項目整體變更控制

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　　項目整體變更控制是指在項目生命周期的整個過程中對變更進行識別、評價和管理，其主要目標是，對影響變更的因素進行分析、引導和控制，使其朝著有利於項目的方向發展；確定變更是否真的已經發生或不久就會發生；當變更發生時，可進行有效的控制和管理。

　　所有的項目都存在一定的變更。如何對它們進行管理是項目管理的一個關鍵問題，特別是對軟體項目來說，由於軟體是一種純知識產品，它是一種邏輯的而不是物理的產品，其特殊性體現在：動態性、靈活性、不確定性、易變性、隱蔽性、不可重覆性、預計性和度量性差等方面。正是軟體項目及其產生產品的過程的這些特性，使得軟體項目管理的成敗在某種意義上而言，取決於整體變更控制的好壞。

　　變更請求在項目中是常有的，並以多種不同的形式出現。變更是允許的，但它應該在可控的範圍內。

　　項目變更對於項目整體實施有著重要作用，必須遵循以下的原則。

　　1．保持原有的項目考評指標體系

　　項目業績的衡量體系是一個標準化、行業化的體系，任何項目變更也不能對其進行修改，避免項目標準的不連續不統一，避免項目實施與建設沒有一個科學的考評體系，造成項目成果評價與驗收困難。

　　2．項目計劃的執行必須體現出相應的項目結果

　　項目變更的結果是項目結果的變化，這種變化必須反映到項目的整體計划上來，要按照項目的結果更新項目計劃，保持項目計劃與結果的一致性。

　　3．項目變更的整體性

　　項目是一個系統，任何一個單項任務的變更都會影響到項目其他方面的目標實現。因此，在項目變更控制的同時，不能只著眼於變化的部分，還要從整體出發，協調好受到項目變更影響的其他部分，防止負面影響過大，以便順利實現對項目變更的整體控制。

　　項目的整體變更控制就是通過項目整體計劃和實際項目實施情況報告，查明項目進行過程中發生的變化情況，項目經理必須知道項目的幾個關鍵方面在各個階段的狀態，查明項目進行過程中發生的變化是否構成變更，接著對造成變更的因素施加影響，以確保變更對項目來說是有利的。要確保變更有利於項目的成功，項目經理及其項目團隊必須在範圍、時間、成本和質量等關鍵的幾個項目尺度之間進行權衡。當變更實際出現時，通過項目變更控制系統進行項目的整體變更，根據變更的結果修改項目計劃，制定行動方案。項目整體變更的一般過程，如圖2所示。

　　 圖1 項目整體變更控制

　　項目整體變更控制就是協調貫穿整個項目過程的變更，不是隨便就可以決定的，除非特殊情況，只有書面提出以下依據才能考慮對項目進行變更。

　　1．項目計劃

　　項目計劃包括項目整體計劃和項目單項計劃。項目整體計劃是項目變更整體控制的基準，而項目單項計劃則對項目每個部分的控制提出了詳細的要求。例如，項目子計劃書要對項目的單項任務進行描述，提出項目的最終結果和項目質量要求，進度計劃書則會對項目的時間安排、各單項任務的時間期限做出詳細的說明，預算計劃書要對項目的成本計劃做出交待。如果項目的實際進展情況與項目計劃不一致，特別是偏差超過了允許的程度，就應當考慮是否需要修改項目計劃書，提出變更申請。

　　2.項目實施情況報告

　　項目實施進度報告提供了項目的實際進展情況，是項目管理者進行項目變更的基本資料。項目進度報告是嚴格按照項目的實際施工情況做出的記錄，它包括了項目工期進度情況、項目耗費情況報告和項目關鍵點實施情況等。它不僅說明瞭目前工程的進度，也為項目管理者提出了未來項目建設可能出現的問題。

　　3.變更申請

　　變更請求可以是口頭或書面的、直接或間接的，可以是來自項目外部或內部的，也可以是法律要求的或由項目參與各方提出的。除緊急情況外，口頭變更必須形成書面文件，它是一種項目變更審批表。在提出階段，不僅要表述變更的原因，而且還要提出變更實施的方案或計劃。緊急情況下，可以徵得業主、設計、施工各方同意後先變更，事後補辦審批手續，這往往是較小的施工變更。對於項目整體變更和較大的過程變更都必須按變更基本程式辦理，即先申請經批准後才可有變更行動。

