首席行政官

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首席行政官 (Chief Administrative Officer,CAO)

目錄

什麼是首席行政官

  首席行政官也稱行政總監,是各大企業事業單位的重要管理職位,其職位的重要性相當於副總經理。首席行政官在公司中須要處理企業日常事務,內部和外部的各種人際關係,並通過計劃、組織、控制與領導來實現對企業行政事務的管理與監控。由於工作接觸面廣,所以對首席行政官的知識面、領導力以及各方面的素質都有著非常高的要求。

首席行政官的職責

  業務職責

  首席行政官的工作業務職責一般有:

  1、參與制訂公司年度總預算和季度預算調整,彙總、審核下級部門上報的月度預算並參加公司月度預算分析與平衡會議。

  2、負責公司行政方面重要會議、重大活動的組織籌備工作。

  3、領導公司的後勤服務工作,創造和保持良好的工作環境

  4、定期組織做好辦公職能檢查,及時發現問題、解決問題,同時督促做好糾正和預防措施工作。

  5、負責定期召集員工建議審議委員會成員對合理化建議進行評審。

  6、接待公司重要來訪客人,處理行政方面的重要函件。

  7、領導公司的防火安全、保衛工作並定期組織檢查,保證公司安全。

  8、組織公司有關法律事務的處理工作,指導、監督檢查公司保密工作的執行情況。

  9、負責協調公司系統間的合作關係,先期調解工作中發生的問題。

  10、負責公司管理模式執行情況的檢查工作,彙總各部門的反饋意見,整理分析後向總經理彙報。

  11、掌握行政系統工作情況和公司行政管理工作的運作情況,適時向總經理彙報。

  12、代表公司與外界有關部門和機構聯絡並保持良好合作關係。

  管理職責

  首席行政官的工作管理職責一般有:

  1、組織建設:參與討論公司部門級以上組織結構;確定下級部門的組織結構;當發現下級部門的崗位設置或崗位分工不合理時,要及時指出問題,作出調整,並通知人力資源部。

  2、招聘及任免:A、用人需求。提出直接下級崗位的用人需求,並編寫該崗位的崗位職責和任職資格,提交給總經理確認;確認直接下級提交的用人需求(含崗位職責和任職資格),並提交總經理確認。B、面試。進行直接下級崗位的初試;進行直接下級的直接下級崗位覆試,並做最後確定;組織參與面試的人員。C、不合格員工處理。提出對不合格直接下級的處理建議,提交總經理確認;確認直接下級提出的對不合格員工的處理建議,提交給人力資源部。

  3、培訓:提出對直接下級的培訓計劃,提交總經理確認;確認直接下級提出的培訓計劃,提交人力資源部。

  4、績效考評:提出直接下級的績效考評原則,提交總經理確認;根據總經理確認的績效考評原則,與人力資源部經理商討並確定績效考評方法;對直接下級進行考評,併進行考評溝通。將考評結果提交人力資源部。

  5、工作溝通:彙總工作報告,並與總經理進行信息溝通,同時將這些信息傳遞到直接下級;負責將公司的政策、原則、策略等信息,快速、清晰、準確地傳達給直接下級;確定書面的互動式的工作通報制度,與直接下屬進行溝通。

  6、激勵:提議下級部門和直接下級的激勵原則,提交總經理確認;根據總經理確認的激勵原則,與人力資源部經理商討並確定激勵方法。

  7、經費審核與控制:依據財務制度審批下級部門的各項花費,並確認支出的合理性;監督並控制下級部門的費用支出,並向總經理進行費用月報。

  8、工作報告:定期將自己的各項工作及下級部門工作以書面的形式向總經理報告。

  9、表現領導能力:指導、鼓勵、鞭策下級,使下級能努力工作;有辦法提升下級的工作效果和工作效率;能為下級描繪公司的戰略意圖和遠大前景。

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