远程会议

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什么是远程会议[1]

  远程会议是指借助现代通信技术把分散在各地的与会者组织起来举行的会议

远程会议的分类[1]

  远程会议按技术手段可分成:

  1.电话会议电话会议是一种经由PABX(程控用户交换机)、PSTN(公共交换电话网络)、PLMN(公众陆地移动通信网)、Internet(互联网)等通信网络渠道,借助多方互联的信息手段,通过固定电话或移动电话召集分散在各地的与会者组织进行语音沟通的形式。

  2.电视电话会议电视电话会议是用通信线路把两地或多个地点的会议室连接起来,通过电视图像的方式召开的会议。与电话会议相比,电视电话会议具有直观性强,信息量大等特点,不仅可以听到声音,还可以看到会议参加者,还能实时传送会议资料、图表和相关实物的图像,与真实的会议无异,使每一个与会者确有身临其境之感。两地间的电视电话会议称为点对点电视电话会议,多个地点间的电视电话会议称为多点电视电话会议。

  3.网络视频会议网络视频会议是基于多媒体通信系统的会议,也支持多人视频、语音和文字交流,能实现屏幕共享、动态PPT演讲、短信留言、电子白板、文件传输等功能。普通的电脑配上麦克风和摄像头就可以举行网络视频会议。

远程会议的特点[1]

  1.便捷。与传统的会议方式相比,远程会议具有方便快捷的优越性。分散于世界各地的人们不再需要把大量时间花在路途上,只要拿起电话机,轻松一拨,随时可以召开电话会议。电视电话会议和网络视频会议更是省去了文件制发、会场布置、迎来送往、住宿安排等会务工作,而与会者的音容笑貌以及各分会场的情况通过电视机、电脑照样清晰可见。

  2.高效。现代社会,时间就是金钱。人们为了参加一次会议,往往要在路上花费许多时间,时间资源的浪费非常之大。在这方面,远程会议具有独到的优势,它通过通信网络使世界各地的有关人员自由地交谈、讨论、表决,以最快的速度解决实际工作中迫切需要解决的问题,其速度远远快于任何一种以传统方式召开的紧急会议。这样,不仅节省了宝贵的时间资源,而且大大提高了会议效率,从而提高了组织的整体效率。

  3.低成本。会议的成本由显性成本隐性成本两部分构成。在传统的会议中,隐性成本(包括所有与会人员以及会务工作人员在参加会议这段时间内创造的价值以及因中断工作所造成的相关损失的价值)往往被人忽视,显性成本中与会者的差旅费用也往往被认为是理所当然的支出,因而在传统会议中,降低成本的努力往往难以取得明显的效果。

  运用远程会议系统召开会议,由于节省了与会者的大量时间,不仅减少了路费、住宿费和出差补贴费等支出,同时也避免了由于会议的耽搁而造成经济损失的可能性,使大幅度降低会议成本变为现实。

远程会议的作用[2]

  1.节省时间资源,提高工作效率

  现代社会,时间就是金钱。人们为了参加一次会议,往往要在路上花费许多时间,时间资源的浪费非常之大。在这方面,现代化远程会议具有独到的优势,它通过通信网络使远在各方的有关人员自由地交谈、讨论、表决,以最快的速度解决实际工作中迫切需要解决的问题,其速度远远快于任何一种以传统方式召开的紧急会议。这样,不仅节省了宝贵的时间资源,而且大大提高了会议效率,从而提高了组织的整体效率。

  2.降低会议成本

  会议的成本由显性成本和隐性成本两部分构成。在传统的会议中,隐性成本往往被人忽视,显性成本中与会者的差旅费用也往往认为是理所当然的支出,其实,这两部分的费用花得实在是冤枉。因此,在传统会议中,节省经费的努力往往难以取得明显的效果。

  购置或租用现代化远程会议系统,看上去价格昂贵,其实,由于节省了与会者的大量时间,不仅减少了路费、住宿费和出差补贴费等等支出,同时也避免了由于会议的耽搁而造成经济损失的可能性,因此,使用远程会议系统的经济效益是非常可观的。

远程会议组织工作要点[1]

电话会议组织工作要点

  (一)配置设备

  电话会议只要求配备固定电话或移动电话以及具备相应的电话会议服务功能就可召开。电话会议服务功能可向电信营运商申请。经常举行电话会议的单位,可购置专门的电话会议机。

  (二)发出会议通知

  会前,秘书应分别通过电话向各参会单位或人员发出会议通知。会议通知除了告知一般会议通知的内容外,还要特别说明以下几点:

  1.是否需要设分会场。如要求一个单位的若干人员参加会议,那么就要设分会场,而且要明确分会场的召集人。

  2.强调必须准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议,任何一方都应当在同一时间参加会议。

  (三)分发会议书面材料

  电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式,其缺点就在于无法实现文字的同步传输。如果在电话会议中要对某些文件进行讨论,可事先将文件传真给与会各方。文件上应标明编号和标题。会议进行中还可补充传送有关文件。

