文字表达能力

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文字表达能力(Written Communication)

　　文字表达能力，也就是文字水平的能力。运用语言文字阐明自己的观点、意见或抒发思想、感情的能力，是将自己的实践经验和决策思想，运用文字表达方式，使其系统化、科学化、条理化的一种能力。

　　作为一个经理人必须具备较高的文字表达能力，即写作能力。文字表达的体裁很多，但经理人常用的主要有书信、计划、通知、报告、总结、论文等。

　　(1)书信。

　　书信是生活、学习和工作中用得最广泛的一种形式，可分为一般书信和专用书信2种。

　　一般书信是个人与同志和亲友联系或交换意见时使用的一种文体。它应用广泛，表达方式灵活，有固定的格式，针对性强，可以无拘束地畅所欲言。 一般书信由称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分构成。

　　专用书信，是单位与单位之间或个人与单位之间进行工作联系或为了完成某项任务表达某种特点的思想感情的书信，它具有一般书信的格式，但没有一般书信自由灵活。如慰 问信、感谢信、贺信等。

　　(2)计划。

　　计划是把工作的目的、意义、安排用书面形式写下来，对工作、生产、学习起组织指导作用，以减少盲目性，提高工作效率。计划的种类很多：

• 按性质分，有学习、生产、工作计划；

• 按范围分，有企业、 某项事业、个人计划；

• 按时限分，有年度、季度、月、周计划等。

　　计划没有固定的格式，一般分以下几部分：

　　标题，即计划的名称(如计划还不成熟或未经讨论通过，可注明“初稿”、“草案”)。

　　内容，即计划的正文，一般包括情况分 析、目的、任务、措施、步骤以及完成的期限等。

　　计划正文要分条分项地写清楚：订计划的日期、时间和单位名称写在正文的右下方。

　　(3)报告。

　　报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，请求指示和批准的一种公文，根据报告的内容和目的，可以分为工作报告、情况报告、调查报告、请示报告等。

　　报告的 结构一般分标题、正文、签署3个部分。

　　标题一般由作者(发文机关名称)、事由(报告的主要内容)和公文名称(报告的种类)3部分组成。

　　报告的主体正文分为开头，反映情况，陈述理由、提出意见，建议或请示3个部分。

　　签署是报告的落款，由报告人，发文年、月、日，印章3部分组成。

　　(4)总结。

　　总结是企业或个人对前一个时期的工作或学习进行分析和研究，总结经验和教训，找出规律性的东西，以指导今后工作。总结的种类较多：

• 按性质分，有工作总结、学习总结、思想总结、生产总结；

• 按范围分，有个人总结、集体单位总结；

• 按时间分，有年度、季度、月份总结等。

　　写总结没有固定的格式，要根据总结的目的类型、使用场合来决定。一般的总结为标题、正文、署名和日期3部分，署名和日期写在正文的右下方，总结的语言要求准确、简明、严谨。

　　(1)下决心、有毅力、勤读书。

　　文字表达能力的提高，不是一蹴而就的，但也不是高不可攀的。只要下决心、有毅力、勤读书，坚持不懈，不断努力， 就会达到成效。

　　(2)要善于调查研究，提高观察思维能力。

　　要写出高水平的文章，最重要的是经过实践，对研究的对象有精辟的认识，能够提出富有新意的观点。要做 到这一点就要在实际工作中深入生活，深入实践，搞些调查研究，总结观察事物本身变化和其周围的环境联系，在调查研究、观察的基础上还必须进行思维，这样才能透过现象抓住本质，揭示各种事物的内在联系和客观规律，使思想上 升到有条理的严密的逻辑性。

　　(3)要善于动脑，经常积累材料。

　　一篇好的文章，必须以充实的材料为基础，没有丰富的材料，写文章如无米之炊。材料要靠平时的积累，包括各种会议记录、总结、演讲、对话、读书笔记、计划等等，要随时积累、记录，然后分门别类，归纳综合。勤于动脑研究分析，使之用时信手拈来，运用自如。

　　(4)要加强文字修养，多写、多练。

　　要提高写作能力必须要加强基本功训练，掌握写作基本功。经理人常用的文体，如演讲、总结、计划、通知、论文 等，其观点都是通过语言文字来表达的，因此，要加强文字的修养，学点写作、语法、修辞知识。要多写、多练，当确认选题和积累了足够的材料之后，就应动手多写文章。