信息资源管理

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信息资源管理（Information Resource Management，IRM）

　　信息资源管理是70年代末80年代初在美国首先发展起来然后渐次在全球传播开来的一种应用理论，是现代信息技术特别是以计算机和现代通信技术为核心的信息技术的应用所催生的一种新型信息管理理论。

　　信息资源管理有狭义和广义之分。狭义的信息资源管理是指对信息本身即信息内容实施管理的过程。广义的信息资源管理是指对信息内容及与信息内容相关的资源如设备、设施、技术、投资、信息人员等进行管理的过程。

　　IRM的影响日益扩大，巳成为一个专门的发展领域，受到信息界、管理界、经济界和政府部门的关注，同时也被公众广泛接受。

　　虽然对“什么是信息资源管理”还存在不同看法，但人们一般都认为，信息资源管理一方面是人类在漫长的发展历程中，对文献、知识和信息管理的延伸和拓展，另一方面则是社会经济高度发展、信息成为重要的经济资源背景下发展起来的信息管理思想和管理模式。

　　在不同的社会经济发展阶段和技术条件下，人类对信息过程管理的侧重点是不同的。早期人们侧重于信息源的收集与管理，随着经济的发展和技术进步，人们希望提高信息处理和传递效率、对信息流进行控制。当代，人们从信息利用的角度出发，通过多种方式，对人类信息过程实施综合性管理，对信息进行优化配置，以求达到最大效益。与此对应，我们可以将人类对信息的管理过程划分为传统管理阶段、信息管理阶段和信息资源管理阶段。

　　1.传统管理阶段

　　这一阶段以图书馆为象征，着眼于文献信息源的收藏管理，同时也包含档案管理和其他文献资料管理。

　　虽然人类对知识信息的保存和管理早已有之，但作为一项专门的工作和事业却是在图书馆出现之后才兴起和发展起来的。

　　图书馆是人类社会生活发展到一定阶段的产物。首先是文字的产生，在此之前，人们只能用口头语言和身势动作来表达传递信息。文字的产生使得人们可以将知识和信息记录在一定的物质载体上，这就是最初的文献。人类社会正是由于文字的发明及其应用于文献记录而过渡到文明时代。随着人类社会的发展，这种记录人类经验、知识和信息的文献达到了较大的量，并且内容越来越复杂，给人们的利用和查寻带来困难时，图书馆便应运而生了。收藏和整理文献记录便成为早期图书馆的存在方式和活动内容。

　　早期文献收藏的内容基本上都是社会生活中的各种文字记录，如宗教仪式记录，皇帝的法令、政令，征收赋税、接纳贡物的各种记录，多为各类文书档案。因此早期管理图书和档案的社会机构是同源的。随着社会经济、科技和文化的发展，文献记录的类型大量增加，图书馆作为最初的文献馆藏与管理机构，逐步与档案管理机构分流，成为知识和文献收藏、整理、提供利用的中心，形成了独立意义上的图书馆。

　　图书馆收藏文献的最终目的是为了利用，图书馆自诞生之日起就十分重视“藏”与“用”的统一，为用而藏。但是要有效解决藏和用之间的矛盾是相当困难的。图书馆在其漫长的发展历程中，一直致力于协调这对矛盾，尽量使二者和谐统一。于是，图书馆不仅创造了许多卓有成效的文献整理技术方法，还引入管理的概念，对机构、人、文献整理和提供过程进行综合性管理，已具有现代信息资源管理的萌芽。“图书馆学”在早期曾经使用的名称便是“图书馆管理学” (Library Economy)，1887年杜威在美国哥伦比亚大学创立的第一所图书馆学院用的名称也是“图书馆管理学院”(The School Of Library Economy at Columbia University)。

