商业会议

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商务会议(Business Conference)

目录

什么是商业会议

  商业会议是企业为了解决某些问题或为达成某些目标而汇集在一起进行研讨、交流的活动,它需要一定规模的人数和必不可少的时间。它对促进公司内部交流,增强员工归属感以及确立公司运行方向等方面都有积极的推动作用。

商务会议的分类

  商务会议可以分成两个类型,即正式会议和非正式会议。

  (一)正式会议的种类有:年度大会、非常大会、董事会、委员会议、常务会议、法规会议等。

  • 年度大会

  年度大会指根据业务性质和需要而有一定的起止日期的每12个月召开一次或几次的有时间规律的大会。

  • 非常大会

  非常大会指针对特殊的事情或者异乎寻常的大事而举办的大会。另外,在一些合资独资以及所有的股份制企业,非常会议是面向全体股东的。当有超过全部10%的股份的代表们提出要求时,就要召开此种大会来讨论特别的事务——可能是异常事务,征求股东的意见。

  召开董事会会议时,董事长负责向管理部门解释董事会所采取的行动,并负责向董事会报告管理计划,董事长办公室把董事会的决议付诸实施。

  一般的董事会会议指金融董事会议,金融董事会议即金融机构同国内其他部门或者国外企业合作开办的金融企业、公司等组成的董事会成员的会议。

  金融董事会会议需要通过公司章程,讨论确定公司经理级人员,审议公司经营或者战略和发展计划,审查公司财务报告。董事会每年至少召开两次会议,由董事长召集,于会议召开十日以前书面通知全体董事。 

  • 委员会会议

  委员会指的是各单位为完成一定的任务而设立的专门组织。

  作为一个秘书,熟悉委员会的程序是十分重要的。地方政府是按委员会结构运行,由常务委员会负责各自的事物(例如住宅、财政、社会服务和教育),委员会成员的产生将根据情况要么指定,要么选出,甚至有可能两种方式结合。例如在成立一个以磋商为目的的委员会时,管理人员是被指定的,因为他们有专门的技术和在组织中的地位。而工人代表则是由劳方选出。委员会间的区别在于他们具有各自的权威性。一些委员会有执行权,特别是在地方政府。

  (二)非正式会议

  非正式会议是相对于正式会议而言的,与正式会议相比,非正式会议在程序规则上没有正式会议复杂;一般在非正式会召开之前不需要举行预备会议;有一些正式会议(如年度全体会议),是要依法召开的,而非正式会议则没有这个要求。非正式会议不像正式会议那样有严格的程序规则的限制,在会议的组织及召开上都有一些自己的特点。

  下面介绍五种非正式会议:部门会议、经理会议、情况介绍会议、进度会议和工作会议。

  • 部门会议

  部门会议是公司或企业各个部门内部召开的会议。通常是由部门主管召集,由部门的成员参加,有时邀请上级领导列席。会议的内容多是总结上一阶段本部门的工作,并围绕整个公司的规划与总体计划对下一阶段的工作进行安排。

  • 经理会议

  经理会议就是具有经理身份的人研究和决定企业经营管理事宜的会议。落实董事会已确定的企业目标和方针,并通过具体的管理经营活动体现出来。经理会议受董事会议的控制,在不违背董事会所确定的目标和原则的前提下,有权决定和处理企业管理经营活动中所遇到的一切问题。

  一般由负责全面工作的经理以例会的形式召集。也可由任何一名经理或部门领导提议召开,研究决定公司的重要决策、工作部署、上报文件等重要工作。

  • 情况介绍会议

  会议的规模多是中小型会议。会议形式多采取座谈会的形式。—般由—个或几个(属于一个部门或系统)主要发言者进行情况介绍,他们是信息的发出者,会前要对发言的内容做充分的准备。其他与会者则主要是信息的接收者,一般是针对主要发言者的介绍来提问或发言,会前不必准备好固定的发言稿

  • 进度会议

  进度会议就是报告工作进展情况的会议。进度会议属于例会,定期召开。可以定为每周、每月或每季度召开一次,根据工作任务、性质的不同而有所不同。会议的内容主要是报告工作进度,并根据进度对原工作计划进行调整。

商务会议的流程[1]

  1.会议的性质

  定位商务会议涉及的范围和内容是相当广泛的,有公司内部的集会,下面又有小型的财务会、专家会议、全体聚会等分别;客户与公司的谈判会;有公司的股东年会;有多家企业参加的洽谈会;有买卖双方参加的销售会等等。给商务会议归好了类才好顺利开展下一步工作。

