商業論證

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商業論證(Business Case)

　　商業論證是對項目開展的原因以及在考慮到項目成本估算、風險及收益預測等因素的情況下，項目開展的正當理由的闡述；商業論證涵蓋了項目所影響的業務變更的整體範圍；商業論證是項目信息最重要的組成部分，它是決策過程的驅動，並且要不斷地用來使得項目的進展與商業論證中所定義的目標相一致；商業論證的開發應依據可能存在的組織標準和項目的性質。有些商業論證在開發和審批過程中需要投入極大的精力，因為這些項目對組織具有重大的影響。另外一些項目只需要投入很少的精力，因為這些項目是相對獨立的，對於組織中的其他部分影響甚少。項目的投資情況也會對商業論證開發的嚴格程度造成影響。^[1]

　　項目商業論證指文檔化的經濟可行性研究報告，用來對尚缺乏充分定義的所選方案的收益進行有效性論證，是啟動後續項目管理活動的依據。商業論證列出了項目啟動的目標和理由。它有助於在項目結束時根據項目目標衡量項目是否成功。商業論證是一種項目商業文件，可在整個項目生命周期中使用。在項目啟動之前通過商業論證，可能會做出繼續/終止項目的決策。^[2]

　　商業論證或類似的文件從商業的立場提供必要的信息，從而決定項目是否值得投資。商業需要和成本—效益分析一般包含在商業論證中，以證明項目的必要性。對於外部項目，提出要求的組織或客戶可以編寫商業論證。商業論證是下麵一種或多種需要的結果：

　　·市場需要，例如作為對燃油短缺的反應，一家汽車公司批准生產節能汽車的項目；

　　·組織方面的需要，例如一家培訓公司為了增加收入批准開設新課程的項目；

　　·客戶要求，例如一家電力公司批准為新的工業園服務的新建變電站項目；

　　·技術進步，例如一家電子公司在電腦存儲技術和電子技術有了進步之後，批准開發一種更快、更便宜、更小的筆記本電腦的新項目；

　　·法律要求，例如一家油漆製造廠批准建立處理有毒物質準則的項目；

　　·環境影響，例如一家公司為了降低它的環境影響而進行的項目；

　　·社會需要，例如一個發展中國家的非政府組織批准的一個項目，目的是向遭受高霍亂髮病率的公眾提供飲水系統、公共廁所以及環境衛生教育。

　　對於多階段的項目，為了保證項目如期提供商業利益，商業論證可能要定期審查。在項目生命期的早期階段，出資單位對商業論證的定期審查還有助於確認項目仍然是必要的。

　　商業論證有很多不同的形式，每個商業論證都應包含充分的管理信息，以便商業論證可在整個項目過程中被有效利用。PRINCE2中的商業論證是由諸如風險記錄單這類的文件所支持的，這些支持性文件包含了支撐商業論證的細節信息。在PRINCE2中，商業論證最少應包括以下各項內容。這些內容在附錄A“產品描述概要”的“組成部分”中可以找到。

　　1．原因

　　本部分解釋需要項目的結果的原因，該信息應出現在項目任務書中。如果沒有，需要在項目準備階段對項目立項的合理性進行深入的調查：

　　2．可選方案

　　本部分對可以產生所要求結果的各種可選方案進行簡述，並說明所選擇的方案及其理由。這部分信息保證已經考慮其他方案。

　　3．利益

　　本部分應對通過項目結果所獲得的利益進行識別，對於每一項利益的當前狀態都採用量化的方法加以定義，以便在項目竣工後可以對其改善狀況進行衡量。應考慮界定何時以及如何測量這種改善。由主管負責進行利益的識別。

　　在考察項目的正當理由時，進行負面利益的評估是有益的。負面利益評估主要描述在不開展項目的情況下會發生什麼，如市場份額的丟失，巨大的維護成本及囚未遵從新法令所造成的巨額罰金等。