　　尽管引入了管理的概念和方法，图书馆在解决文献收藏和利用之间的矛盾方面并不是十分成功的，主要原因是文献信息利用在时间和空间上分布都非常复杂。在空间上，即使是一个很小的区域，图书馆面对的也是无穷无尽、不断变化的需求，在时间上则更是一个漫长的分布，入藏图书馆的文献信息源可能在遥远的未来才会被阅读。此时此地之“藏 ”，不知何时何地要“用”。这使得图书馆不得不着眼于文献信息源的收全藏全，以备日后难以预料之“用”，因为收藏总比利用容易把握得多，目标也明确得多。再则图书馆本身就具有文化遗产的保存功能，这就是图书馆为什么重视“源”的管理的原因。

　　传统图书馆重藏轻用、重源轻流的管理模式引起了人们的批评，人们对图书馆提供文献信息服务的效率表示怀疑。本世纪40年代出现了大科学时代的“情报危机”，知识信息呈指数增长，威胁到人类的再创造活动，在科技领域出现了一类新兴的专职信息服务机构。这类机构的任务是对科技信息进行收集、加工、存贮、检索和提供。由于科技信息主要以文献为载体，这类

　　信息机构所从事的实质上仍是文献管理工作，重点是图书之外的文献，如期刊、专利、会议文献等等。我国在50年代中期建立了这类专职信息服务机构，称为科技情报研究所，主要任务是为科研、生产和决策提供情报服务。日本则统称为“情报管理”，实质上包含情报工作的全过程,情报机构主要从事二次文献加工，旨在克服传统图书馆提供文献信息的滞后现象以及过分重“藏”的缺点，文献加工既重视外部特征，更重视内容特征，提供服务的方式主要是文献信息的多向主动传递。

　　科技信息机构与图书馆之间并无实质性差别，它们都是(或主要是)社会公益性事业机构，由国家财政拨款或通过公民税收支持，从事文献为载体的信息的收集、加工、存贮、检索和提供，着眼“文献信息源”的管理。尤其是在大量采用信息技术使得图书馆从书籍世界进入信息世界的背景之下，图书、情报服务更趋于一体化。20世纪60年代之后，二者都更重视管理，并向“信息管理”发展过渡，这从有关的名称更改可以反映出来。例如，国际著名的“专业图书馆协会”(Aslib)在1983年更名为“信息管理协会”(The Association for lnformation Management)。不少专业期刊的名称也纷纷改名或加入“管理”一词。如1963年创刊的《信息存贮与检索》Information Storage and Retrieval)从1975年第11卷起更名为《信息处理与管理》 (Information Processing and Management)；1976年创刊的《图书馆连续出版物》(Serials Librarian)专门加了副标题“连续出版管理季刊”(The Quarterly Of Serials Management)；《社会科学情报研究》(Social Science Information Studies)在1986年易名为《国际信息管理杂志》 (International Journal Of Information Management)，《图书馆藏书剔旧》从1977年更名为《藏书管理》(Collection Management)。

　　上述期刊和协会的更名不仅具有更广的含盖面，而且能够反映图书馆、情报工作在当代具有的“管理”内涵及其发展趋势，即以“信息源”为核心、以文献为主要载体、以公益性服务为主要目标的传统管理阶段正在向信息管理阶段发展，从注重“源”的收藏、整理向注重“流”的控制和管理过渡。

　　除图书馆和情报机构对书籍和各专业领域中的文献进行管理外，政府部门和其他机构的各类行政文件记录也是管理的重要对象。据美国文书协会统计，仅文书类生产所用的纸板总量一项，1960年是43千吨，1980年增长为114千吨，1990年达到240千吨，这一巨大数量的文件档案成为机构的沉重负担，急需进行管理。有人甚至认为，当代IRM实际上是美国文书工作委员会的结果，与1980年简化文书工作有关的准备性工作直接相联系，该委员会提出的20篇文献和简化文书工作法案，正式提出了IRM实施的内容。

　　2、信息管理阶段

　　这一阶段以计算机为工具，以自动化信息处理和信息系统建造为主要内容，着眼于信息流的控制。显然，这是在计算机及其相关信息技术高度发展和广泛应用背景之下发展起来的信息管理模式。

