談判氣氛

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什麼是談判氣氛

  所謂談判氣氛,是指談判雙方通過各自所表現的態度、作風而建立起來的談判環境。是談判雙方人員進入談判場所的方式,目光、姿態,動作,談話等一系列有聲和無聲的信號,在雙方談判人員大腦中迅速得到的反映。

談判氣氛的類型

  一般來說談判氣氛可分為四種:

  1、冷淡、對立、緊張的談判氣氛(低調談判氣氛)

  在該氣氛下,雙方見面不關心、不熱情、目光不相遇、相見不抬頭、交談時語氣帶雙關,甚至帶譏諷口吻等,這一類型談判氣氛通常是處於法院調解,雙方利益對立情況下發生。

  2、鬆弛、緩慢、曠日持久的談判氣氛

  在該氣氛下,談判人員進入會場衣冠不整,精神不振,或入座時左顧右盼,顯出一種可談不談的無所謂的態度。

  3、熱烈、積極、友好的談判氣氛

  在該氣氛下,談判雙方態度誠懇,真摯,見面時話題活躍,口氣輕鬆,情感愉快,雙方都對談判的成功充滿熱情,充滿信心,把談判成功看成友誼的象徵。

  4、平靜、嚴肅、嚴謹的談判氣氛

  通常雙方已不是談判生手,也非初次見面,雙方自信而檢點,平靜如水而不聲張,進入談判場所速度適中,默默緩緩而行,處於一種相互提防,似有成見的氣氛之中。

  總的來說,熱烈,積極,友好的談判氣氛有著誠摯,合作,輕鬆,認真的特點,適合發展商務關係。

  談判氣氛直接作用於談判的進程和結果,不同的談判氣氛可能會導致不同的談判效果。因此,對於談判者來說,不但應明確談判氣氛在談判中的重要性,而且還必須懂得如何在談判過程中建立一個良好的氣氛去影響談判的順利進行。

形成談判氣氛的時間

  形成談判氣氛的時間通常來講是在談判的開始階段,其中又以雙方剛一見面的最初幾分鐘最為關鍵。因為當雙方第一次走到一起準備進行談判時,當事人的大腦所接收的信號已遠遠超過了人們所看到的錶面現象。當事人的大腦不僅反映出對方走進談判室的情景,以及對方的姿勢和手勢,而且還對對方走路的姿勢、速度以及說話的語氣、聲調、態度和內容等產生敏感,這一系列的信號通過當事人的潛在意識接收與過濾而形成諸如:熱烈或冷漠、合作或猜疑、友好或防範等情緒,而這時的情緒表現正是決定著談判氣氛的關鍵,所以說見面後的最初幾分鐘是形成談判氣氛的關鍵。當然,談判氣氛的形成還會受到雙方以前的接觸或從各種渠道得來的信息以及談判過程中的言行所影響,但是,見面時所形成的印象比見面前所想象的印象要強烈得多,同時,談判過程中的言行雖然也會不斷地影響著談判的氣氛,但若欲在談判過程中以言行去改變開始階段所形成的不良氣氛,則比以言行去維持開始階段所形成起來的良好氣氛要困難得多。

建立和保持良好氣氛的方法

  所謂良好的談判氣氛,其特點應該是誠摯、合作、輕鬆而又認真的。良好的談判氣氛是進行平等互利、友好合作地談判的基礎,有了它,可望使談判沿著平等互利、真誠合作的目標迅速推進,否則難以想象談判會出現理想的效果。因此,談判者不但應該註重在開始階段建立起良好的氣氛,而且還應該註重在整個談判過程中採取積極的措施,防止良好氣氛的惡化。

  1、建立良好氣氛的方法

  在開始階段,建立良好氣氛的方法雖然視所處的環境、雙方的談判作風、雙方的誠意以及合作的前景等情況不同而各異,但下列的方法是基本的:

  (1)註意個人形象。   一個人的形象主要包括服裝、儀錶、語言、行為等方面。一個人的形象在他人眼中是最重要的第一印象。有經驗的談判者可以從一個人的形象中看出該人是信心十足,還是優柔寡斷;是精力充沛還是疲憊不堪;是輕鬆愉快還是懷疑猜測;是好戰型還是合作型。故此,作為一個談判者應該特別註意個人形象的樹立,他不但要註意服裝整潔,還要重視儀錶美和行為端莊,才能為創造和保持良好的談判氣氛打下基礎。

  (2)溝通思想、加深瞭解、建立友誼。

  要建立一種相互合作的談判氣氛需要有一定的時間,因此,談判開始時的話題最好是鬆弛的、非業務性的(比如各自的經歷、雙方感興趣的新聞、禮節性的話題等),要避免在談判開始階段就進入實質性的談判,應花一定的時間去溝通思想,加深彼此之間的瞭解,只有在相互信賴的基礎上才會出現和諧的氣氛。

