辦公室內部設計

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　　辦公室內部設計是指為了更加有效地利用空間、靈活運用辦公室的資源，並且更加科學地進行監督管理，提高工作質量與行政人員工作的效率，對辦公室內部佈局進行科學的設計。

　　辦公室內部設計主要可劃分為開放式、封閉式和全景式三種。

　　傳統的辦公室都是封閉式的，這種辦公室由一系列小辦公室組成，小辦公室通過迴廊連接。每間小辦公室只有少數職員，辦公工作在各間小辦公室里完成，封閉式設計的好處是各種工作互不幹擾，並能形成一種緊密的工作群體。

　　目前仍舊有許多小型企業採用封閉式的設計方法。但對於大型企業來說，這種設計方法帶來了溝通上的困難，而且還不利於建立標準化的工作程式，也不利於全面管理。而且，封閉式的設計很浪費空間，連結各個小辦公室的迴廊需要空間，小辦公室之間的隔離牆需要空間，每扇辦公室門的開關也需要空間。封閉式辦公室的這些缺點，以及辦公室職員的不斷增加，導致了開放式辦公室的產生。

　　開放式辦公室由一塊大而連續的空間組成。在這個空間里有許多不同部門(或稱之為辦公室子系統)，相互之間完全沒有隔牆。辦公室和其他辦公傢具、辦公設備排列整齊，並儘可能朝著同一方向，現代辦公大廈多採用這種辦公室設計方法。開放式辦公室主要有以下優點：

　　（1）節約了大量空間(估計比封閉式辦公室節約20%或以上的空間)。

　　（2）由於沒有隔牆和門，辦公室職員可以在辦公室里更自由地走動，有利於不同部門之間的工作聯繫。

　　（3）信息溝通更加容易，內部電話的使用頻率降低，相應地減少了電話所產生的噪音。

　　（4）監督管理與封閉式辦公室相比有較大改善。這主要是因為辦公室經理或辦公室監督者能觀察到所有或大部分職員的工作情況。監督管理的改善有利於減少職員的懶散情緒，防止職員從事本職以外的事情。

　　（5）由於沒有隔牆，辦公室的內部設計更富有彈性。搬動辦公傢具和辦公設備、重新安排各部門的位置也比較容易，而且所需費用少。對於封閉式的辦公室來講，這種變動不但麻煩，而且所需費用很高。因此，在開放式辦公室中，工作模式的改變是十分容易的。

　　（6）開放式辦公室提供了一個順暢的工作流程，各種信息和文書能順利地從一個地方傳到另一個地方。

　　（7）照明與取暖更容易，安裝費用較封閉式辦公室低並且實踐證明，開放式辦公室的經營管理費也更低。

　　當然，開放式辦公室也有其不利的一面。開放式的辦公室設計方法帶來的不利方面主要有：

　　（1）開放式辦公室的噪音大。噪音來自不同方面，如不同部門的辦公設備(電腦、印表機、複印機)，電話交談以及其他職員的談話，走動等。這對職員來說是一種干擾。

　　（2）高級職員也在開放式辦公室中辦公，這樣很可能使他們過多地卷入日常事務而忽視了他們的真正功能。

　　（3）辦公桌、辦公傢具呈對稱性的分佈形成一種類似車間的古板、非人性化氣氛，妨礙了職員團隊精神的形成。

　　（4）開放式辦公室經常顯得不如封閉式辦公室整潔。所以必須有良好的監督管理。

　　（5）開放式的設計使得流行性感冒等傳染性疾病很容易在辦公室職員間迅速傳染。

　　典型的開放式佈局的辦公室如圖1所示。

　　儘管開放式辦公室較封閉式辦公室有著極大的優勢，但對於某些工作來說，封閉式辦公室仍舊是必須的。它的存在基於以下三個目的：執行一些保密性工作；執行一些需要最大限度地進行集中處理的工作；舉行會談。這些活動對於高級職員(如公司秘書、部門經理、會計師)來說是必不可少的。其他職員，例如公司所需人力和物力的估算人員，由於其工作具有保密性，並需要集中註意力，因此需要封閉式辦公室；電腦程式員的工作也由於需要集中註意力而應在封閉式辦公室中進行；人事部門的某些職員由於要對求職者進行面試，也需要封閉式辦公室。

　　另外，封閉式辦公室對於接待來訪者、舉行會談也是十分必要的。

　　全景式辦公室又稱活動圖景式辦公室，這種起源於德國的辦公室內部設計方法己經為許多大型企業所採用。全景式辦公室也需要大而開闊的空間，但與開放式辦公室不同的是它建立在被稱之為“有機規劃”的基礎之上。全景式辦公室放棄了開放式辦公室的嚴密佈局，它並不是根據整個辦公室的工作流程進行組織，而是將和某個小組的工作流程有關的職員組織在一起工作，形成一個小的工作群體。當然，那些相互關聯的工作群體彼此是十分靠近的。辦公用具、辦公設備等都隨機地設置在各個小組(事實上是部門)的工作空間內，每一種設置都力求最好地配合各小組的工作流程。全景式辦公室體現的是一種團體觀念，這種團體觀念使職員有一種歸屬感，併為某些集中性的工作提供了空間。