　　计算机研制出来不到 10年就被应用于图书馆的文献加工和管理。1954年美国海军兵器中心把文献号和少量索引词输入计算机，这可以说是世界上第一个计算机信息检索系统，但它仅仅是试验性质的。计算机大批量处理和管理文献信息是由美国化学文摘社开创的。1961年，化学文摘社(CAS)用计算机成功编制了《化学题录》(Chemical Titles)。该题录包括600多种重要的化学化工期刊的宇顺主题索引，由此萌发了上下文关键词索引(KWIC)。由于KWIC可以迅速、廉价生产，很快被其他二次文献的加工所采用，成为相当长时期内通过对二次文献信息的管理来达到对相应的原始文献进行管理的有效途径。

　　这实际上是文献信息管理的一场革命。在这种计算机系统中，只要对原始文献进行一次分析，输入计算机系统，就能从中采选和编制出二次文献索引的信息。这种文献信息加工和管理的计算机化，不仅大大缩短了二次文献出版分发的时差，而且文献收录的范围更加广泛，能满足多样化的需求，给用户带来了方便，推动了数据库的发展。随着计算机技术的发展，其信息处理功能越来越强，使人们对文献的加工有可能从宏观层次向微观层次深入，从文献的外部走向内部，从局部信息扩展为全文信息，极大地提高了人类对文献信息的管理能力，提高了图书馆和情报中心对文献信息流的自动化控制程度。

　　在计算机被用于图书馆和情报中心文献信息加工与管理的同时，也被广泛用于公司、企业和其他各类机构的行政记录处理、财务数据处理和经营活动数据处理。最初这种数据处理仅仅是在局部环节和操作层次上，主要目的是用机器代替手工劳动，提高数据处理速度和效率。随着数据量不断增大，内容日益复杂，不仅需要解决大量数据的处理和组织，还需要对数据进行存贮、保护并在需要时取出，这就促使人们以系统思想为指导，全面考虑组织机构各类数据的采集、加工、存贮、检索、传输和利用，以此为契机，管理信息系统(MIS)及其他各类自动化信息系统便应运而生了。

　　进入60年代以后，MIS在不同的领域有许多应用，产生了很大影响，成为计算机信息系统非常有代表性的、经常使用的工具。以MIS为题研究信息系统和信息管理的论著大量涌现，产生了一整套行之有效的信息系统分析、设计、实施的理论和方法。并且信息系统技术也发展很快，在信息检索系统、办公室自动化系统和MIS基础上，又研制出不同功能的决策支持系统 (DSS)和专家系统(ES)．在分时多用户计算机网络和分布式计算机网络的支持下，国际大型联机信息检索系统迅速发展起来。例如，美国系统发展公司在 1965年开始研制的交互式联机检索系统，能够使用户直接同检索的数据库通讯，进行会话式交流。次年，洛克希德空间与导弹公司便在此基础上建立了著名的 DIALOG系统，使联机信息系统在世界上尤其是美国和欧洲得到广泛利用。人们可以方便地使用远距离的数据库，信息管理和信息利用的空间大大拓展。 80年代，随着微型计算机性能迅速提高，特别是在性能／价格比上的巨大优势，为信息管理提供了新的工具和途径，加上CD—ROM普及利用，使得信息系统出现了结构性变化，从追求覆盖面越来越大、功能越来越综合的大型系统演变到集中式信息系统和分散式信息系统同时并存和相互竞争。不仅有机构为特定目标设计的专用信息系统，甚至建造个人专用信息系统也变得十分容易，使信息系统向多样化方向发展。

