採購監控
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採購監控(Procurement monitoring)
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什麼是採購監控[1]
採購監控是指對採購活動進行的監控，包括對採購的有關人員、採購資金、採購事務活動的監控。
採購監控的內容[2]
採購監管與控制其主要目的是為了保證實現採購工作的目標和完成採購購監管與控制是採購主管的重要職責，也是直線管理人員的重要職責，採購制的主要依據是採購計劃，因為在採購的運作過程中，實際工作與採購計劃現偏差，而採購監管與控制的職責就是糾正偏差的過程，採取各種措施，把合要求的採購活動納入到正常的軌道上來，使企業穩定地實現採購的目標，理工作的一項重要內容。
採購監管與控制的目地就是實現“5R”的採購、目標，即適時(Right Time)、適質(Right Quality)、適量(Right Quantity)、適價(Right Price)、適劃(Right Place)。
採購監控的原則[3]
(1)儘可能最低價：
採購人員應以詢價、勞務的價格為最低價。報價、比價、讓價，或公開投標的方式，確保所採購的商品或
(2)合格的供應商：
供應商的優劣，直接影響採購商品或勞務的價格、品質、交期及服務。合格的供應商應具備一般管理、生產管理、品質管理及財務能力，且以政府核准，領有正式執照的廠商。企業的採購人員、管理人員、設計人員及財務人員，應在交易前對重要供應商的合格性，加以評估。
(3)合乎企業需要的：
數量——訂購單的數量應依據請購單的數量。供應商交貨的數量，應為訂購單的數量，並經檢驗無誤。
品質——訂購單應訂明品質規格的標準或要求。供應商交貨的品質，應經管理部門檢驗合格。
交期——訂購單所要求的交期應依據請購單。供應商的交期應遵守訂購單的要求，不可過早交貨或逾期交貨。
企業因採購商品或勞務所產生的應付帳款，應註意入帳金額的正確性(時間及金額)，付款期限應經最高財務主管核准及考慮付款方式的安全性。
採購監控的方法[4]
針對採購監控的對象不同，可以分別採取不同的監控方法。
(一)對採購目標的監控
採購目標要明確，不能隨意變動。在執行採購活動時，不能偏離目標，要儘可能保證目標的實現。
(二)對採購方式的監控
從企業採購的實際情況來看，常用的採購方式主要有三種，即議價採購、比價採購和招標採購。
(三)對採購人員的監控
(1)加強採購人員的素質管理。採購人員應當具備較高的道德素質，要有敬業精神，熱愛企業；要品性正派，不貪圖私利；採購人員應當有較高的業務素質，對材料的特性、生產過程、採購渠道、運輸保管、市場交易行情、交易規則等有深入的瞭解；採購人員應當思維敏捷。表達能力強。
(2)制定採購人員行為規範。要經常就規範加以宣傳，一旦有人違反該行為規範，應及時、嚴格執行獎懲。
(四)對採購資金的監控
首先，對於採購資金的使用要建立起一套嚴格的規章制度，資金的領取、審批、使用，一般要規定具體的許可權範圍、審批制度書面證據制度。對於貨款的支付，要根據對方的信用程度，具體的風險情況進行穩妥處理。例如，一般貨款的支付，要等到貨物到手並驗收合格以後，再付全部貨款；差旅費的領取金額、領取的審批等都要有較詳細的規定。其次，採購人員必須按照預算使用採購資金，努力使採購計劃符合實際，貫徹既保證生產又節約的原則，需要什麼就採購什麼，需要多少就採購多少，對採購的順序也要做到心中有數。
(五)對採購信息管理的監控
採購監控過程是通過採購信息的傳輸和反饋得以實現的。由於採購業務牽涉範圍廣、涉及的部門多，要使採購業務順利進行，必須要求採購部門與企業內部的其他部門之間達成良好溝通，而這依賴於信息在各部門之間的有效傳遞。如採購部門與生產部門之間為了確保原料供應的穩定性，需要經常交換信息，生產部門應儘早通知採購部門有關產品的生產計劃與材料的需求計劃，使採購部門有充裕的時間尋求貨源，與供應商議價。而採購部門與倉儲部門、採購部門與財務部門等之間也同樣需要交換信息，以確保庫存空間充足和貨款的順利支付。
因此，採購信息管理的關鍵是確保信息在企業各部門之間的真實、無障礙傳遞。這對於採購監控的實現是至關重要的。
(六)對採購貨物接收的監控
採購的貨物到達合同約定的場所時，應及時進行驗收工作，對於合格的貨物，要儘快接收；對於不合格的貨物，要視情況做出不同的處理。
