經理信息系統

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經理信息系統(Executive Information System,EIS,又稱主管信息系統)

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什麼是經理信息系統?

  經理信息系統(Executive Information System,EIS),人們通常也稱其為主管信息系統,是服務於組織的高層經理的一類特殊的信息系統。EIS能夠使經理們得到更快更廣泛的信息。EIS首先是一個“組織狀況報導系統”,能夠迅速、方便、直觀(用圖形)地提供綜合信息,並可以預警與控制“成功關鍵因素”遇到的問題。EIS還是一個“人際溝通系統”,經理們可以通過網路下達命令,提出行動要求,與其他管理者討論、協商、確定工作分配,進行工作控制和驗收等。

  EIS是信息系統科學中的一個比較新的領域,特別是在我國,EIS的研究和應用尚處於初始階段。因而,到目前為止,還沒有一個被學術界普遍接受的嚴格的定義。

  1.1981年,Rocuart和Treacy通過分析20個經理的活動認為,與DSS相比較 ,DSS和EIS支持解決不同的管理任務,EIS是一類面向數據的系統,它主要被用來為第4代語言和菜單存取數據。

  2.1983年,Scott Morton將EIS改稱為ESS,它被用來向經理們提供信息,以改進他們的管理計劃、監控和分析工作。與典型的DSS相比,這種EIS需要從企業內部事務處理系統(TPS)和外部的信息源獲取大量的數據,建立比較大的資料庫。他認為這是所有EIS都應具有的最重要的共同的特征。此外,他特別強調DSS中的模型是如此典型以致它不能滿足經理們對它的柔性要求。而ESS更多的是面向數據的存取,而不是面向模型。

  3.1984年,Eliot Levinson首先拓寬了EIS和ESS的定義。他定義ESS是基於電腦的被設計用來輔助企業中的高層管理人員進行管理的系統。他第一次將ESS的功能擴展到數據存取和分析之外,包括了支持高層管理人員所有可能的管理活動。

  4.我國研究工作者陳學廣等認為,EIS是一個能滿足組織高層管理者的使用要求和管理決策信息需求的電腦信息系統。

  5.我國的其他一些研究者認為,ESS是以電腦為基礎的面向經理個人的信息系統,除了以圖文表格等多種形式為經理的工作提供有意義的內外部信息外,還為經理的通訊,分析,決策,組織等提供全方位的支持。

  除了上述的這五種定義還有許多學者針對EIS的不同方面不同功能提出過許多不同的定義。

  EIS讓主管可以得到銷售信息及其它資料,不必為一個特別的報告苦等數月。EIS 是個好思路,但在當時只限於高階主管使用,且不和其它公司的信息系統聯機。

  較完整的EIS架構則會整合企業後端的系統,如ERP、財務、配銷、人事、SCMCRMB2B等系統,並加上企業門戶的功能和控管許可權安全。

經理信息系統的發展

  在70年代,已經有許多應用軟體被開發並應用於決策支持。但與此同時卻存在著三個主要障礙:管理者和電腦用戶只熟悉少數幾個系統;大多電腦應用需求來自組織的低層;軟體的開發重點放在技術方面。由於這些障礙的存在,這些系統只能在較低的層次上帶來效益,這些效益主要是增加了組織成員彼此間的交流和溝通,並建立起了組織決策的共同概念基礎。

  在80年代初期,隨著電腦技術的發展和應用軟體分析能力的增強,高層經理們看到了這樣的一種可能性,即從傳統上獲得那些源自職員的信息轉變到可以直接從電腦訪問數據和求得分析。根據對美國16家企業的調查,有三分之一的高層經理使用電腦信息系統。如此迅速增長的原因主要是電腦價格的下降以及競爭的日益激烈。同時,高層經理對電腦的使用會促使組織中其它成員對電腦的應用。這時的EIS的主要目的是提供給高層經理更加有效的計劃和控制信息。每個系統都有關於業務變化情況的重要數據,以便高層經理對競爭對手、客戶和目標市場進行分析比較,並且可以在時間上進行跟蹤。EIS可以使高層經理及時瞭解當前的業務狀態並對未來的發展趨勢進行預測,還可以應用分析模型進行有效的分析。

  從90年代開始,人們對EIS的需求迅速增長,有半數以上的組織高層經理開始使用EIS。這時在技術上的主要趨勢是個人電腦、區域網萬維網的使用。在這一技術背景下,商品軟體公司越來越多,軟體產品越來越先進。據統計,目前世界上有將50多家軟體公司生產EIS的軟體商品。

  受惠於以個人電腦為基礎的平臺,快速地發展應用軟體及人性化的圖形介面,決策支持系統演進為企業信息系統(Enterprise Information System),也叫績效評估系統(Performance Measurement System)。新的 EIS 系統,提供信息給組織內更多的人。

平衡計分卡則是在績效評估的另一延伸,觀念是由 KaplanNorton根據其對許多發展出創新績效衡量系統公司進行個案研究而得出的結果,於1992年提出。平衡計分卡觀念主要是以平衡為訴求,尋找企業短期與長期目標間、財務與非財務數據間、落後與領先的衡量指標間、以及企業內部與外部績效間的平衡狀態。並以飛機駕駛為例,說明在複雜的企業經營環境中,要瞭解企業目前營運的現況,需透過像飛機儀錶板方式來評估績效,隨時將營運情況回饋給企業中的相關人員,以在會計期間內做必要的營運調整,確保期末能達成目標。

