合同审计

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合同审计(Contract Audit)

目录

什么是合同审计

  合同审计是指内部审计机构和人员对合同的签订、履行、变更、终止过程及合同管理进行独立客观的监督和评价活动

合同审计的意义[1]

  在当前,开展合同审计的工作,具有很重要意义:

  • 通过合同审计,有助于强化企业内部控制机制,加强相关业务部门责任
  • 通过合同审计,有助于确保合同合法合规,避免或减少经济纠纷,防范合同风险
  • 通过合同审计,有助于依法维护合同当事人的合法权益。

合同审计的主要内容[1]

  (一)合同签订前审计

  合同签订前审计是合同审计的重点和关键,因为合同签订过程中的任何疏漏或失误,都有可能给企业造成损失或带来风险。对于重要的合同内部审计机构应当及时掌握情况,加强全过程监督。合同签订前审计的主要内容包括:

  1、审查签订合同的必要性。主要审查合同内容是否符合企业目标,合同项目是否列入企业计划,是否已安排了相应的财务预算

  2、审查合同的合法性、合规性和合理性。主要审查合同是否符合国家法律法规和规范性文件的规定,是否违反国家利益或者社会公共利益;审查合同是否符合本企业的规章制度要求,履行该合同是否给本企业带来预期利益;审查对方的主体资格是否合法,签订合同的当事人是否有签订该合同的权利,对方是否有履行该合同的能力和诚意,选择对方签订合同的理由是否充分。

  3、审查合同条款的真实性和完整性。合同条款的完整性,主要审查是否符合合同法的规定(具体内容包括当事人的名称或姓名和住所、标的名称、标的数量质量、价款或者报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法等是否完整);合同条款是否规范、用词是否准确。合同条款的真实性,审查是对标的数量、质量、价款等重要条款除了审查形式上的完整性还要审查其真实性、合理性,如合同当事人的信誉、经营范围履约能力售后服务;合同的内容是否可行,是否经过单位相关部门的论证。

  4、审查合同在企业内部是否经过相关部门的会签,拟签订合同的人是否得到适当的授权,合同拟盖公章是否符合企业的规定。

  (二)合同履行过程的审计

  主要审查履行合同的主体是否是合同的当事人,有无由他人代为履行的情况;审查双方是否按照合同约定行使自己的权利和承担应尽的义务;合同当事人履行合同的地点是否与合同约定相同;以分次、分期、分部履行的方式签订的合同,其履行方式是否约定一致;合同的履行费用结算是否符合合同的约定,优惠承诺是否按照合同约定进行结算;履行该合同是否达到预定的效益;对合同执行过程中存在问题,有关职能部门是否及时查明原因并予以纠正;合同违约责任是否按法律规定或者合同约定进行;合同纠纷的处理是否及时、合法、合理。

  (三)合同变更审计

  合同变更的审计是指对当事人修改或者补充的合同内容进行的审计。具体审查的内容包括:合同的变更理由是否充分,有无欺诈、胁迫、重大误解、显失公平而导致合同权利义务对一方当事人不合理、不公正的变更;合同的变更是否经双方协商一致,合同当事人是否履行法定程序;合同变更是否损害公共利益;变更条款是否真实、完整。

  (四)终止合同的审计

  终止合同的审计主要包括:合同终止是否符合合同法规定的情形;合同的权利义务终止后,当事人是否遵循诚实信用原则,根据交易习惯履行通知、协助、保密等义务;对已解除的合同,当事人是否依照法律、法规规定办理批准、登记等手续;解除已履行的合同后,已履行方是否根据履行情况和合同性质,要求对方恢复原状、采取其他补救措施和赔偿损失

  (五)合同日常管理审计

  主要审查企业有无设置专门的合同管理机构,合同管理机构,合同管理人员是否具有具备相应的资格,合同管理制度是否完善,有无重大合同变更的风险防范措施;审查合同的归档和保管是否完整。

合同审计的主要方法[1]

  (一)询问法

  包括问卷调查法面谈法专题讨论法等。实际工作中多采取问卷调查法。调查问卷可以从以下方面进行设计:合同管理机构设置及人员配备情况;岗位职责制定及履行情况;合同管理流程情况;合同管理基础工作,如相关合同管理制度、合同管理台账、合同档案管理是否建立健全等。

  (二)流程图法

  主要是将招投标、委托授权、合同签订、合同履行、终结及售后服务全过程,以流程图的形式绘制出来,从而识别合同风险。这种方法比较简洁和直观,易于发现关键控制点风险因素

  (三)测试表法

  主要是将合同各关键控制环节以测试表的形式进行测试,以查找合同管理的风险点和控制缺陷,分析其潜在的影响和重要程度,提出规避和防范风险的措施。测试表主要包括:

  1、市场准入控制测试表。主要测试当事人的资质、市场准入情况以及合同转包分包情况。

  2、招投标和授权批准控制测试表。主要测试经济业务是否按规定进行投标、投标过程是否规范、招投标收入是否纳入统一财务管理、合同签订程序是否到位、甲方代理人是否持有委托授权书等。

  3、合同条款内容及履行情况测试表。主要测试合同的标的、数量、质量、价格、履行期限、地点、方式、违约金和赔偿金是否明确具体,履行情况如何,付款凭证的数据是否与物资验收单、发票、合同履行结算单相一致等。

