公共信息资源管理

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什么是公共信息资源管理

  公共信息资源管理是指在行政系统内,按一定的要求,通过对公共信息诸要素(内容、载体、手段、工作者等)及其运作的组织,使之达到为公共管理服务的目的。

公共信息资源管理的必要性

  1、从行政信息的服务性质来看,行政信息本身是一个系统,但非封闭的,亦非与行政管理分离的。它不仅要实现与外部信息沟通,而且要服务于行政管理。没有科学的管理信息沟通则杂乱无章,为行政管理服务也只能是有名无实。行政信息只有在良好的管理中,才能达到程序化规范化、科学化,为行政管理提供及时、全面、有效的服务。

  2、从行政信息的反馈机制看,行政信息的反馈机制,就是把信息系统输出去的信息作用结果返送回来,并对信息的再输出发生影响的控制作用。信息如果是一传了之,信息发出者对其作用如果不闻不问,那么再准确、及时的信息,也可能是不中的之“废矢”或不知中的与否的“盲矢”,失去信息应起的作用。

  3、从行政信息的急剧增长看,现代社会科技革命的兴起,经济发展的猛进,政治局势的变幻,使信息发生量骤增。加之原有信息量的高度积累而引发的信息含量再生性突进,信息的种类、数量有了极大增长。这就要求对行政信息的捕捉要快、广泛,加工、传递也要高节奏、高效率。综合这些要求,要跟上时代的变化,必须抓好抓紧行政信息管理。

公共信息资源管理的要求

  1、真实和全面。行政信息对所涉对象的活动、特征的反映必须真实,信息失真,其传递越快、越广,可能造成的失误和损失就越大、越严重。

  2、及时和适用。信息贵在及时,这是由其时效特性决定的。行政事务、对象和环境不断变化,对能反映其变化的信息,若收集或处理迟缓,一旦时过境迁,其原有价值再大,也只得用其一二,甚至一无所取。

  3、连续和反馈。信息的连续,就是要保证其与外部环境交流的持续性和自身各环节相互衔接的连贯性。为此,必须通过反馈来控制,根据行政活动的新需要,环境的变动及内容衔接中出现的新情况,不断调整信息流动方向与衔接方式。

  4、充分和经济。充分是对信息手段与条件而言,它有两点含义:一是种类全,一是质量高,能适应现代社会对信息工作的要求。充分与否同实际需要和可能直接相关,其中有经济原则的作用。追求手段、条件的充分性,不能超出需要与可能,盲目地增添人员或物资

公共信息资源管理的内容

  行政信息系统是行政管理系统的基本构成要素,其本身又是将信息提供给行政管理者的职能系统,它由人、载体、技术和数据等要素构成。这些要素即行政信息管理的具体内容。

  1、对信息工作人员的管理。

  这包括三个方面:

  (1)素质训练,即职责教育与技术培训;

  (2)人员的组织,信息工作由不同岗位的工作者共同承担,其组织是否合理,对信息工作的整体效益影响甚大;

  (3)机构设置,即信息工作机构的健全与适时的调整。

  2、对信息载体的管理。

  行政信息载体包括纸张载体或印刷载体、电子载体和激光载体等。随着科技的进步,后一类载体所占比例与所起作用日益增大。

  3、对信息技术的管理。

  信息技术是现代科技发展到一定阶段的产物,它以电子计算机为中心,包括电讯、缩微复制、声像等技术和手段,用于信息的收集、贮存加工和传递。信息管理的系统方法、系统工程方法以及信息处理网络技术、检索技术等,都必须与信息技术相结合。信息技术的使用,是现代管理方法的不可或缺的条件。

  4、对数据的管理。

  数据作为各种信息的物理表现形式,是事物定量分析的依据。信息系统中数据的多少及其结构方式,是这个系统的管理规模和水平的重要标志。

公共信息处理的基本环节

  公共信息处理是信息管理诸要素综合作用的过程,是信息管理的具体体现。作为一种动态活动,它包括四个基本环节。

  1、信息收集

  信息收集的程序可分为三个步骤:(1)确定需要。信息收集是有目的的信息选择。(2)制定计划。收集之前,要根据所需信息的内容、范围和时限作出安排,明确步骤,并在数量、时间、种类上加以具体限定。(3)组织实施。计划确定后,应组织人力与技术手段付诸实施。

  2、信息加工。

  信息加工方式有三:(1)分类。对无序相混的信息,按一定的标准如时间、空间、问题、事件等分类,并编制索引、目录,使之达到有序和规范。(2)比较。对同类信息或连续的信息的比较,可为管理者对行政事务的历史、现状及趋向的分析获得客观依据。(3)综合。不同时期、不同侧面的信息,经过综合处理,其效用会得到增强,并会由此产生具有新质的概念或结论。

  3、信息传递

  信息传递既是加工过的信息向使用者的供给,又是直接使用信息的一种形式,如通过信息传递实施组织、控制与指挥。(1)传递方式。行政信息的传递方式很多。按传递方向可分为单向与双向。按传递手段可分为书面传递、口语传递与电讯传递、激光传递等。(2)传递的要求及保障。行政信息的传递,不论其方式如何,都必须及时和准确,这是最根本和最高的要求。传递迟缓或失真,均会造成决策失误、组织失控与指挥失利。

  4、信息贮存。

  信息贮存并非价值丧失或使用完结,信息贮存的特殊作用,对行政管理有重要意义。信息贮存不是简单地存放,它有一定的规则与要求。

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