办公室内部设计

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　　办公室内部设计是指为了更加有效地利用空间、灵活运用办公室的资源，并且更加科学地进行监督管理，提高工作质量与行政人员工作的效率，对办公室内部布局进行科学的设计。

　　办公室内部设计主要可划分为开放式、封闭式和全景式三种。

　　传统的办公室都是封闭式的，这种办公室由一系列小办公室组成，小办公室通过回廊连接。每间小办公室只有少数职员，办公工作在各间小办公室里完成，封闭式设计的好处是各种工作互不干扰，并能形成一种紧密的工作群体。

　　目前仍旧有许多小型企业采用封闭式的设计方法。但对于大型企业来说，这种设计方法带来了沟通上的困难，而且还不利于建立标准化的工作程序，也不利于全面管理。而且，封闭式的设计很浪费空间，连结各个小办公室的回廊需要空间，小办公室之间的隔离墙需要空间，每扇办公室门的开关也需要空间。封闭式办公室的这些缺点，以及办公室职员的不断增加，导致了开放式办公室的产生。

　　开放式办公室由一块大而连续的空间组成。在这个空间里有许多不同部门(或称之为办公室子系统)，相互之间完全没有隔墙。办公室和其他办公家具、办公设备排列整齐，并尽可能朝着同一方向，现代办公大厦多采用这种办公室设计方法。开放式办公室主要有以下优点：

　　（1）节约了大量空间(估计比封闭式办公室节约20%或以上的空间)。

　　（2）由于没有隔墙和门，办公室职员可以在办公室里更自由地走动，有利于不同部门之间的工作联系。

　　（3）信息沟通更加容易，内部电话的使用频率降低，相应地减少了电话所产生的噪音。

　　（4）监督管理与封闭式办公室相比有较大改善。这主要是因为办公室经理或办公室监督者能观察到所有或大部分职员的工作情况。监督管理的改善有利于减少职员的懒散情绪，防止职员从事本职以外的事情。

　　（5）由于没有隔墙，办公室的内部设计更富有弹性。搬动办公家具和办公设备、重新安排各部门的位置也比较容易，而且所需费用少。对于封闭式的办公室来讲，这种变动不但麻烦，而且所需费用很高。因此，在开放式办公室中，工作模式的改变是十分容易的。

　　（6）开放式办公室提供了一个顺畅的工作流程，各种信息和文书能顺利地从一个地方传到另一个地方。

　　（7）照明与取暖更容易，安装费用较封闭式办公室低并且实践证明，开放式办公室的经营管理费也更低。

　　当然，开放式办公室也有其不利的一面。开放式的办公室设计方法带来的不利方面主要有：

　　（1）开放式办公室的噪音大。噪音来自不同方面，如不同部门的办公设备(计算机、打印机、复印机)，电话交谈以及其他职员的谈话，走动等。这对职员来说是一种干扰。

　　（2）高级职员也在开放式办公室中办公，这样很可能使他们过多地卷入日常事务而忽视了他们的真正功能。

　　（3）办公桌、办公家具呈对称性的分布形成一种类似车间的古板、非人性化气氛，妨碍了职员团队精神的形成。

　　（4）开放式办公室经常显得不如封闭式办公室整洁。所以必须有良好的监督管理。

　　（5）开放式的设计使得流行性感冒等传染性疾病很容易在办公室职员间迅速传染。

　　典型的开放式布局的办公室如图1所示。

　　尽管开放式办公室较封闭式办公室有着极大的优势，但对于某些工作来说，封闭式办公室仍旧是必须的。它的存在基于以下三个目的：执行一些保密性工作；执行一些需要最大限度地进行集中处理的工作；举行会谈。这些活动对于高级职员(如公司秘书、部门经理、会计师)来说是必不可少的。其他职员，例如公司所需人力和物力的估算人员，由于其工作具有保密性，并需要集中注意力，因此需要封闭式办公室；计算机程序员的工作也由于需要集中注意力而应在封闭式办公室中进行；人事部门的某些职员由于要对求职者进行面试，也需要封闭式办公室。

　　另外，封闭式办公室对于接待来访者、举行会谈也是十分必要的。

　　全景式办公室又称活动图景式办公室，这种起源于德国的办公室内部设计方法己经为许多大型企业所采用。全景式办公室也需要大而开阔的空间，但与开放式办公室不同的是它建立在被称之为“有机规划”的基础之上。全景式办公室放弃了开放式办公室的严密布局，它并不是根据整个办公室的工作流程进行组织，而是将和某个小组的工作流程有关的职员组织在一起工作，形成一个小的工作群体。当然，那些相互关联的工作群体彼此是十分靠近的。办公用具、办公设备等都随机地设置在各个小组(事实上是部门)的工作空间内，每一种设置都力求最好地配合各小组的工作流程。全景式办公室体现的是一种团体观念，这种团体观念使职员有一种归属感，并为某些集中性的工作提供了空间。