  (四)现场观察

  深入合同相关方现场,了解合同双方的资质资信情况,观察工艺流程,获得第一手资料。其客观性较强,是保证审计质量的有效途径。

  (五)历史分析法

  审查与合同相关的财务统计企业管理历史资料,如通过检查车辆索赔记录及其他风险信息,确定已投保车辆发生的修理费是否计入有关项目中。

  (六)环境分析法

  主要是对相关方社会环境变化趋势,可能变更的法律法规等进行深入分析,查找风险因素和潜在影响。

合同审计方式[1]

  合同审计一般采取送达审计网络审计就地审计等方式。送达审计,即企业内部合同主管部门或主办单位对合同文本、合同条款事先确定、并经有关部门审查后,送内部审计部门审计。

合同审计的程序[1]

  1.进行合同审计,除应遵循审计工作的一般程序外,按以下程序进行:

  信息收集。合同审计人员对合同主管部门或主办单位送交审计的合同进行审查前,了解与所签合同有关的政策、规定、技术标准、规范以及价款、酬金计算依据等。

  信息审查。审计人员对合同立项依据、主体资质、对方资信、合同内容及签订程序等进行审查。

  合同签订。经审查合格的经济合同,由主审人签署意见并签名,经内部审计部门负责人审核同意后,盖合同审计专用章,送交合同经办(主办)单位或部门办理合同签订手续,内部审计部门进行合同审计台账登记;对审查不合格的或需要修改的合同,由内部审计部门出具审计意见,退主管部门或主办单位重新拟订或进行修改。重新拟订或进行修改后的合同再报经审查合格后,盖合同审计专用章,送交合同经办(主办)单位或部门办理合同签订手续。

  跟踪审计。合同执行中,根据需要,审计人员对合同执行结果进行跟踪审计,了解合同履行情况,审查有无违约行为,并协助有关部门进行处理。

  2.重要合同审计。合同签约前,对合同标的金额过大,和对本企业有重大影响的合同,包括物资采购投资租赁、工程建设等合同,合同主审人员应:

  参与合同调查和技术谈判调查了解工程情况,进行工程量测算,掌握对方履约能力、企业信誉、履行合同条件、有关政策规定等方面的问题,以保证合同的合法性和合同条款的正确性;了解草签合同的技术标准、规范等。

  参与合同商务谈判了解草签合同的价款、酬金计算依据;进行标的测算和封标,监督招标投标工作。

  参与议标合同谈判在合同签约之前参与谈判工作,使之在调查中掌握的问题在谈判中得到解决。

  3.审计签证:合同的签约、履行、结算审计可不下达审计通知书,按审计签证项目程序执行。

合同审计案例分析[2]

案例一、A公司委托加工合同审计

  一、基本情况

  2004年4月份A公司内审人员对生产部外委加工制作配管合同进行审计,承揽单位甲厂于2004年4月承揽加工制作配管,其合同价款为296208.04元,其价格构成是按焊接工艺的工时计算的。

  二、审计中发现的问题

  内审人员实地审计,配管外委加工制作程序是承揽单位只是派焊接工人到“管线分厂”进行焊接配管工序。用工方式是属于出劳务,而不是承揽单位独立完成配管制作安装。因此执行按焊接工艺的工时计费并结算的办法是不合理的,而应改为按劳务费结算。经过实地审计甲厂有11名工人到管线分厂进行焊接配管工序,按照公司劳务费结算规定,该合同按劳务费结算应为80945.45元,这样为公司减少损失215262.59元。

  三、审计建议

  内审人员提出为了规范配管外委结算价格,降低公司成本,建议公司价格主管部门规范配管外委结算价格。价格主管部门于2004年5月将配管结算办法修改为按劳务费年度总包干。规定承揽单位甲厂2004年按劳务费年度总包干为34万元。承揽单位于2004年先后结算3次,分别是2004年4月2日结算80945元,2004年6月24日结算210681元,2004年11月12日结算123201元,年累计结算额为414827元。经过审计超出年预结算额64827元。内审人员将其超出部分扣除,为公司减少损失。

  四、审计分析及评价

  对外委托加工工业企业比较常见的生产方式,外委加工合同审计也是工业企业内审部门日常工作之一,A公司内审部门主要针对外委加工合同执行情况进行审计,而没有对合同签订程序和条款进行审计,其合同审计不是很完善,不能做到防患于未然。鉴于企业内审人员一般不多,内审部门对于这类合同的审计就需要讲究策略,多采用抽查和事前审计的办法。

开展合同审计的配套措施[1]

  第一,建立企业合同管理制度,明确各部门的合同责任和企业重大合同必须经过审计。该管理制度应当明确规定审计部门、其他业务部门在签订和执行合同过程中的责任和权限;哪些合同属于重大合同,必须经过审计;合同审计的主要程序和办理办法;合同的审计要点。同时必须明确规定未经审计的重要合同,财务部门不得支付任何相关款项。这是开展合同审计的制度保证。

  第二,制订较为详细具体的合同审计实施办法,以指导企业合同的审计。这是搞好合同审计的必要条件。

  第三,配备相应的审计人员,专司合同审计之职。规模比较大的企业可以下设专职合同审计部门,或者设专人负责合同的审计。在人手不够时,可以考虑聘请兼职审计人员,实施交叉审计。

  第四,得到领导支持和重视合同审计。领导应在审计方面给予足够的支持人力上给予支持;在出现不同意见时,能全力支持审计部门的正确意见;经常听取审计部门对重要合同审计结果的汇报,并对提出的问题督促及时处理。这是搞好合同审计的必要条件。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 朱亚红.浅谈合同审计.中国集体经济2009年第12期
  2. 尹维劼.现代企业内部审计精要.中信出版社,2006年02月第1版.
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