主管決策信息系統,讓主管經由信息工具的輔助,透過簡單的圖表,輕易的掌握決策所需信息,進而提高決策的命中率,達到目標管理例外管理,以提升企業獲利。

好的經理信息系統應有的條件

  1.Web-based :透過Web,由瀏覽器就可連上系統,不用在客戶端另外安裝軟體,使主管可輕易在企業裡布署決策。

2.Intuitive & easy to use :直覺式且容易使用的操作界面,讓百忙中的高階主管,透過簡單的表示方式,就可瞭解企業整體概況,不需額外付出學習成本。

3.Granularity of views :可提供主管各種角度的分析

(1)Executive view:決策者角度的分析,讓決策者透過幾個關鍵指標(KPI),就可掌握整體狀況,提供決策者輔助決策的信息。 (2)Summary view:彙總的分析,讓決策者透過各個分析的模塊(如:趨勢分析、排行分析),對個別指標進行細項的分析。 (3)Detail view:各個分析可針對異常狀況,向下展開(Drill down),讓決策者查明問題真相所在。

4.Extensible :易於延展,有容易使用的工具及組件,讓主管可根據變動的信息需求,彈性發展系統的解決方案。

5.Rapid implementation :能夠在幾個星期內就快速建置,看到成果,達到快速回收投資(Rapid Return Investment)的效果。

EIS運作架構

  由雷達圖中可同時掌握多個關鍵指標(KPI)的狀況,可針對異常的指標,在圖上點選向下展開(Drill-Down),運用分析模塊工具來作分析,讓主管很容易的就可掌握企業概況及問題所在,輔助主管作決策。

经理信息系统

經理信息系統的展望

  隨著EIS在組織中的不斷成功,人們普遍認同了EIS的重要地位,但是EIS到底應該向何處發展?這是一個眾多企業家和學者所關心的問題。

  事實上,在當今日益加劇的競爭壓力下,高速發展的技術和不斷更新的管理觀念給EIS帶來了許多新的問題。為瞭解決那些富有挑戰性的組織問題,作為支持高層經理工作的最為有效的信息系統,EIS必須滿足以下要求,而這些要求的滿足都依賴於EIS的不斷發展和進步。

  1.數據的外部化與智能化。

  目前成功實現的EIS在取得內部數據和監測內部狀態上己頗有成效,但對外部數據的取得仍十分有限,這與EIS倡導者的初衷存在著一定的差距。由於外部環境的複雜多變和外部數據的高度非結構化,在目前階段的技術水平支持下,對外部的狀態監測和數據訪問比對內部的狀態監測和數據訪問要難以實現。事實上,在以往經驗的基礎上經理可能不把EIS作為正式的外部信息源,也對此不做出較高的期待。高層經理寧願自己去做大部分的外部信息監測,並且認為其中有一些只有他們才能看得出的微妙之處。此外,在自動地從外界大量的繁雜數據中智能化識別和析取經理需要的信息方面,EIS系統的能力還很弱。EIS既然是對範圍廣、結構化差、多變的經理活動提供支持,數據的外部化和智能化是必不可少的。在市場全球化趨勢下,組織管理的重心也逐漸外移,經理處理外部信息的比重將不斷上升。隨著信息技術的發展,新的數據獲取與處理技術,如數據倉庫Data Warehouse)、數據挖掘(Data Mining)和數據集市(Data Market)的出現,EIS中的數據的外部化和智能化方面將有所加強。

  2.結構的柔性化和靈活化。

  變化是當今的信息系統所面臨的最基本的挑戰之一。業務流程重組、競爭者變動、組織聯盟、新技術的採用、老系統的移植等一系列變化因素正改變著組織的信息技術環境。缺乏柔性的信息系統已成為組織成功的嚴重障礙。逐步提高組織信息系統的柔性及適應能力已經成為了為變化率日益增長的組織提升應變能力的必由之路。柔性是組織在劇變的環境中發展及立於不敗之地的不可缺少的能力。柔性的企業需要柔性化的信息系統。EIS集中於滿足高層經理戰略決策信息的需求。它側重於對外部信息與內部信息的提煉以及對高層經理辦公業務的輔助,其特點在於根據高層經理的需要和習慣裁剪信息產品形成自己的視圖,其處理的信息對象是高度非結構化的。由此可見,EIS的本質決定了對該系統的柔性化和靈活化的要求。

  3.系統的協作化和分佈化。

  新時期動態的組織環境和信息技術使得組織向扁平化和集成化發展,出現了許多新的組織結構。這意味著在組織的各項工作中涉及到了更多的信息與更大程度的溝通,需要不同於傳統的信息系統的支持。這都表明對組織協作和權力分佈提供支持的信息系統時代的到來。傳統意義上的EIS被定義為僅僅供少數高層管理者使用的系統,其目前的應用僅限於組織中的關鍵人物,由此導致的應用上的非經濟性是顯而易見的。由此看來,使這種面向少數組織成員的信息系統擴展到其他的知識工作者是十分必要的。許多情況下,只要能使組織成員的工作表現有顯著的進步,EIS完全可以擴展到組織的較低層次。EIS開發技術的成熟化將降低成本,從而可以擴大用戶層面。在未來扁平化網路化的組織結構中,EIS的協作化和分佈化將是必然的趨勢。  

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評論(共1條)

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223.137.51.* 在 2015年9月18日 11:55 發表

以最簡單的方式供經彙整後之重大資訊給高階主管人員

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