遠程會議

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目錄

什麼是遠程會議[1]

  遠程會議是指藉助現代通信技術把分散在各地的與會者組織起來舉行的會議

遠程會議的分類[1]

  遠程會議按技術手段可分成:

  1.電話會議電話會議是一種經由PABX(程式控制用戶交換機)、PSTN(公共交換電話網路)、PLMN(公眾陸地移動通信網)、Internet(互聯網)等通信網路渠道,藉助多方互聯的信息手段,通過固定電話或行動電話召集分散在各地的與會者組織進行語音溝通的形式。

  2.電視電話會議電視電話會議是用通信線路把兩地或多個地點的會議室連接起來,通過電視圖像的方式召開的會議。與電話會議相比,電視電話會議具有直觀性強,信息量大等特點,不僅可以聽到聲音,還可以看到會議參加者,還能實時傳送會議資料、圖表和相關實物的圖像,與真實的會議無異,使每一個與會者確有身臨其境之感。兩地間的電視電話會議稱為點對點電視電話會議,多個地點間的電視電話會議稱為多點電視電話會議。

  3.網路視頻會議網路視頻會議是基於多媒體通信系統的會議,也支持多人視頻、語音和文字交流,能實現屏幕共用、動態PPT演講、簡訊留言、電子白板、文件傳輸等功能。普通的電腦配上麥克風和攝像頭就可以舉行網路視頻會議。

遠程會議的特點[1]

  1.便捷。與傳統的會議方式相比,遠程會議具有方便快捷的優越性。分散於世界各地的人們不再需要把大量時間花在路途上,只要拿起電話機,輕鬆一撥,隨時可以召開電話會議。電視電話會議和網路視頻會議更是省去了文件制發、會場佈置、迎來送往、住宿安排等會務工作,而與會者的音容笑貌以及各分會場的情況通過電視機、電腦照樣清晰可見。

  2.高效。現代社會,時間就是金錢。人們為了參加一次會議,往往要在路上花費許多時間,時間資源的浪費非常之大。在這方面,遠程會議具有獨到的優勢,它通過通信網路使世界各地的有關人員自由地交談、討論、表決,以最快的速度解決實際工作中迫切需要解決的問題,其速度遠遠快於任何一種以傳統方式召開的緊急會議。這樣,不僅節省了寶貴的時間資源,而且大大提高了會議效率,從而提高了組織的整體效率。

  3.低成本。會議的成本由顯性成本隱性成本兩部分構成。在傳統的會議中,隱性成本(包括所有與會人員以及會務工作人員在參加會議這段時間內創造的價值以及因中斷工作所造成的相關損失的價值)往往被人忽視,顯性成本中與會者的差旅費用也往往被認為是理所當然的支出,因而在傳統會議中,降低成本的努力往往難以取得明顯的效果。

  運用遠程會議系統召開會議,由於節省了與會者的大量時間,不僅減少了路費、住宿費和出差補貼費等支出,同時也避免了由於會議的耽擱而造成經濟損失的可能性,使大幅度降低會議成本變為現實。

遠程會議的作用[2]

  1.節省時間資源,提高工作效率

  現代社會,時間就是金錢。人們為了參加一次會議,往往要在路上花費許多時間,時間資源的浪費非常之大。在這方面,現代化遠程會議具有獨到的優勢,它通過通信網路使遠在各方的有關人員自由地交談、討論、表決,以最快的速度解決實際工作中迫切需要解決的問題,其速度遠遠快於任何一種以傳統方式召開的緊急會議。這樣,不僅節省了寶貴的時間資源,而且大大提高了會議效率,從而提高了組織的整體效率。

  2.降低會議成本

  會議的成本由顯性成本和隱性成本兩部分構成。在傳統的會議中,隱性成本往往被人忽視,顯性成本中與會者的差旅費用也往往認為是理所當然的支出,其實,這兩部分的費用花得實在是冤枉。因此,在傳統會議中,節省經費的努力往往難以取得明顯的效果。

  購置或租用現代化遠程會議系統,看上去價格昂貴,其實,由於節省了與會者的大量時間,不僅減少了路費、住宿費和出差補貼費等等支出,同時也避免了由於會議的耽擱而造成經濟損失的可能性,因此,使用遠程會議系統的經濟效益是非常可觀的。

遠程會議組織工作要點[1]

電話會議組織工作要點

  (一)配置設備

  電話會議只要求配備固定電話或行動電話以及具備相應的電話會議服務功能就可召開。電話會議服務功能可向電信營運商申請。經常舉行電話會議的單位,可購置專門的電話會議機。

  (二)發出會議通知

  會前,秘書應分別通過電話向各參會單位或人員發出會議通知。會議通知除了告知一般會議通知的內容外,還要特別說明以下幾點:

  1.是否需要設分會場。如要求一個單位的若幹人員參加會議,那麼就要設分會場,而且要明確分會場的召集人。

  2.強調必須準時到會。電話會議是一種實時交談的會議,任何一方都應當在同一時間參加會議。

  (三)分發會議書面材料

  電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式,其缺點就在於無法實現文字的同步傳輸。如果在電話會議中要對某些文件進行討論,可事先將文件傳真給與會各方。文件上應標明編號和標題。會議進行中還可補充傳送有關文件。