　　显然，信息管理阶段着眼于用计算机处理信息，并以计算机信息系统存贮和控制信息，技术因素占主导地位，技术专家作用突出。这一阶段围绕计算机应用创造了许多信息加工处理方法和系统设计开发理论。人们希望在高度发展的信息技术支持下实现信息的有效管理和开发利用。当技术手段达不到预期目标时，人们误以为是技术还不够先进，于是拼命追求最先进的技术的应用，完全忽略了信息过程中其他因素的作用。这种思路在部分人中一直持续到网络时代。

　　3.信息资源管理阶段

　　信息资源管理着眼于对人类信息过程的综合性、全方位控制和协调。这一新概念的提出基于两个原因：一方面是纯粹的技术手段不能实现对信息的有效控制和利用而提出的一种新兴管理模式；另一方面则是当代社会经济发展使信息成为一种重要的经济资源背景下，需要从经济角度思考问题，对这种资源进行优化配置和管理。

　　在第一种背景下，信息资源管理是信息管理从古代到当代的必然延伸，是对信息管理单纯依赖技术手段的否定。如前所述，自60年代以后，信息技术被迅速利用于信息管理，建立了各类现代化的信息系统和网络，人们以为如此便可以一劳永逸地解决信息的有效管理问题。但是，信息技术的高度发展和广泛应用带来了许多新的、复杂的难题，在使用新的信息媒介，追求信息的高效处理、传播、利用和共享的同时，信息安全、信息利益和信息产权等问题变得非常棘手，传统的管理方式和单纯的技术手段都无法应付。而且各类自动化信息系统仅仅是在微观层次上，面向个别的机构和组织，导致信息系统分散化和小型化，使得信息管理和控制反而变得更加困难，宏观层次的信息共享和信息效益无法实现。这种纯技术的信息管理逐渐暴露出许多问题和缺陷，使人们不得不思考信息管理的方向，特别是“信息过程”中与人相关的问题，这可以说是最复杂、最难处理的．于是在进入70年代以后，人们着手利用行政的、法律的和经济的手段，从微观与宏观结合上协调各种矛盾、冲突和利益关系，妥善处理信息管理中人与物的复合关系，逐步形成了信息资源管理的思想和观念。

　　信息政策和信息法律属于信息管理的人文范畴，主要功能是规范和约束信息活动中人的行为，规定各方面的责任、权利和利益，协调信息活动内外的各种关系。两者相比，信息法律作为管理手段具有更长的历史。根据大多数专家的意见，把1624年英国颁布的《垄断法》作为现代专利法产生的标志，而专利思想则早在13世纪就开始萌发了。 1710年英国颁布的《安妮女王法》被认为是世界上最早的版权法。这些法律说明，人类早就开始用人文手段对知识信息的利用进行管理和调节，信息政策则是在本世纪70年代适应信息活动的宏观管理需要而兴起的，很快就成为一个受到各国关注的新领域。今天，信息政策和信息法律已经形成一个比较完备的庞大体系。一般来说，信息法律和信息政策都具有明显的地域性，不同的国家和不同的地区有各自的信息政策和信息法律，采取不同的行政手段进行管理。信息政策和信息法律必然受文化背景、社会经济发展水平，意识形态等社会人文因素的影响和制约。

　　经济手段的引入主要基于这样几方面的原因：①用于信息活动的预算有限，且有紧缩的趋势，需要合理分配各项开支；②信息系统所采用的各种技术设备越来越昂贵，信息服务的耗费越来越大，需要对成本效益进行认真分析；⑧信息和信息服务中的有偿成分增多。这些都需要用经济手段对信息和信息活动进行管理。如美国著名信息学家D·金格 (D．W．king)所说，过去10午间，信息经济学对于理解和评价信息传输系统(Information Transfer System)起着重要作用，经济学的理论方法已成为研究信息传输系统开发各阶段(调研、评价、设计、实施、操作、计划等)不可分割的部分。