　　4．風險

　　本部分包括項目所面臨的風險概述，如果這些風險發生，會嚴重地影響項目結果的交付。風險管理的細節內容包含在風險記錄單中。

　　5．成本和時間

　　這部分信息來自於項目計劃。如果項目計劃尚未完成，需要在商業論證中對項目成本和時間進行概要闡述，待計劃完成後再進行完善。

　　6．投資評估

　　投資評估是對在一段時間內，開發、運行、維護及支持成本與所獲利益的財務價值之間的乎衡關係進行衡量，這段時間可能是一個固定的年份或者是產品的使用期。

　　投資評估是以不做任何事情為基線的，即當不開展項目時，利益和成本的情況如何?並將它與項目完成後的預期做比較。

　　在任何可能的情況下，利益都應以一種有形的形式來表述。首先，客戶、用戶或主管可能會將有些利益以無形的方式來定義，如“更高興的員工”。對於這些無形利益值得花一些工夫，將其用更加有形的方式來表述。如“更高興的員工”也可以表述為員工流動率下降和／或因壓力問題而發生的休息時間減少。兩者都可以換算為可能節省的資金。

　　評估

　　進行利益和投資的評估有許多方法。例如，可以使用敏感性分析來確定商業論證是否對於某項特別的利益有強烈的依賴。如果是這樣，將會影響到項目計劃、監測和控制活動及其風險管理，因為需要採取措施來保證該項特別利益。

　　另外一個例子是應該從三個不同的角度來定義利益的獲得，即我們真正的預期是什麼?如果進展順利，我們可以獲得什麼?最壞的情況可能是什麼?後者可能因成本中加入準確性估算偏差、準備和風險因素而受到影響。由此可以看出利益的預期是否合理或過於樂觀。依據這一分析結果，可以修改項目是否繼續的決策並構成設定利益偏差的基礎。這一技術通常稱為GAP分析(G代表好的，A代表平均的，P代表差的)。

　　·項目主管是項目商業論證的“所有者／負責人”，項目主管有責任確保項目目標、成本、利益等與商業戰略或項目組的目標相一致。

　　·項目主管將商業論證的開發委派給項目經理。但是，在開發中所依據的數據主要來自於業務，商業論證的準確性和有效性仍然由項目主管負責。對於大型項目，可能需要一個專家小組來進行商業論證的開發；對於小型項目，可能只需要一個人完成該項工作。

　　·在項目準備階段，可以依據項目任務書中的信息開發商業論證中所要求的信息。如果項目是項目組的組成部分，所要求的許多信息可以從項目組層面的文檔中得到。在項目組中運作的項目本身也許並不產生商業利益，而可能產生其他項目所必需的產品，商業論證應能夠反映這一情況。

　　·在啟動階段，應對商業論證進行更新，以提供在利益、風險、可選方案和成本方面的更為詳盡的信息。項目計劃完成後，項目計劃將在風險和成本方面給出更為清晰的說明。這些信息被用來完善投資評估或GAP分析。風險的細節信息保存在風險記錄單中，以便在項目過程中進行正式監測。

　　·需要項目主管對商業論證進行正式批准，以確保高層管理人員對項目的承諾。該工作是在項目啟動(IP)階段結束時作為正式評審的一部分進行的。

　　·在項目的每一階段，都需要對商業論證進行評審，以確認項目沿預先設定的軌道發展，並檢查商業論證在目前的商業環境中是否仍然有效。對於商業論證應該進行正式的變更控制和配置管理，以確保在修訂商業論證前，項目環境的變化得以準確的反映並獲得批准。商業論證在整個項目過程中始終是一個“活”文檔，所有關於項目進展的決策都以它作為“驅動”。

　　·項目商業論證向所有的利益關係人提供了關於項目的基本信息。溝通計劃中應確定何時以何種方式與利益關係人進行商業論證的信息溝通，以及利益關係人如何就商業論證提供反饋並提出問題。

　　·在項目收尾時，商業論證用來確認項目交付了所要求的產品，並且所預期的利益在適當的時間段內可以通過商業運作來獲得。商業論證為“項目後評價計劃”奠定了基礎，確保以後對項目結果成功與否的評估與商業論證密切銜接。