  (3)做好周密細緻而又靈活的準備工作。

  事前的準備工作做得越周密就越有利於良好氣氛的建立。因此,作為談判人員,在事先應充分考慮如何利用開始階段的各項活動使良好的氣氛建立起來,最好是對此擬出一個詳細的計劃方案,以免忙中出亂。

  (4) 分析研究對方的行為,儘量引導對方與己方協調合作。

  開始階段所進行的一切活動,應一方面能夠為雙方建立良好關係創造條件;另一方面又能夠瞭解對方的特點、態度和意圖,從而為引導對方與己方協調合作提供依據。因此,作為談判人員應認真分析對方在開始階段中的言行,從中正確把握對方的’性格、特點以及談判作風等。

  一般來說,只要談判者對對方進行認真、細緻地分析與觀察,對方的談判經驗與作風可暴露無遺。因為一個人的談判經驗無需用語言表達,他所表現出來的姿勢、表情以及講話能力與技巧就可充分反映出他的經驗。如果一個人在寒暄時不能應付自如,或講話時誇誇其談,或突然單刀直人地談起生意來,或其姿勢、表情不自然等等,一般可作出他是一個經驗不足者的判斷。同時,一個人的談判作風也同樣可以從其開始階段的活動中表現出來。比如,對於一個喜歡謀求雙方合作的談判者來說,一般都是要費一定的時間去溝通思想、建立友誼,然後在彼此相互信賴的基礎上方纔洽談實際性問題;而對於競爭型的談判者來說,則不太重視雙方的溝通,也不願費時間去“閑聊”與實質性談判內容無關的話題,往往一進入開始階段就極力去探求對方的優勢與劣勢、對方必須堅持的原則與可以讓步的範圍、對方的誠意及其與之合作的前景等事項,以便作為他們在實質性談判過程中的武器而加以利用。在此種場合下,如果對方事先心中無數就有可能因突然的分歧而引起不愉快甚至僵局。因此,在開始階段認真分析研究對方的行為,儘量因勢利導地引導對方和己方合作,這是創造和保持良好氣氛的最佳方法之一。

  總之,為了在談判開始階段順利建立起和諧的氣氛,談判人員除應該做到上述幾點之外,還須註意下列事項:

  (1)進入會場時,以開誠佈公、友好合作的姿態出現。

  (2)在握手及第一次目光接觸時,要表現出真誠、可信及自信。

  (3)在談判過程中,行為要謙虛謹慎,說話要輕鬆自如,不快不慢,言之成理,以理服人。

  (4)在“開場白”階段,最好是站著交流,其內容最好以溝通思想,建立友誼為目的,不要過早地將話題轉入實質性問題。

  (5)不要過早地對對方的特點、意圖形成固定的看法,應隨著談判向實質性階段的過渡而做出更深入的分析。同時,即使在開始階段未能建立起滿意的氣氛也不應灰心,須知良好的氣氛也可以在實質性問題的談判過程中形成,所以應力爭在實質性談判階段予以彌補。

  2、維持良好氣氛的方法

  維持良好氣氛,是指採取措施使在開始階段建立起來的良好氣氛得以保持到談判的結束。為了使良好的談判氣氛貫穿於整個淡判的始終,談判者應該註意如下事項:

  (1)以平等互利、真誠合作的方針指導整個談判的言行。

  (2)行為端莊、謙虛,說話時態度誠懇、言之成理、以理服人。

談判氣氛的控制

  任何談判都是在一定的氣氛中進行的.談判氣氛的發展變化直接影響著整個談判的前途,誰能夠控制談判氣氛,推就能在談判中占據主動.談判氣氛件隨著談判的始終.在談判的不同發展階段上,談判氣氛要出現各種變化.是溫和、友好,還是緊張、強硬 ? 是沉悶冗長,還是活躍、順暢 ? 這都會影響談判雙方人員的情緒變化,甚至改變雙方在談判中的地位.所以,良好的談判氣氛是使談判順利進行的保障。主要有以下三個方面的技巧:

  1.積極主動地創造和諧的談判氣氛

  談判氣氛是在雙方開始會談的一瞬間就形成了,並影響以後會談氣氛的發展.因此,在談判初始段形成的氣氛十分重要,雙方都應重視,力圖有一個良好的開端.

