文字表達能力

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文字表達能力(Written Communication)

　　文字表達能力，也就是文字水平的能力。運用語言文字闡明自己的觀點、意見或抒發思想、感情的能力，是將自己的實踐經驗和決策思想，運用文字表達方式，使其系統化、科學化、條理化的一種能力。

　　作為一個經理人必須具備較高的文字表達能力，即寫作能力。文字表達的體裁很多，但經理人常用的主要有書信、計劃、通知、報告、總結、論文等。

　　(1)書信。

　　書信是生活、學習和工作中用得最廣泛的一種形式，可分為一般書信和專用書信2種。

　　一般書信是個人與同志和親友聯繫或交換意見時使用的一種文體。它應用廣泛，表達方式靈活，有固定的格式，針對性強，可以無拘束地暢所欲言。 一般書信由稱呼、正文、結尾、署名、日期五個部分構成。

　　專用書信，是單位與單位之間或個人與單位之間進行工作聯繫或為了完成某項任務表達某種特點的思想感情的書信，它具有一般書信的格式，但沒有一般書信自由靈活。如慰 問信、感謝信、賀信等。

　　(2)計劃。

　　計劃是把工作的目的、意義、安排用書面形式寫下來，對工作、生產、學習起組織指導作用，以減少盲目性，提高工作效率。計劃的種類很多：

• 按性質分，有學習、生產、工作計劃；

• 按範圍分，有企業、 某項事業、個人計劃；

• 按時限分，有年度、季度、月、周計劃等。

　　計劃沒有固定的格式，一般分以下幾部分：

　　標題，即計劃的名稱(如計劃還不成熟或未經討論通過，可註明“初稿”、“草案”)。

　　內容，即計劃的正文，一般包括情況分 析、目的、任務、措施、步驟以及完成的期限等。

　　計劃正文要分條分項地寫清楚：訂計劃的日期、時間和單位名稱寫在正文的右下方。

　　(3)報告。

　　報告是下級機關向上級機關彙報工作，反映情況，請求指示和批准的一種公文，根據報告的內容和目的，可以分為工作報告、情況報告、調查報告、請示報告等。

　　報告的 結構一般分標題、正文、簽署3個部分。

　　標題一般由作者(發文機關名稱)、事由(報告的主要內容)和公文名稱(報告的種類)3部分組成。

　　報告的主體正文分為開頭，反映情況，陳述理由、提出意見，建議或請示3個部分。

　　簽署是報告的落款，由報告人，發文年、月、日，印章3部分組成。

　　(4)總結。

　　總結是企業或個人對前一個時期的工作或學習進行分析和研究，總結經驗和教訓，找出規律性的東西，以指導今後工作。總結的種類較多：

• 按性質分，有工作總結、學習總結、思想總結、生產總結；

• 按範圍分，有個人總結、集體單位總結；

• 按時間分，有年度、季度、月份總結等。

　　寫總結沒有固定的格式，要根據總結的目的類型、使用場合來決定。一般的總結為標題、正文、署名和日期3部分，署名和日期寫在正文的右下方，總結的語言要求準確、簡明、嚴謹。

　　(1)下決心、有毅力、勤讀書。

　　文字表達能力的提高，不是一蹴而就的，但也不是高不可攀的。只要下決心、有毅力、勤讀書，堅持不懈，不斷努力， 就會達到成效。

　　(2)要善於調查研究，提高觀察思維能力。

　　要寫出高水平的文章，最重要的是經過實踐，對研究的對象有精辟的認識，能夠提出富有新意的觀點。要做 到這一點就要在實際工作中深入生活，深入實踐，搞些調查研究，總結觀察事物本身變化和其周圍的環境聯繫，在調查研究、觀察的基礎上還必須進行思維，這樣才能透過現象抓住本質，揭示各種事物的內在聯繫和客觀規律，使思想上 升到有條理的嚴密的邏輯性。

　　(3)要善於動腦，經常積累材料。

　　一篇好的文章，必須以充實的材料為基礎，沒有豐富的材料，寫文章如無米之炊。材料要靠平時的積累，包括各種會議記錄、總結、演講、對話、讀書筆記、計劃等等，要隨時積累、記錄，然後分門別類，歸納綜合。勤於動腦研究分析，使之用時信手拈來，運用自如。

　　(4)要加強文字修養，多寫、多練。

　　要提高寫作能力必須要加強基本功訓練，掌握寫作基本功。經理人常用的文體，如演講、總結、計劃、通知、論文 等，其觀點都是通過語言文字來表達的，因此，要加強文字的修養，學點寫作、語法、修辭知識。要多寫、多練，當確認選題和積累了足夠的材料之後，就應動手多寫文章。