　　這種佈局既保留了開放式佈局的優點，並使各部門相對集中，又彌補了其缺點，避免了相互干擾。所以，儘管它的花費較多，還是被眾多 “三資”企業所採用，成為目前最為科學合理的辦公室佈局(見圖2)。全景式辦公室的優點如下：

　　（1）成功地使一定的空間容納了更多的人，節省了空間的同時讓職員感到自己受到了管理者的重視。

　　（2）非對稱性分佈使人感到愉快，從而更易於為辦公室職員所接受，但同時又保持開放式辦公室的長處。

　　（3）設計方法靈活。

　　在設計全景式辦公室時，要對設計方案的每一個細節進行仔細考慮，特別是對環境要進行精心設計。如果條件允許的話，企業在進行設計時要儘量做到下麵幾點：

　　（1）由於整個全景式辦公室空間大，依靠窗戶通風不能滿足要求，因此，要安裝空調。

　　（2）由於空間大，依靠透過窗戶的日光己不能提供足夠的照明。因此，燈光照明對於全景式辦公室十分必要。

　　（3）裝修要採用隔音材料。具體方法主要有：在地板上鑲上很厚的地毯，在天花板上安裝吸音磚，在牆和其他錶面(如柱子)使用吸音材料，以減少聲音的反射。

　　（4）各個工作群體的工作區域要分開。

　　為了充分利用地面空間和其他辦公室資源，企業在進行辦公室內部設計時要註意以下幾個方面的問題：

　　1、工作流程。辦公室的內部設計應儘可能地使工作沿著最短的路徑進行。最理想的工作流程是直線型，但在實際情況下很難實行。它需要通道式辦公室，並且每個辦公室末端都有一扇門。另一種理想的工作流程是圓形或橢圓形，這種工作流程通常是可行的。但工作流程的必備條件是，文書應該一直向前移動，不能向後移動。而這種運動路線會增加文書實際上的傳遞路程，從而影響行政人員的辦公效率。因此，在辦公室內部設計中應綜合考慮各方面的因素，選擇一種最佳的工作流程作為設計的基礎。

　　2、監督管理。辦公室的內部設計要有利於辦公室負責人對工作人員的監督管理。在一般情況下，辦公桌通常安排設置，辦公室經理或辦公室監督者的辦公桌設在各排的最前頭，就像教室一樣。辦公監督者的辦公桌也可以斜放在辦公室的某個角落，以便能觀察到所有職員。如果辦公室經理或辦公室監督者發現有必要擁有一個單獨的辦公間，這個辦公間可以設在辦公室的前面部分，並通過玻璃與辦公室的部分隔開。總之，無論採用何種佈置方式，都要充分考慮監督管理方面的問題。

　　3、聯繫溝通。辦公室的內部設計還應當有利於職員之間、部門之間的聯繫與溝通。溝通方式主要包括電話溝通、面對面溝通等。聯繫緊密、溝通(尤其是面對面的溝通)頻繁的人員和部門應當安排在相互靠近的地方。圖3表明瞭正常情況下企業各級各類人員之間電話溝通和麵對面溝通的頻率。

　　4、工作空間。每個職員的工作空間也是辦公室內部設計中必須認真考慮的問題。辦公室的內部設計必須使每個職員都擁有足夠的辦公空間。英國政府曾於1963年通過《辦公室、工場和鐵路建築物法案》，規定每個職員的最低工作空間為11.3立方米，天花板的高度為3米，這樣，每個職員的地面空間為3.77平方米。

　　但是在實際情況中，許多職員往往需要更大的空間。例如，職員移動辦公椅(坐下或離開時)需要一定的空間。如果不考慮這方面的因素，職員們很可能就會相互碰撞對方的辦公桌，從而干擾彼此的工作。

　　5、擴展的可能性。辦公室的內部設計應充分考慮空間擴展的可能性。為了使設計富有最大限度的彈性，許多企業每年都進行辦公室空間分析。但是在一般情況下，企業應根據自身辦公室的實際情況來確定是否有對辦公室進行空間分析、擴展的必要性。企業進行辦公室分析時，需要考慮下列幾類空間：

　　（1）辦公室各層級人員的空間需要。其計算方法是各層級人員數乘以相應的空間標準數。

　　（2）功能區域，包括會議室、郵件室、機房等所需的空間。

　　（3）通道、走廊等所需的空間。為了滿足未來的需要，必須預留足夠的通道、走廊空間。

　　辦公室職員經常使用辦公設備，如文件櫃、複印機等，應該設置在和有關人員毗鄰的地方。這種佈局避免了辦公人員不必要的時間浪費，提高了辦公的效率。如果職員在工作時需要到別處走動，那麼職員就沒有被最有效地組織起來。這種不必要的時間浪費，會增加辦公室工作的成本。

　　辦公設備產生的噪音會嚴重干擾那些需要安靜的工作環境才能認真工作的職員。例如，如果一個打字員在一個電話接線員旁邊工作，就不可避免地影響接線員的電話效果。因此，要儘可能地將噪音設備和需要安靜工作環境的職員隔離，即使這種隔離會對工作流程產生一些影響。

　　一個令人愉快的工作環境能提高職員的工作效率。因此在內部設計完成後，有必要對辦公室進行裝飾，以提供一個令人愉快的外觀。