間接部門

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間接部門(Indirect Department)

　　間接部門也稱事務部門，包括總務、行政、安全、財務、人事、生產管理、產品質量管理、採購、對外承包、成本管理、生產技術、設計、設備保全和工程管理等部門。

　　所謂間接部門是指那些不直接參与生產活動的部門，間接部門的效率改善活動可以參考生產部門的改善活動進行。間接部門改善活動的目的主要有兩個方面。

　　1.追求間接業務的效率化，充分發揮賦予各部門的組織機能；

　　2.培養具備維持和改善業務效率化體質的人才。

　　培養間接部門人才就是提升員工信息收集、消化處理的能力以及相關的業務能力，培養多面手。

　　而業務體質改善主要從兩個方面著手：一方面是減少投入的各類事務損耗，創造高依賴度、低成本的事務體質；另一方面是消除阻礙生產系統效率化的因素，充實和強化業務機能。

　　此外，間接部門的改善活動還包括員工提案活動和自主保全活動，這些活動應該和現場的活動同步進行。

　　間接人員的人數增加得越多，其人均附加價值就會變得越低。雖然有“規模效益”這種說法。但它並下適用於間接人員。如果對這種現象採取置之不理的態度，就會導致企業平添許多不必要的崗位，造成機構臃腫、人浮於事。因此，無論是從降低成本的角度，還是從經營資源合理使用的角度出發，都必須對間接部門實行合理化管理。

　　對間接部門的合理化管理，不僅需要改變許多企業多年來慣用的或現行的工作方法，還要對各部門的責任與許可權進行必要的調整。因此，僅僅依靠企業一部分人弔束推進是無法取得理想效果的，只有全體人員都開始意識到企業必須實行效率化管理，間接部門的合理化管理工作才能真正開始步入正軌。

　　因此，必須集中各部門的人才，組成一個由最高決策者掛帥的團隊，來推進合理化項目的實施。

　　在實施合理化管理的進程中，分析確定企業整體及各部門的目標人員具有非常重要的意義。因此，各部門必須認真分析本部門現在的工作情況，測算出工作量，制定出合理的用人計劃，力求實現企業範圍內的整體人員調整。然後再制定出明確的改善計劃和具體目標。例如，將直接部門與間接部門的比例定為8．5對1．5，在這一前提下，或採取將間接部門人員配置減少10人，或採取將管理費減少10％等做法。

　　將間接部門的功能多樣化，向準直接部門的方向轉變，變成能夠創造直接利潤的體制，這是實現間接部門效率化的重要手段。但是，如果不能將這種政策貫穿始終而流於短期的行為，則會貽患無窮，產生許多負面後果。因此，必須要用長遠的眼光來看待間接部門，要給這些部門以必要的理解、支持和培養。另外，還可以根據經營計劃的需要，同時擴大對企業發展起重要作用的部門，為企業未來的發展作好準備。

　　與生產現場密切合作的間接部門工作現場(非製造部門)中，尤其有關採購、貨倉、生管、技術、設計等部門，也要導入目視管理。

　　至於信息現場方面的目視管理，主要指信息的共有化，業務的標準化、簡單化、原則化等，藉此提供快捷且準確的信息給生產現場，並有效解決問題。具體為：

　　(一)文件管理

　　(1)文件的分類、顏色標示。

　　(2)文件的保管場所標示。

　　(3)文件的定位標示。

　　(二)行動管理

　　(1)人員的動態管理：人員去向看板。

　　(2)個人的月行動計劃。

　　(3)出勤狀況管理：出勤狀況表。

　　(三)業務管理

　　(1)業務標準的手冊化。

　　(2)教育培訓的推進狀況看板。

　　(四)OA設備管理

　　(1)OA機器及資訊的保管場所標示。

　　(2)OA機器、空調等的管理狀況看板。

　　間接部門的TPM活動，主要在於消除無效的勞動，預防錯誤的發生，提高工作效率，確保順暢地處理各項事務。

　　1．TPM在間接部門的方向

　　(1)支持生產單位的TPM活動。

　　(2)各項信息處理加工。

　　(5)消除工作過程中的損失，如：

　　①時間損失。

　　②質量損失。

　　③物質損失。

　　2．間接單位TPM的推進步驟

　　(1)清點文件、賬務及環境等。

　　(2)改善問題點，減少工作損失。

　　(5)制訂工作基準，做成工作手冊，做到有章可循。

　　(4)工作檢查，如需要可對工作手冊進行修訂。

　　(5)自主管理，結合IS09000的推行來運作。

　　3．各部門TPM活動的關鍵

　　(1)銷售：追求最佳的銷售額。

　　(2)企劃：提供正確的戰略企劃方案。

　　(5)人事：人力資源的吸收及培育。

　　(4)採購：提供物美價廉的原材料。

　　(5)生產：計劃及時的出貨期。

　　(6)後勤：力求提高員工在後勤方面的滿意度。

　　1．間接部門的特點

　　間接部門有兩項任務：第一項任務是指生產工程的前期任務，包括設計、生產準備以及材料調配等；第二項任務是作為支援生產的任務，包括確保員工的教育、訓練以及構築快捷的信息體系。

　　與製造現場相比，它主要有以下特點。

　　(1)間接部門實施7S活動的對象主要是與辦公室間接相關的物品，包括辦公場地、辦公設備設施、辦公用具和文件等。

　　(2)製造現場開展7S活動的參與者主要是一線員工，而間接部門主要是一些部門職員，他們對7S的認識與一線員工有所不同。

　　(3)不像生產現場的7S一樣有比較明顯的評價標準，因為沒有明確的辦法評價辦公效率的高低。

　　2．間接部門推行7S活動的必要性

　　多數企業的間接部門都會出現如下現象。

　　(1)文件、單據過多

　　造成文件、單據過多的原因有鼓勵使用書面聯絡、書面報告和書面指示，多餘文件不丟棄，答覆其他部門的文件都整理成資料等。

　　(2)必要的文件、單據卻沒有。

　　3．間接部門推行7S活動的目的

　　(1)減少文件和單據的數量。

　　(2)對企業外部及其他部門的文件儘早作答。

　　(3)擴大辦公室的使用空間。

　　(4)避免遺漏發貨等。

　　4．要點提示

　　間接部門也是企業推行7S活動的部門之一，要摒棄“間接部門不用做7s”、“間接部N7s不好做”等錯誤觀點。