　　在第二种背景下，信息作为一种重要的经济资源，是当代社会经济高度信息化的必然结果。既然是经济资源，它的管理模式就与在公益性信息活动基础上形成的信息管理模式有很大差别，也不仅仅是如前文所说的在公益性信息管理中局部采用一些经济手段和方法，而是需要全面考察信息作为经济资源的性质、利用状况以及效用实现的特征与规律，在时间、空间和数量上对其优化配置，从经济角度对其进行管理，使其效益达到最大化。这已经远远超出公益性信息活动中资源共享的意义。

　　卢泰宏同志曾用“概念框架”的方法来研究和比较信息管理不同阶段的特征，将信息管理划分为传统框架、网络框架、微观框架、系统框架、政策框架和资源框架，并从相近的主题概念、

　　发源领域，管理特征，基本功能与目标等6个方面进行了比较。在这种认识框架中，信息资源管主要被看作是人类对信息管理的发展，是综合利用技术、经济、人文手段对信息进行管理的新模式。

　　进入90年代以后，以因特网为基础的全球信息高速公路建设正在改变人类的信息活动方式。高速信息网将成为信息资源存贮和传播的主要场所。高速信息网上信息资源种类繁多、分布面广，而且都是数字化及其他信息媒介为基础的电子信息资源，可以利用现代信息技术进行制作、加工、传播、转换和二次开发。

　　高速信息网把方便的信息服务带进了家庭和办公室，使人们可以像使用自来水和煤气一样方便地使用全球信息资源．但是，高速信息网络并没有带来一个真正高效有序的信息空间。相反，网络的迅速扩张带来的信息污染、信息混乱、信息犯罪、信息侵权远远超出了传统意义上的‘情报危机”，也远比信息技术局部利用带来的问题复杂得多，首先是信息量急剧增长，网络无序扩大，网上信息陷入严重混乱，人们难以通过网络获取所需要的信息；其次是信息污染，由于各种进入因特网的网络和信息资源没有质量控制标准，至使一些质量低劣、粗制滥造的网络联入，使因特网通信混乱，加之淫秽信息泛滥和病毒感染，网上信息污染日趋严重；第三是信息侵权和安全问题，由于因特网的巨大开放性，进出方便、存取自由，任何个人和团体均可以把自己的计算机和局域网联入，同时可以通过网络的任一节点终端获取网上信息，使得网络信息安全大大下降，信息产权保护十分困难；第四，根据网上需求和效率配置网上信息资源难度更大，

　　高速信息网络曾经是人类梦寐以求的实现全球信息资源共享和有效利用的巨型系统，可以说是当代信息技术集大成者，它在给人类带来巨大的“利”的同时，也带来严重的“弊”。如果弊不除，因特网非但不会成为真正畅通的信息高速公路，反而会演变为充满混乱和病毒的荒蔓丛林。这再次说明，对信息资源的管理仅有技术是行不通的，必须把技术、经济、人文手段有机结合起来，对网络信息资源进行管理，才能带来真正有序的信息空间，实现信息资源效用最大化。可以认为，面向高速信息网络的信息资源管理是面向21世纪最有魅力的课题之一。

　　1.联系

　　两者的根本目的是一致的，都是为了提高企业的竞争力，提高企业的竞争优势，为企业服务；竞争情报中的一部分来源于信息资源，又高于信息资源，是对内外信息资源分析与整合的结果；竞争情报工作的整个工作流程都贯穿于信息资源管理的全过程，竞争活动驱动信息资源的生产、服务与创新。

　　2.区别

　　竞争情报侧重于对信息资源进行加工处理，综合利用，为企业提供决策支持、项目服务，是一种高层次的信息服务；而信息资源管理是一种企业管理方法和策略，不仅要提供信息服务，还包括了对人、设备、及制度等一系列信息活动要素的管理。也可以说竞争情报为企业的竞争策略、生产决策、开发新市场等宏观策略服务，而信息资源管理致力于对企业内外部正式交流信息的管理，而不包括非正式交流信息(如人际交往、电话、会议等)的管理，而非正式交流信息却是竞争情报的重要来源。