  (四)安排会场

  远程电话会议的会场分为主会场和分会场。召集方设主会场,其他参加会议的单位设分会场。会场的大小应根据每个会场的出席人数来确定。各分会场出席人员较多时,应当由召集方指定各分会场的协调人或召集人。

  (五)接通电话

  所有参加会议的人员应当至少提前五分钟进入会场,做好充分的准备。会议时间一到,由召集方以主叫的方式按设备要求操作接通与会各方。

  (六)相互通报出席情况

  各参会方电话全部接通后,会议主席宣布会议开始,要求各方相互通报姓名、职务

  (七)做好会议记录

  用录音电话系统记录会议,会后整理成书面记录。电话会议的录音带和书面记录整理稿都应归档保存。

电视电话会议组织工作要点

  (一)配置调试设备

  电视电话会议需要配备电视机、摄像头和话筒,具备相应的电视电话会议服务功能。会前要由技术人员安装调试,确保性能良好。

  (二)发出通知和文件

  会前要通过电话或书面的形式发出通知。通知应要求各与会单位确定联络人,负责将会议通知落实到每位与会者并在会前上报本会场参会人员名单。需讨论或审议的文件也应在会前通过传真或电子邮件传给与会各方。

  (三)安排会场

  电视电话会议需要在专门的会场中举行,主办方设主会场,其他参会方设分会场。主会场可设主席台,按一般会议的要求布置并排列领导人的座次。分会场也可设主席台,但在举行大会时,分会场的领导人一般坐在台下和其他与会者一起观看聆听主会场的领导讲话,等到召开分会场会议时,再坐到主席台上。如需宣传报道,主会场和分会场都要悬挂会标,会标中要写明“电视电话会议”。

  (四)确认线路畅通

  会议开始前,各分会场联络人要确认信号接收良好和设备运行正常,发现问题要及时解决。

  (五)相互通报出席情况

  双向的电视电话会议在会议主席宣布会议开始后,各分会场向主会场通报出席情况。单向收听收看的电视电话会议,应在会议开始前向主会场汇报出席情况。

  (六)先集中,后分散

  为了减少租用通信线路的时间,电视电话会议在议程安排上一般都采取分段开会的办法,先集中开大会,由主会场的领导人和有关人士作报告或演讲,然后由分会场各自举行会议,讨论贯彻落实大会精神的办法和措施。

  (七)做好记录

  电视电话会议要做好文字记录和视频记录两种记录。

  (八)汇总情况

  会后,各分会场要将本会场的情况整理成书面报告呈交主办机关备案。

网络视频会议组织工作要点

  (一)配置设备

  网络视频会议系统由视频会议终端、多点会议控制器、网络管理软件、传输网络这四大部分构成。视频会议终端主要有桌面型和会议室型,可根据实际需要配置。

  1.桌面型终端。桌面型视频会议终端是电脑与摄像头、网卡和视频会议软件的组合

  2.会议室型终端。会议室型视频会议终端组合电脑、音频系统、摄像机、投影仪、显示屏等设备,适用于中、大型的单位。

  (二)发出通知和文件

  会前要通过电话、电子邮件发出通知。需讨论或审议的文件可以在开会时实时传递,但如果需要在会前研究,应在会前通过电子邮件传给与会各方。

  (三)安排会场

  桌面型视频会议无须会场,只要有电脑终端和相应的配、附件和软件即可召集或参加网络视频会议。会议室型视频会议设备要求较高,应当有固定的会场,设备的配置要根据会场容纳人数来确定,如会场较大,容纳人数较多,就要配备大屏幕投影仪和功率较大的音箱,每人配备一付高性能的耳麦。

  (四)开始开会

  召集方打开网络视频会议软件的界面,输人相应的登录名和密码,登录后再点击已加入会议对象联系人姓名,对方即可参加会议。

  会议举行过程中,会议主席可根据会议需要确定采用哪种发言模式,如主席控制模式、自由讨论模式、自动打开模式等。

  (五)自动记录

  网络视频会议有允许记录与不允许记录两种权限。记录的内容包括所有音频、视频、白板、演讲、媒体广播、文字交流等。会议记录可加密,回放时要求输入密码才能打开。

远程会议的保密[3]

  现代化远程会议有一个共同的特点,即都是通过有线或无线(如卫星通讯)网络传送信号。网络并不安全,很容易泄密,必须高度重视。

  为了确保现代化远程会议中国家秘密或商业秘密的安全,应当做到以下几点:

  (1)移动电话、普通固定电话、民用电视传输系统不得用于召开秘密会议。

  (2)保密电话会议必须使用专门的保密电话。

  (3)涉及秘密内容的电视电话会议和计算机网络会议,要采取严格的加密措施。

  (4)涉及绝密级的秘密事项,不得采用电视电话会议和计算机网络会议的形式。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 向国敏著.第十三章 会议组织工作类举 会议学与会议管理.首都经济贸易大学出版社,2011.09.
  2. 万斌主编.第四篇 大型会议活动项目管理 大型活动项目管理指导手册 第四卷.安徽文化音像出版社.
  3. 陈家栋主编.第二章 会展现场服务 会展接待实务.旅游教育出版社,2006年8月.
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