　　項目任務書應至少包括商業論證中的基本信息。此時，可能只存在之所以選擇某個方案的部分信息。如果項目是項目組的組成部分，項目任務書可能只是指向項目組商業論證的一個指針。如果在此之前進行了可行性研究或類似工作，項目任務書可能會包含優選方案的商業論證。

　　依據項目任務書的商業論證中包含多少信息，項目準備(su)階段要求達到基本的水平，包括項目管理委員會進行“啟動授權”(DPI)所需要的必要信息。

　　在“項目啟動”(IP)過程中，需要將商業論證作為項目啟動文件的一部分進行全面的開發。此時，它包含根據項目計劃開發產品所需的成本和時間的最新信息。如果在此之前沒有

　　對利益做出定義，在此階段應定義(或修訂)所有的利益，併在可能的情況下，以一種可測量的方式來表述。這是項目管理委員會進行“項目授權”(DP2)所必需的，也是為項目後評價做準備。

　　作為“階段邊界管理”(sB)的一部分，商業論證在每一階段竣工報告中，依據即將結束階段的信息及下階段計劃中的信息進行修訂。該修訂是項目管理委員會進行“階段或例外計劃授權”(DP3)決策的主要輸入信息。

　　作為“檢查項目問題”(CS4)的一部分工作，應對每個項目問題進行評審以瞭解它們對商業論證的影響。

　　在項目結束時，商業論證為項目後評價計劃提供議程方面的信息，並由項目經理作為“項目收尾”(CP)工作的組成部分提交。

　　1．大型項目計劃的驅動因素

　　在大型項目計劃開始前，組織的高級主管與高級管理層需要確定並認同組織的政策及商業戰略，並考慮實現戰略的方式，依據戰略確定新工作以及當前下作的優先順序。

　　只有在對組織實現戰略的能力進行客觀評價的基礎上才能保證戰略的真正實現：儘管雄心壯志會令人激動，但是要獲得成功，就必須對組織的能力及接受變化的組織文化進行實事求是的評價。

　　2．大型項目計劃任務書

　　大型項目計劃任務書“觸發”大型項目計劃的啟動。它描述了大型項目計劃的戰略目標、交付大型項目計劃的最佳戰略、期望發生的改善以及大型項目計劃與其他舉措的匹配情況。它為有控制的啟動奠定了基礎，為大型項目計劃的識別與定義活動提供信息並指導這些活動的開展。

　　在大型項目計劃生命周期內，商業論證中包含的信息會起到多方面的作用——最終都會聚焦在保證成功交付與戰略統一。可以把商業論證當做一種價值管理的方法，根據問題、約束條件以及其他不利因素來審查和證實收益、風險、成本與進度的總體組合。價值管理是一種保證項目不偏離目標時用到的有效工具。

　　商業論證的詳細程度與完整性(成熟度)反映了大型項目計劃中的不確定因素。毫無疑問，在大型項目計劃早期，商業論證中的信息是不確定的，做出的各種估計很粗略，變化的可能性也很大。隨著大型項目計劃的進展，得到更多確定的信息，商業論證也就會更準確、更完整。

　　商業論證為人們評價擬定投資的合理性提供了一個參考點。隨著大型項目計劃的進展，商業論證成為監督檢查大型項目計劃是否持續可行的基準。大型項目計劃的環境是動態的，而且對大型項目計劃本身的影響很可能會引起優先順序以及大型項目計劃整體方向的變化，因此需要對商業論證做出一定調整，以反映出現的各種變化，同時保證大型項目計劃與戰略方向相一致。

　　評價大型項目計劃投資決策的正確與否，是基於大型項目計劃發起人對收益實現的需求，而商業論證中包含了期望收益與預期成果的有關信息，因此它是評價收益實現與成果取得的基礎。通常來說，一般在大型項目計劃期間、大型項目計劃收尾以及以後的時間里，對大型項目計劃收益的實現情況進行評價，至於在什麼時間進行，則取決於大型項目計劃收尾的標準。

　　對大型項目計劃商業論證的管理一直到表明大型項目計劃藍圖及收益得到真正實現才能夠算是結束。