间接部门

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间接部门(Indirect Department)

　　间接部门也称事务部门，包括总务、行政、安全、财务、人事、生产管理、产品质量管理、采购、对外承包、成本管理、生产技术、设计、设备保全和工程管理等部门。

　　所谓间接部门是指那些不直接参与生产活动的部门，间接部门的效率改善活动可以参考生产部门的改善活动进行。间接部门改善活动的目的主要有两个方面。

　　1.追求间接业务的效率化，充分发挥赋予各部门的组织机能；

　　2.培养具备维持和改善业务效率化体质的人才。

　　培养间接部门人才就是提升员工信息收集、消化处理的能力以及相关的业务能力，培养多面手。

　　而业务体质改善主要从两个方面着手：一方面是减少投入的各类事务损耗，创造高依赖度、低成本的事务体质；另一方面是消除阻碍生产系统效率化的因素，充实和强化业务机能。

　　此外，间接部门的改善活动还包括员工提案活动和自主保全活动，这些活动应该和现场的活动同步进行。

　　间接人员的人数增加得越多，其人均附加价值就会变得越低。虽然有“规模效益”这种说法。但它并下适用于间接人员。如果对这种现象采取置之不理的态度，就会导致企业平添许多不必要的岗位，造成机构臃肿、人浮于事。因此，无论是从降低成本的角度，还是从经营资源合理使用的角度出发，都必须对间接部门实行合理化管理。

　　对间接部门的合理化管理，不仅需要改变许多企业多年来惯用的或现行的工作方法，还要对各部门的责任与权限进行必要的调整。因此，仅仅依靠企业一部分人吊束推进是无法取得理想效果的，只有全体人员都开始意识到企业必须实行效率化管理，间接部门的合理化管理工作才能真正开始步入正轨。

　　因此，必须集中各部门的人才，组成一个由最高决策者挂帅的团队，来推进合理化项目的实施。

　　在实施合理化管理的进程中，分析确定企业整体及各部门的目标人员具有非常重要的意义。因此，各部门必须认真分析本部门现在的工作情况，测算出工作量，制定出合理的用人计划，力求实现企业范围内的整体人员调整。然后再制定出明确的改善计划和具体目标。例如，将直接部门与间接部门的比例定为8．5对1．5，在这一前提下，或采取将间接部门人员配置减少10人，或采取将管理费减少10％等做法。

　　将间接部门的功能多样化，向准直接部门的方向转变，变成能够创造直接利润的体制，这是实现间接部门效率化的重要手段。但是，如果不能将这种政策贯穿始终而流于短期的行为，则会贻患无穷，产生许多负面后果。因此，必须要用长远的眼光来看待间接部门，要给这些部门以必要的理解、支持和培养。另外，还可以根据经营计划的需要，同时扩大对企业发展起重要作用的部门，为企业未来的发展作好准备。

　　与生产现场密切合作的间接部门工作现场(非制造部门)中，尤其有关采购、货仓、生管、技术、设计等部门，也要导入目视管理。

　　至于信息现场方面的目视管理，主要指信息的共有化，业务的标准化、简单化、原则化等，借此提供快捷且准确的信息给生产现场，并有效解决问题。具体为：

　　(一)文件管理

　　(1)文件的分类、颜色标示。

　　(2)文件的保管场所标示。

　　(3)文件的定位标示。

　　(二)行动管理

　　(1)人员的动态管理：人员去向看板。

　　(2)个人的月行动计划。

　　(3)出勤状况管理：出勤状况表。

　　(三)业务管理

　　(1)业务标准的手册化。

　　(2)教育培训的推进状况看板。

　　(四)OA设备管理

　　(1)OA机器及资讯的保管场所标示。

　　(2)OA机器、空调等的管理状况看板。

　　间接部门的TPM活动，主要在于消除无效的劳动，预防错误的发生，提高工作效率，确保顺畅地处理各项事务。

　　1．TPM在间接部门的方向

　　(1)支持生产单位的TPM活动。

　　(2)各项信息处理加工。

　　(5)消除工作过程中的损失，如：

　　①时间损失。

　　②质量损失。

　　③物质损失。

　　2．间接单位TPM的推进步骤

　　(1)清点文件、账务及环境等。

　　(2)改善问题点，减少工作损失。

　　(5)制订工作基准，做成工作手册，做到有章可循。

　　(4)工作检查，如需要可对工作手册进行修订。

　　(5)自主管理，结合IS09000的推行来运作。

　　3．各部门TPM活动的关键

　　(1)销售：追求最佳的销售额。

　　(2)企划：提供正确的战略企划方案。

　　(5)人事：人力资源的吸收及培育。

　　(4)采购：提供物美价廉的原材料。

　　(5)生产：计划及时的出货期。

　　(6)后勤：力求提高员工在后勤方面的满意度。

　　1．间接部门的特点

　　间接部门有两项任务：第一项任务是指生产工程的前期任务，包括设计、生产准备以及材料调配等；第二项任务是作为支援生产的任务，包括确保员工的教育、训练以及构筑快捷的信息体系。

　　与制造现场相比，它主要有以下特点。

　　(1)间接部门实施7S活动的对象主要是与办公室间接相关的物品，包括办公场地、办公设备设施、办公用具和文件等。

　　(2)制造现场开展7S活动的参与者主要是一线员工，而间接部门主要是一些部门职员，他们对7S的认识与一线员工有所不同。

　　(3)不像生产现场的7S一样有比较明显的评价标准，因为没有明确的办法评价办公效率的高低。

　　2．间接部门推行7S活动的必要性

　　多数企业的间接部门都会出现如下现象。

　　(1)文件、单据过多

　　造成文件、单据过多的原因有鼓励使用书面联络、书面报告和书面指示，多余文件不丢弃，答复其他部门的文件都整理成资料等。

　　(2)必要的文件、单据却没有。

　　3．间接部门推行7S活动的目的

　　(1)减少文件和单据的数量。

　　(2)对企业外部及其他部门的文件尽早作答。

　　(3)扩大办公室的使用空间。

　　(4)避免遗漏发货等。

　　4．要点提示

　　间接部门也是企业推行7S活动的部门之一，要摒弃“间接部门不用做7s”、“间接部N7s不好做”等错误观点。