处理控制

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什么是处理控制

  处理控制是为保证在合法的权限内,数据能按照预先设定的程序正确、完整地进行处理而实施的控制,如数据校验、记账、计算、分类、汇总、访问、纠错等。数据处理过程中的各种控制,一般是通过预先编制好的计算机程序自动进行的,其目的在于防止系统可能出现调用顺序错误、计算出错、用错文件或记录等错误处理,从而保证数据处理的正确性和可靠性

处理控制的常用措施

  常用的控制措施有:

  1、处理权限控制。程序中应设计处理权限的授权功能,即只有经过授权的人员才能执行处理操作。

  2、业务处理次序控制。在会计信息系统中,业务数据处理的各项功能之间通常都有一定的次序,即某一处理的运行结果要取决于一定的相关条件及数据环境,不能随意调用。如凭证记账前必须经过审核,月末结账前必须将本期的记账凭证全部记账,结账之后才能输出账表:再如,在记账过程中突然发生意外中断,当再次启动系统时应强制进入中断处理程序,以便恢复记账前数据状态,然后重新进行记账处理。系统中需要进行次序控制的内容很多,在软件设计时一定要考虑周全,并通过设置操作状态字参数文件,控制各项操作的先后次序,从而防止由于数据处理次序颠倒所引起的数据混乱。

  3、勾稽关系检查。应充分利用会计数据之间的各种勾稽关系来验证处理的正确性。如资产负债表中“未分配利润”项目与利润分配表中“未分配利润”项目数额应一致;利润分配表中“净利润”项目与损益表中“净利润”项目的“本年累计数”数额应一致;编制的资产负债表应满足资产=负债+所有者权益关系;等等。

  4、数据合理性检验。由计算机程序/数据库为数据处理结果确定一个合理的范围(或预测结果),数据处理时能自动将处理的结果与设定的范围进行比较,若结果超出了范围(或与预测结果不一致),则系统自动报警。如借贷记账法下的资产类账户余额在借方,负债及所有者权益类账户余额在贷方,等等。

  5、数据有效性校验控制。数据有效性校验控制的目的是为了发现用错文件、记录以及数据错误的情况,保证数据处理的正确性和准确性。其控制措施包括文件标签控制、记录标识检验、业务代码检验、数据顺序检验和数据合理性检查等。文件标签控制是指当打开并使用文件时,应检查文件的内部标签,保证使用的文件是所需要的文件以及所需要的版本,以防止用错文件;记录标识检验是指在顺序处理某个文件中的记录时,软件应检验记录的标识符,以防止各记录处理顺序混乱:业务代码检验是指对某些会计业务文件中存放的不同业务记录的处理代码进行检验。因为业务代码决定系统调用不同的子程序进行数据处理,所以必须确保各记录业务代码的正确性;数据顺序检验是指对文件中记录的排列次序是否正确进行检验,以防止在处理过程中遗漏记录、排序或合并的失败,常采用两次读人的方法来校验;数据合理性检查是指检查字段的类型是否正确,字段的取值是否在正常的范围之内,以保证数据的正确性,防止处理时出现意外。

  6、数据有效性检测控制。数据有效性检测控制是对应用程序的逻辑错误、硬件与系统软件运行错误而进行的检测。其主要措施有运算正确性检测、数据双重存储、数据合理检测、数据极限检测等。运算正确性检测是指通过使用逆运算、溢出检查等方法来控制运算处理的正确性;数据双重存储是指对存于两处的同一数据进行比较来判断处理是否正确;数据合理性检测是指用于发现处理结果超出预期结果或合理性界限的错误;数据极限检测是指用于检查处理结果是否超出最大界限值的错误。

  7、出错纠正控制。出错纠jE控制是指将数据处理过程中可能出现的错误预先嵌入纠错程序,以便错误发生时及时更正。可能出现的错误有两种情况,一种是在数据有效性检测中发现的错误,其处理办法是将出错数据暂存入临时文件,待更正后同下一批数据一起进行处理。另一种错误是在处理过程结束后通过人工审核输出数据才发现的,这类错误数据已经影响到主文件的结果,其处理方法是对错误数据作抵消处理,以得出正确的数据,然后再进行下一步骤的处理。另外,在对重要数据进行处理之前首先要对其进行备份,一旦机内数据部分甚至全部被破坏时,通过备份文件予以恢复,这也是一种非常有效的出错控制方法。

  8、断点技术控制。断点是由一条指令或其他条件所规定的程序中的一点。当程序运行到该点时能被外部干预或为监督程序所中断。程序运行中断后,用户可以进行直观检查,如打印输出或进行其他分析。利用断点技术,可以在断点处计算控制数据(主文件金额数、记录计数、前一程序指令的序号)。如果发现处理错误,就能发现错误出在程序运行的哪一个环节,从而及时进行纠正。

  9、审计线索控制。在数据处理过程中,应产生必要的审计线索,以便对各项交易进行追踪审查。对成功处理的交易应记录在交易日志中,交给相关的用户进行核对:未能成功处理的交易应记录在错误文件中,交给有关用户纠错后重新提交。

  10、数据存储控制。应根据需要,对处理后的结果保存足够长的时间,以确保可重新查询、分析或检查。对处理数据进行保存时,应同时保存操作者的信息,如业务的处理时间、用户ID号和终端号等,以便为审计提供线索。

  11、备份及恢复控制。在信息系统运行过程中,偶尔也会出现因意外事件而中断处理的情况。如果此时正在更新处理数据文件,数据的完整性将会受到破坏。因此应当做一些必要的备份,一旦处理过程意外中断,可恢复到处理前的状态,并再次处理,从而保证数据处理的正确性。对重要的数据系统可增设在退出系统时的强制备份功能,用户再次进入系统时自动把备份数据与机内数据比较对照,及时发现数据文件的改变。

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