處理控制

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什麼是處理控制

  處理控制是為保證在合法的許可權內,數據能按照預先設定的程式正確、完整地進行處理而實施的控制,如數據校驗、記賬、計算、分類、彙總、訪問、糾錯等。數據處理過程中的各種控制,一般是通過預先編製好的電腦程式自動進行的,其目的在於防止系統可能出現調用順序錯誤、計算出錯、用錯文件或記錄等錯誤處理,從而保證數據處理的正確性和可靠性

處理控制的常用措施

  常用的控制措施有:

  1、處理許可權控制。程式中應設計處理許可權的授權功能,即只有經過授權的人員才能執行處理操作。

  2、業務處理次序控制。在會計信息系統中,業務數據處理的各項功能之間通常都有一定的次序,即某一處理的運行結果要取決於一定的相關條件及數據環境,不能隨意調用。如憑證記賬前必須經過審核,月末結賬前必須將本期的記賬憑證全部記賬,結賬之後才能輸出賬表:再如,在記賬過程中突然發生意外中斷,當再次啟動系統時應強制進入中斷處理程式,以便恢復記賬前數據狀態,然後重新進行記賬處理。系統中需要進行次序控制的內容很多,在軟體設計時一定要考慮周全,並通過設置操作狀態字參數文件,控制各項操作的先後次序,從而防止由於數據處理次序顛倒所引起的數據混亂。

  3、勾稽關係檢查。應充分利用會計數據之間的各種勾稽關係來驗證處理的正確性。如資產負債表中“未分配利潤”項目與利潤分配表中“未分配利潤”項目數額應一致;利潤分配表中“凈利潤”項目與損益表中“凈利潤”項目的“本年累計數”數額應一致;編製的資產負債表應滿足資產=負債+所有者權益關係;等等。

  4、數據合理性檢驗。由電腦程式/資料庫為數據處理結果確定一個合理的範圍(或預測結果),數據處理時能自動將處理的結果與設定的範圍進行比較,若結果超出了範圍(或與預測結果不一致),則系統自動報警。如借貸記賬法下的資產類賬戶餘額在借方,負債及所有者權益類賬戶餘額在貸方,等等。

  5、數據有效性校驗控制。數據有效性校驗控制的目的是為了發現用錯文件、記錄以及數據錯誤的情況,保證數據處理的正確性和準確性。其控制措施包括文件標簽控制、記錄標識檢驗、業務代碼檢驗、數據順序檢驗和數據合理性檢查等。文件標簽控制是指當打開並使用文件時,應檢查文件的內部標簽,保證使用的文件是所需要的文件以及所需要的版本,以防止用錯文件;記錄標識檢驗是指在順序處理某個文件中的記錄時,軟體應檢驗記錄的標識符,以防止各記錄處理順序混亂:業務代碼檢驗是指對某些會計業務文件中存放的不同業務記錄的處理代碼進行檢驗。因為業務代碼決定系統調用不同的子程式進行數據處理,所以必須確保各記錄業務代碼的正確性;數據順序檢驗是指對文件中記錄的排列次序是否正確進行檢驗,以防止在處理過程中遺漏記錄、排序或合併的失敗,常採用兩次讀人的方法來校驗;數據合理性檢查是指檢查欄位的類型是否正確,欄位的取值是否在正常的範圍之內,以保證數據的正確性,防止處理時出現意外。

  6、數據有效性檢測控制。數據有效性檢測控制是對應用程式的邏輯錯誤、硬體與系統軟體運行錯誤而進行的檢測。其主要措施有運算正確性檢測、數據雙重存儲、數據合理檢測、數據極限檢測等。運算正確性檢測是指通過使用逆運算、溢出檢查等方法來控制運算處理的正確性;數據雙重存儲是指對存於兩處的同一數據進行比較來判斷處理是否正確;數據合理性檢測是指用於發現處理結果超出預期結果或合理性界限的錯誤;數據極限檢測是指用於檢查處理結果是否超出最大界限值的錯誤。

  7、出錯糾正控制。出錯糾jE控制是指將數據處理過程中可能出現的錯誤預先嵌入糾錯程式,以便錯誤發生時及時更正。可能出現的錯誤有兩種情況,一種是在數據有效性檢測中發現的錯誤,其處理辦法是將出錯數據暫存入臨時文件,待更正後同下一批數據一起進行處理。另一種錯誤是在處理過程結束後通過人工審核輸出數據才發現的,這類錯誤數據已經影響到主文件的結果,其處理方法是對錯誤數據作抵消處理,以得出正確的數據,然後再進行下一步驟的處理。另外,在對重要數據進行處理之前首先要對其進行備份,一旦機內數據部分甚至全部被破壞時,通過備份文件予以恢復,這也是一種非常有效的出錯控制方法。

  8、斷點技術控制。斷點是由一條指令或其他條件所規定的程式中的一點。當程式運行到該點時能被外部干預或為監督程式所中斷。程式運行中斷後,用戶可以進行直觀檢查,如列印輸出或進行其他分析。利用斷點技術,可以在斷點處計算控制數據(主文件金額數、記錄計數、前一程式指令的序號)。如果發現處理錯誤,就能發現錯誤出在程式運行的哪一個環節,從而及時進行糾正。

  9、審計線索控制。在數據處理過程中,應產生必要的審計線索,以便對各項交易進行追蹤審查。對成功處理的交易應記錄在交易日志中,交給相關的用戶進行核對:未能成功處理的交易應記錄在錯誤文件中,交給有關用戶糾錯後重新提交。

  10、數據存儲控制。應根據需要,對處理後的結果保存足夠長的時間,以確保可重新查詢、分析或檢查。對處理數據進行保存時,應同時保存操作者的信息,如業務的處理時間、用戶ID號和終端號等,以便為審計提供線索。

  11、備份及恢復控制。在信息系統運行過程中,偶爾也會出現因意外事件而中斷處理的情況。如果此時正在更新處理數據文件,數據的完整性將會受到破壞。因此應當做一些必要的備份,一旦處理過程意外中斷,可恢復到處理前的狀態,並再次處理,從而保證數據處理的正確性。對重要的數據系統可增設在退出系統時的強製備份功能,用戶再次進入系統時自動把備份數據與機內數據比較對照,及時發現數據文件的改變。

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