　　信息资源之所以在当今社会受到人们的青睐，得到普遍的重视和广泛利用，其根本原因在于它对人类社会的生存和发展具有十分重要的作用。信息作为构成客观世界的三大要素之一，其基本作用就是消除人的认识的不确定性，增强世界的有序性。对于现代的企业来说，信息资源也是一个企业赖以生存的重要因素之一。而信息资源管理的核心内容就是信息资源的合理配置。信息资源的充分开发和有效利用则是信息资源管理的基本目标。在社会的多元开发与多层次组织中，信息资源的形态呈多样化趋势，各种形态的资源在形态转化中相互作用，成为一体，由此形成社会的信息资源结构，在企业中也是如此。

　　信息产生于人类的活动，就我们所使用的信息而言，大致有三种状态：接受状态，既存在于人的头脑中，被人理解或吸收的状态；记录状态，即信息存在于各类载体中的状态；传递状态，即各种方式的信息传播。而从信息资源的存在方式来分的话，大致可以分为口头信息，文献信息和实物信息资源。而这些信息的掌握有两种状态，那就是个人的和公共的，其中公共信息资源掌握在公司，大学，科研机构等地方。由于信息在不同机构和个人的掌握中，所以信息的交流和整合对于信息资源开发来说非常的重要。根据下图1信息交流系统可以看出，虚线以上是直接信息交流过程，在这个过程中明显带有个体性质，由个人之间直接进行，而虚线一下是间接交流过程，它是通过科技服务和科技文献、信息服务进行交流的过程。因此对于信息资源管理来讲，对于间接交流的部分，由于已经形成了较为固定和规范的信息文件，信息资源的开发和管理都是比较容易的，但是对于直接交流的部分，由于它的个性特征，很难进行规范化的管理，同时，这部分信息可能对于企业的决策来说非常重要，所以也是信息资源管理的一个重要的部分之一。

　　信息不对称理论研究的是在实际生活中所存在的各方面所掌握的信息的不对称问题，这对于信息资源管理来说有着很重要的影响。信息不对称理论的基本内容可以概括为两点，其一就是有关交易的双方之间的分布是不对称的，即一方比另一方占有较多的相关信息；其二就是交易双方对于各自在信息占有方面的相对地位都是非常清楚的。

　　对于信息资源管理来说，实现信息资源的有效配置，就要从开发信息资源着手，而开发信息资源就要从信息资源的交流过程人手。我们在上面的论述中知道，信息资源的交流大致分为两个层次，即直接交流和间接交流，而信息资源管理的难点就在于直接交流这一部分。根据信息不对称理论，在现实生活中，获得信息往往是非对称的，对于个人来说，所掌握的信息有两个部分：公共信息和私人信息，对于机构来说所掌握的信息就有公开信息和内部信息，专指性信息与浏览性信息。

　　如果就一个世纪的决策过程或者行为方式，用信息环境来衡量，所掌握的信息不完全、不充分、或者只占有部分信息，就形成了信息不对称环境。信息不对称，会使行为过程发生扭曲，产生很多缺陷障碍，影响正确执行制度，甚至降低企业的经济效益。对于决策者来讲，信息不对称对于企业的重要决策有着重要的影响。而信息资源管理本来就是辅助企业决策，尽可能的消除信息不对称的现象，因此研究信息不对称理论对于信息资源管理的工作有着重要的意义。

　　信息不对称环境下会对于信息资源管理产生一些障碍。

　　首先是时滞现象。信息在活动过程中因为受各种因素的不良干扰与影响，有时就会出现信息过剩、信息阻塞或者信息过时。增加了获取信息的难度，表现出一种难以克服和无法避免的状态。

　　其次是限制现象。信息具有消耗成本的制约，大量的搜寻、过度的检索会使信息本身的成本加大，从而在接受信息的时候受到约束。

　　最后是激励制度，由于直接交流的影响和信息制度的不健全，使得个人的信息不能够得到共享，浪费了大量的信息资源。

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