。

　　11.跟蹤聯繫

　　會議結束並不意味著組織者的任務結束，懂禮儀善交流的組織者會從以下一些方面進行跟蹤聯繫。一是與貴賓聯繫，瞭解他們對此次會議的想法，虛心聽取意見，今後的商務會議還需要他們的大力支持；二是與一般來賓聯繫，一般來賓可能不像貴賓那樣受重視，感受到的組織問題可能更多，一定會多多聽從他們的意見，在怨氣較多時應該致以道歉函；三是跟場地服務、交通服務商聯繫，對他們的合作予以感謝，奠定再次合作的基礎。