  會談伊始,雙方見面,彼此寒喧,互相正式介紹,然後大家圍坐在談判桌前開始洽談.這時的會談氣氛還是客氣的、友好的,彼此可能聊一些談判以外的話題,藉以使氣氛更加活躍、輕鬆,消除互相間的生疏感、拘束感,為正式談判打下基礎.在這一期間能否爭取主動,贏得對方對你的好感,很大程度上取決於對方對你的 “ 等一印象 ” .第一印象在人們的相互交往中十分重要.如果對方在與你初次交往中,對你的言行舉止、風度、氣質反映良好,就會對你產生好感、信任,並願意繼續保持交往,反之,就會疏遠你,而且這種印象一旦形成,就很難改變.因此,要創造相互信任的談判氣氛,就要爭取給對方留下良好的第一印象

  創造和諧、融洽的談判氣氛,開局階段是重要的.這就是雙方都重視 “ 開場白的原因 ” .但是,並不是說有良好的開端,就一蘇永逸,會談氣氛永遠是融洽、和諧的.隨著談判的不斷深入發展,分歧也會隨之出現,如果不註意維護,不採取積極的措施,會談氣氛也會發生變化,良好的會談氣氛也會轉向其反面,形成劍拔弩張、唇槍舌劍的緊張對立氣氛,這無穎會阻礙談判的進行.因此,還應隨談判的深入發展,密切註意會談的氣氛,有意識地約束和控制談判人員的言行,使每個人自覺地維護談判氣氛,積極促進談判.

  當然,維護和諧的談判氣氛,並不是要我方一味遷就、忍讓、迎合、討好對方,這樣,只會助長對方的無理要求,破壞談判氣氛.和諧的談判氣氛是建立在互相尊重、互相信任、互相諒解的基礎上堅持,該爭取的一定要爭取,該讓步時也要讓步,只有這樣,才能贏得對方的理解、尊重和信任.如果對方是見利忘義之徒,毫無談判誠意,只想趁機鑽空子,那麼,就必須揭露其詭計,並考慮必要時退出談判.

  2.隨談判進展調節不同的談判氣氛

  會談一般應在緊張、嚴肅、和諧的氣氛中進行.但是,人是生命的有機體,要受其生理機制的制約.長時間的緊張嚴肅,會使人霄失其承受能力,不利於會談的進行.當會炎的內容比較重要時,要求會談氣氛緊張、熱烈,談判代表應一絲不苟、認真嚴肅地討論磋商合同條款.雙方就主要問題達成協議後,就應調節一下會談的氣氛.如互相開開玩笑,講一些幽默笑話,吃些些點,喝些飲料等.當雙方商討一些比較次要的細節問題時,要儘量創造輕鬆、愉快、熱烈、活潑的會談氣氛,使大家能夠暢所欲言,有助於達成一個明智的、有效的協議.

  3.利用談判氣氛調節談判人員的情緒

  氣氛是在談判雙方人員相互接觸中形成的,又對談判人員的情緒影響甚大.在緊張、嚴肅的談判氣氛中,有的人冷靜、沉著,有的人拘謹、恐慌;有的人振奮、激昂,有的人則沮霄、消沉.為什麼人們會產生各種各樣的情緒體驗呢 ? 根據心理學所闡述的理論,這是人的大腦對外界刺激信號的接收反應不同造成的.

  隨著正式談判的開始,談判人員大腦的運動加快了.大腦的運動軌跡有兩條:首先是對外部刺激信號的接收,如談判各方人員進入會談室的方式、姿態、動作、表情、目光、談哇的聲調變化等都對人的大腦產生影響;其次是大腦對這些信號的反映,反映的方式取決於信號的強弱.有的人會積極反映外部信號,有的人會消極反映外部信號.如內容重要或分歧較大的談判,會談氣氛是緊張嚴肅的.積極反映者則情緒振奮,對談判充滿信心,消極反映者情緒沮喪,信心不足,疑慮重重.這會直接影響雙方在談判中應採取的行動.

  人的情緒的形成變化,受環境的影響極大.心理家實驗證明,把一個人關進一個與外界隔絕,聽不到任何聲音的屋子裡時,那麼用不了多久,他就會情緒煩躁,難受至極,甚至有發瘋的感覺.人的情緒,如喜、怒、哀、樂、欲,都是隨外界條件變化產生的種種心理感受.在談判過程中,雙方人員的心理壓力較大,如果會談的氣氛過於緊張、嚴肅,就會使一些人難以承受.如有的談判人員會歇斯底裡地情緒爆發,都是承受不了心理壓力的表現.因此,談判人員應考慮談判氣氛不能過於嚴肅、緊張,至少不能長時間如此.註意隨時採用各種靈活的形式調整會談的氣氛,如休會,查詢有關資料,插入一些輕鬆愉快的話題,提供水果、飲料、點心,改變談判座位等.

  相反,如果談判氣氛鬆鬆垮垮,慢慢騰騰,談判人員的情緒也振奮不起來,會出現漫不經心、沮喪消極、無所謂等現象.這會嚴重影響談判效率,固然也是應當避免的.

  由於情緒具有感染性,因此,在某種氣氛下,某個人的情緒表現也會影響其他人,這個人越有威望,越有地位,影響力也就越大,在談判活動中,如果談判小組負責人在困難面前沉著堅定,充滿必勝的信心,也會給其成員帶來極大的鼓鼓舞.反之,他表現驚慌失措,就容易使其成員動搖、頹喪,乃至喪失信心。

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