　　这种布局既保留了开放式布局的优点，并使各部门相对集中，又弥补了其缺点，避免了相互干扰。所以，尽管它的花费较多，还是被众多 “三资”企业所采用，成为目前最为科学合理的办公室布局(见图2)。全景式办公室的优点如下：

　　（1）成功地使一定的空间容纳了更多的人，节省了空间的同时让职员感到自己受到了管理者的重视。

　　（2）非对称性分布使人感到愉快，从而更易于为办公室职员所接受，但同时又保持开放式办公室的长处。

　　（3）设计方法灵活。

　　在设计全景式办公室时，要对设计方案的每一个细节进行仔细考虑，特别是对环境要进行精心设计。如果条件允许的话，企业在进行设计时要尽量做到下面几点：

　　（1）由于整个全景式办公室空间大，依靠窗户通风不能满足要求，因此，要安装空调。

　　（2）由于空间大，依靠透过窗户的日光己不能提供足够的照明。因此，灯光照明对于全景式办公室十分必要。

　　（3）装修要采用隔音材料。具体方法主要有：在地板上镶上很厚的地毯，在天花板上安装吸音砖，在墙和其他表面(如柱子)使用吸音材料，以减少声音的反射。

　　（4）各个工作群体的工作区域要分开。

　　为了充分利用地面空间和其他办公室资源，企业在进行办公室内部设计时要注意以下几个方面的问题：

　　1、工作流程。办公室的内部设计应尽可能地使工作沿着最短的路径进行。最理想的工作流程是直线型，但在实际情况下很难实行。它需要通道式办公室，并且每个办公室末端都有一扇门。另一种理想的工作流程是圆形或椭圆形，这种工作流程通常是可行的。但工作流程的必备条件是，文书应该一直向前移动，不能向后移动。而这种运动路线会增加文书实际上的传递路程，从而影响行政人员的办公效率。因此，在办公室内部设计中应综合考虑各方面的因素，选择一种最佳的工作流程作为设计的基础。

　　2、监督管理。办公室的内部设计要有利于办公室负责人对工作人员的监督管理。在一般情况下，办公桌通常安排设置，办公室经理或办公室监督者的办公桌设在各排的最前头，就像教室一样。办公监督者的办公桌也可以斜放在办公室的某个角落，以便能观察到所有职员。如果办公室经理或办公室监督者发现有必要拥有一个单独的办公间，这个办公间可以设在办公室的前面部分，并通过玻璃与办公室的部分隔开。总之，无论采用何种布置方式，都要充分考虑监督管理方面的问题。

　　3、联系沟通。办公室的内部设计还应当有利于职员之间、部门之间的联系与沟通。沟通方式主要包括电话沟通、面对面沟通等。联系紧密、沟通(尤其是面对面的沟通)频繁的人员和部门应当安排在相互靠近的地方。图3表明了正常情况下企业各级各类人员之间电话沟通和面对面沟通的频率。

　　4、工作空间。每个职员的工作空间也是办公室内部设计中必须认真考虑的问题。办公室的内部设计必须使每个职员都拥有足够的办公空间。英国政府曾于1963年通过《办公室、工场和铁路建筑物法案》，规定每个职员的最低工作空间为11.3立方米，天花板的高度为3米，这样，每个职员的地面空间为3.77平方米。

　　但是在实际情况中，许多职员往往需要更大的空间。例如，职员移动办公椅(坐下或离开时)需要一定的空间。如果不考虑这方面的因素，职员们很可能就会相互碰撞对方的办公桌，从而干扰彼此的工作。

　　5、扩展的可能性。办公室的内部设计应充分考虑空间扩展的可能性。为了使设计富有最大限度的弹性，许多企业每年都进行办公室空间分析。但是在一般情况下，企业应根据自身办公室的实际情况来确定是否有对办公室进行空间分析、扩展的必要性。企业进行办公室分析时，需要考虑下列几类空间：

　　（1）办公室各层级人员的空间需要。其计算方法是各层级人员数乘以相应的空间标准数。

　　（2）功能区域，包括会议室、邮件室、机房等所需的空间。

　　（3）通道、走廊等所需的空间。为了满足未来的需要，必须预留足够的通道、走廊空间。

　　办公室职员经常使用办公设备，如文件柜、复印机等，应该设置在和有关人员毗邻的地方。这种布局避免了办公人员不必要的时间浪费，提高了办公的效率。如果职员在工作时需要到别处走动，那么职员就没有被最有效地组织起来。这种不必要的时间浪费，会增加办公室工作的成本。

　　办公设备产生的噪音会严重干扰那些需要安静的工作环境才能认真工作的职员。例如，如果一个打字员在一个电话接线员旁边工作，就不可避免地影响接线员的电话效果。因此，要尽可能地将噪音设备和需要安静工作环境的职员隔离，即使这种隔离会对工作流程产生一些影响。

　　一个令人愉快的工作环境能提高职员的工作效率。因此在内部设计完成后，有必要对办公室进行装饰，以提供一个令人愉快的外观。