  (四)安排會場

  遠程電話會議的會場分為主會場和分會場。召集方設主會場,其他參加會議的單位設分會場。會場的大小應根據每個會場的出席人數來確定。各分會場出席人員較多時,應當由召集方指定各分會場的協調人或召集人。

  (五)接通電話

  所有參加會議的人員應當至少提前五分鐘進入會場,做好充分的準備。會議時間一到,由召集方以主叫的方式按設備要求操作接通與會各方。

  (六)相互通報出席情況

  各參會方電話全部接通後,會議主席宣佈會議開始,要求各方相互通報姓名、職務

  (七)做好會議記錄

  用錄音電話系統記錄會議,會後整理成書面記錄。電話會議的錄音帶和書面記錄整理稿都應歸檔保存。

電視電話會議組織工作要點

  (一)配置調試設備

  電視電話會議需要配備電視機、攝像頭和話筒,具備相應的電視電話會議服務功能。會前要由技術人員安裝調試,確保性能良好。

  (二)發出通知和文件

  會前要通過電話或書面的形式發出通知。通知應要求各與會單位確定聯絡人,負責將會議通知落實到每位與會者併在會前上報本會場參會人員名單。需討論或審議的文件也應在會前通過傳真或電子郵件傳給與會各方。

  (三)安排會場

  電視電話會議需要在專門的會場中舉行,主辦方設主會場,其他參會方設分會場。主會場可設主席台,按一般會議的要求佈置併排列領導人的座次。分會場也可設主席台,但在舉行大會時,分會場的領導人一般坐在臺下和其他與會者一起觀看聆聽主會場的領導講話,等到召開分會場會議時,再坐到主席臺上。如需宣傳報道,主會場和分會場都要懸掛會標,會標中要寫明“電視電話會議”。

  (四)確認線路暢通

  會議開始前,各分會場聯絡人要確認信號接收良好和設備運行正常,發現問題要及時解決。

  (五)相互通報出席情況

  雙向的電視電話會議在會議主席宣佈會議開始後,各分會場向主會場通報出席情況。單向收聽收看的電視電話會議,應在會議開始前向主會場彙報出席情況。

  (六)先集中,後分散

  為了減少租用通信線路的時間,電視電話會議在議程安排上一般都採取分段開會的辦法,先集中開大會,由主會場的領導人和有關人士作報告或演講,然後由分會場各自舉行會議,討論貫徹落實大會精神的辦法和措施。

  (七)做好記錄

  電視電話會議要做好文字記錄和視頻記錄兩種記錄。

  (八)彙總情況

  會後,各分會場要將本會場的情況整理成書面報告呈交主辦機關備案。

網路視頻會議組織工作要點

  (一)配置設備

  網路視頻會議系統由視頻會議終端、多點會議控制器、網路管理軟體、傳輸網路這四大部分構成。視頻會議終端主要有桌面型和會議室型,可根據實際需要配置。

  1.桌面型終端。桌面型視頻會議終端是電腦與攝像頭、網卡和視頻會議軟體的組合

  2.會議室型終端。會議室型視頻會議終端組合電腦、音頻系統、攝像機、投影儀、顯示屏等設備,適用於中、大型的單位。

  (二)發出通知和文件

  會前要通過電話、電子郵件發出通知。需討論或審議的文件可以在開會時實時傳遞,但如果需要在會前研究,應在會前通過電子郵件傳給與會各方。

  (三)安排會場

  桌面型視頻會議無須會場,只要有電腦終端和相應的配、附件和軟體即可召集或參加網路視頻會議。會議室型視頻會議設備要求較高,應當有固定的會場,設備的配置要根據會場容納人數來確定,如會場較大,容納人數較多,就要配備大屏幕投影儀和功率較大的音箱,每人配備一付高性能的耳麥。

  (四)開始開會

  召集方打開網路視頻會議軟體的界面,輸人相應的登錄名和密碼,登錄後再點擊已加入會議對象聯繫人姓名,對方即可參加會議。

  會議舉行過程中,會議主席可根據會議需要確定採用哪種發言模式,如主席控制模式、自由討論模式、自動打開模式等。

  (五)自動記錄

  網路視頻會議有允許記錄與不允許記錄兩種許可權。記錄的內容包括所有音頻、視頻、白板、演講、媒體廣播、文字交流等。會議記錄可加密,回放時要求輸入密碼才能打開。

遠程會議的保密[3]

  現代化遠程會議有一個共同的特點,即都是通過有線或無線(如衛星通訊)網路傳送信號。網路並不安全,很容易泄密,必須高度重視。

  為了確保現代化遠程會議中國家秘密或商業秘密的安全,應當做到以下幾點:

  (1)行動電話、普通固定電話、民用電視傳輸系統不得用於召開秘密會議。

  (2)保密電話會議必須使用專門的保密電話。

  (3)涉及秘密內容的電視電話會議和電腦網路會議,要採取嚴格的加密措施。

  (4)涉及絕密級的秘密事項,不得採用電視電話會議和電腦網路會議的形式。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 向國敏著.第十三章 會議組織工作類舉 會議學與會議管理.首都經濟貿易大學出版社,2011.09.
  2. 萬斌主編.第四篇 大型會議活動項目管理 大型活動項目管理指導手冊 第四捲.安徽文化音像出版社.
  3. 陳家棟主編.第二章 會展現場服務 會展接待實務.旅游教育出版社,2006年8月.
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