　　整體變更控制是指在項目生命周期的整個過程中對變更的識別、評價和管理等工作。整體變更控制的幾個重要輸入包括項目計劃、執行績效報告和變更請求。幾個重要的輸出有更新的項目計劃、糾正行動和教訓記錄文檔。圖1給出了一個整體變更控制過程的簡要示意圖。

　　 圖2 整體變更控制

　　項目計劃為項目變更的識別和控制提供了基準。例如，項目計劃包括一部分用來描述項目任務的內容。計劃的這一部分提出了項目主要的可交付成果、項目產品以及質量要求。項目計劃的進度安排部分列出了主要成果完成的期限要求，而項目計劃的預算部分則為提供這些成果制定了成本計劃。項目組必須按照計劃要求來完成這些工作。如果在項目執行期間發生了某些變更，項目計劃就必須加以修訂。

　　執行績效報告提供了項目執行情況的有關信息。這些報告的主要目的就是要提醒項目經理和項目組在將來可能引起的問題。他們必須做出決斷，決定是否需要更正措施，什麼樣的措施方案才是最好的選擇，並決定什麼時候採取行動。

　　整體變更的3個主要輸入說明如下：

　　(1)項目計劃。項目計劃提供控制變更的基準。

　　(2)執行績效報告。績效報告提供了項目績效信息。績效報告還可提醒項目隊伍註意將來可能造成麻煩的隱患。

　　(3)變更請求。變更請求可以用多種形式提出，包括口頭或者書面、直接或者問接、外部或者內部、有法律強制性的或者有選擇餘地的請求。

　　整體變更的3個主要輸出說明如下：

　　(1)更新項目計劃。更新項目計劃指對項目計劃或者詳細輔助資料的內容所做的任何修改。必要時必須將這些修改通知有關的利害關係者。

　　(2)採取糾正措施。

　　(3)共用經驗教訓。偏差產生的原因、已採取的糾正行動的理由，以及所汲取的其他教訓都應形成文件，記載在案，使其成為本項目和實施組織內其他項目歷史資料庫的組成部分。此外，資料庫也是知識管理的基礎。

　　(一)變更控制系統

　　變更控制系統是正式彙集資料，創建文件程式，所創建的這個文件程式必須是經權威項目文件認可了發展階段的文件。它包括書面工作、跟蹤系統和必要的權威部門認可了的變化級別。

　　許多變更控制系統都包括一個變化控制委員會(CCB)，負責批准或抵制變化要求。變化控制委員會的權力和責任應該得到仔細的界定，並且要取得主要參與者的同意。在一些大型複雜的項目中，可能會有很多變化控制委員會，他們負有不同的職責。

　　變更控制系統也應該包括這樣一些程式，這些程式是在沒有預先審議情況下通過的處理改變的程式。例如，緊急情況的處理結果。典型的例子是，一個變更控制系統將允許對一些確定的變化類別實行“自動放行處理”許可。這些變化必須能被記錄並讓人們獲得，以便在項目後期不要引發一些問題。

　　(二)績效測量

　　績效測量用於幫助評估所發生的偏差的程度，變更控制的一個重要部分就是確定引起偏差的原因，並且決定這種偏差是否需要採取糾正措施。

　　(三)補充計劃編製

　　很少有項目能夠非常精確地完全按照計划進行，補充計劃編製就是對工作分解結構的修改進行記錄，或者對替代方法進行分析。

　　項目整體變更控制的結果是形成書面報告，變更內容主要包括以下幾個方面。

　　1．新的項目計劃

　　項目整體變更控制以後，就要在原有的項目計划上進行修改，對變更的地方以及變更所涉及到的其他單項任務進行重新計劃，制訂出符合項目現狀的新的項目計劃，它不會對項目計劃整體結構進行太大的修改，只是對項目的單項計劃以及支持性細節內容做出一定的調整和更新。

　　2．項目變更的行動方案

　　項目變更以後，就要對變更過程以及新的行動制定出行動方案。項目的行動方案主要是由項目變更控制委員會在項目原有計劃的替代方案中選擇出來的。

　　3．變更總結

　　項目變更總體控制的結果不僅是要為項目尋找一個新的替代方案，更主要的是要吸取項目變更的經驗教訓，找出變更的原因，避免在項目的建設過程中繼續出現對項目不利的變更，在達成預定效益目標的前提下確保項目順利完成。