  2.确定主要负责人

  每一次会议,哪怕是再小的会议,也应确定负责人,使会议做到安排有序,不至于临到头乱成一团。

  有些比较复杂的商务会议可请出专业人员,由其与宾馆酒店进行谈判,安排节目,布置会场等保证会议程序合乎规范、依足礼仪。

  3.选择合适的会议地点

  不同的企业有不同的档次、不同的会议有不同的目的,也应有不同的地点选择。如果一家公司有自身的会议厅或酒店当然可以方便行事,但方便的不一定是最好的。一个陌生的环境或许更能激发与会者的兴趣和创造性。公司的年会可以在一个大家众所周知且安全舒适的地点,会议中心宾馆甚至运动馆都可以;一次展销会最好的地点在体育馆等大型场所;一次商务谈判可在酒店中进行;一次头脑风暴法的专家会议可在城郊山清水秀、没有什么干扰的地方举行。

  4 进行预算

  在商言商,商务会议的成本有高有低,一看会议规格,二看负责人是否精通谈判的艺术。商务会议的费用涉及到会议场地租用、娱乐开支、宴会花销、设备使用、资料准备等诸多方面。

  可以把自己的预算与要求向场地、设备出租者和盘托出,以求他们的真诚合作。相互耍小心眼可能什么事也做不好。大型的商务会议一定要签订有关的服务合同,确定双方的权利义务。

  5.成功的会议策划

  会议的程序安排应早做决定,一名经验丰富的负责人会准备一本笔记本或把自己的安排输入到电脑中,把会议中的事项尽可能完全列出,从会议的预算到贵宾爱睡哪种床,从会议室的设施到会议室的空气清新度,从午餐的食物到卫生间的清洁等众多信息都一一分类归档,并及时更新。每条信息的内容分为几个层次,一是事件的名称、二是目的、三是日期、四是地点、五是主办者、六是联系方式。

  6.会场布置

  会场的布置应考虑多方面的环节,尽量做到没有纰漏。要事先试用所需视听、电器设备、网线布置等等,确信硬件可用无虞。在一次时间可能较长的商务会议中、年会中,应该提供咖啡、水果等食物,可解一时之急。如果是一次较高级别的商务会议,特别是在一些国际性的谈判中,最好不要放上烟灰缸,会给想吸烟者提供口实。

  在正规的商务会议中,花是不可缺少的感情催化剂、气氛调和物,在会场门厅及内部可摆放盆栽菊花、太阳花等花卉,美观大方而经济实惠;在茶几上可放上红玫瑰、康乃馨等花,在热烈凝重的红色中烘托出端庄严肃的氛围;在会议厅中心的长椭圆型会议桌下可摆放大文心兰等制成的造型别致的插花作品。

  7.会议通知

  举行正式的商务会议一定要有正式的通知,最合乎礼仪的方式是寄送请柬。请柬的设计要让人有朝气蓬勃之感,予人深刻印象。请柬上对与会者的职务职称一定要写正确。请柬可以附函,说明会议内容,特别是会中的演讲者、名人或贵宾,使会议的档次显得很高,令人重视这次会议。请柬最好不要用传真发出,可提前发出,发出请柬后应该注意反馈情况。

  8.交通安排

  会议安排时千万不要忽视小的细节,会议开始及结束当日的交通运输安排不可疏忽,这是来宾与该商务会议的第一次接触,第一印象极为重要。

  如果是一次大型的展销会,来宾多是自行解决交通问题,但附上详细的交通时间表和旅程路线图是必不可少的;有时与会者也会自己来到会场,这时需了解准备好停车场所。不少情况下仍需组织者操心,要指定专人对于每一位来宾的来去方式询问清楚,安排去机场、火车站的接送人员和车辆,对于不同层次的来宾,车辆的型号、品牌也要预先规划好。

  9、会议接待

  在正式的商务会议、年会中,公司应该选出最擅长交际和最有礼貌的员工以进行接待、登记、帮助等职责,如果公司人手不够,可请专业人士,但一定应对本企业有关了解。参加会议者往往都经过了一段路程的奔波,或许有些疲倦还有点不耐,接待得体会让人如沐春风化解不适感,而不得体的接待却会让人的不适演变为不满。在接待登记时要快,不要磨蹭。为了加快接待速度,在凭票入场的大型会议入口可设两个乃至更多的登记区。如果无票或没带票者较多,可集中在一个登记区处理。接待时最好是已有来宾名单,直接划勾即可。

  10.应急措施

  商务会议或年会中,可能会出现一些令人不测的紧急情况,如食品不足、股东心脏病突发、或者有人来捣乱等等,这些应有一些应对之计,随机应变,不可让事态激化,影响会议的正常进行。

  11.跟踪联系

  会议结束并不意味着组织者的任务结束,懂礼仪善交流的组织者会从以下一些方面进行跟踪联系。一是与贵宾联系,了解他们对此次会议的想法,虚心听取意见,今后的商务会议还需要他们的大力支持;二是与一般来宾联系,一般来宾可能不像贵宾那样受重视,感受到的组织问题可能更多,一定会多多听从他们的意见,在怨气较多时应该致以道歉函;三是跟场地服务、交通服务商联系,对他们的合作予以感谢,奠定再次合作的基础。

参考文献

  1. 刘小丽.论商务会议的有效组织与安排.集团经济研究2007年06S期
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