辦公桌輪用制

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辦公桌輪用制(Hot Desking)

　　辦公桌輪用制是指一個工作空間共用模式，其中雇員人數超過辦公桌數。在這樣的一些環境下，每個工作站有自己的電腦，員工則登錄到一個虛擬桌面。在其他環境下，員工有筆記本電腦，在他們工作的時候使用或放在室內的儲存櫃里。

　　辦公桌輪用制源自於某個員工暫時使用一個工作位或工作面這樣一個概念。Hot desking這個說法據說是來源於海軍的一個慣常做法，叫hot racking，也就是不同班次的水手共用幾個休息鋪位。20世紀80年代末到90年代初，幾個人分時段共用一個辦公桌的辦公桌輪用制日漸興起。這種做法的主要的目的是通過節省空間來節約開支——某些情況下節約的開支可達30％。

　　80年代末和90年代初，辦公桌輪用模式已在一些工作場所部署。但是，由於使該模式可行的技術還不夠發達，所以該系統並沒有被廣泛採用。重新興起辦公桌輪用制的原因有改善通訊、協作和虛擬化技術，還有日益增多的移動員工和企業經濟壓力。

　　從管理角度看，辦公桌輪用制很有吸引力，因為它可以大大降低管理費用。但是，這個概念並不適用於需要員工大部分時間在辦公室的情況。此外，對一些雇主來說，監控員工活動的功能比成本優勢更重要。對雇員來說，這樣的系統既有缺點，又有優點。許多工人不願意放棄個人空間，但有些人且很高興有更大的靈活性。

　　據Franklin Becker（康奈爾大學國際工作場所研究計劃主任）說，“每年有些人（如做管理咨詢、銷售和客戶服務工作的人）有百分之七十的時間不在自己的辦公桌上辦公。這是一個跨國界的統計。”

　　辦公桌輪用制通常在所有員工不會同時在辦公室或者不會在辦公室待很久的辦公場所實行，如果不這樣做的話，那麼很多辦公室就有可能是空置的，同時耗費寶貴的空間和資源。如果所有員工不會同時在辦公室或者不會在辦公室待很久，那麼很多辦公室就有可能是空置的，同時耗費寶貴的空間和資源。實行辦公桌輪用制可以減少辦公桌使用數量，節省辦公空間的同時節約開支。

　　一格格的開放式辦公室替代了一間間的私人辦公室。為了鼓勵更多的合作、進一步減少私人空間，一些公司開始啟動辦公桌輪用制，即所提供的辦公桌數量少於雇員數。更為激進的發展是“虛擬辦公室”，即員工被配發一臺智能手機、一臺筆記本電腦和一個儲物櫃，但沒有一張固定辦公桌。員工被期待能隨處辦公，同時更緊密地合作。 　　

　　不可否認，減少辦公所需空間確實能節省成本，但考慮到員工的生產力，這無疑是個得不償失的選擇。一項涉及10個行業155家公司超過9萬名雇員的調查顯示，知識型工作由四部分組成：註意力(個體對特定任務的關註度)、合作(為達成某一目標與他人或團隊一起工作)、學習(通過教育或經驗獲取某一方面的知識和能力)、社交(創建信任、共同價值、集體認同和生產性關係的互動)。決定工作效率最重要的因素不是合作，而是個體對工作的關註度。 　　

　　如此新型的辦公室會因同事的打擾、聽覺和視覺的干擾而破壞員工的註意力。知識性工作的四個方面高度統和，註意力是首要因素，預示著其他效能所發揮的程度。為追求合作而犧牲個人註意力的辦公室安排，最終將導致兩者的同時損耗。 　　

　　虛擬辦公除了希望促進員工合作，還有防止員工私人化或“築巢”的考慮，擔心過多的私人物件和佈置會影響員工的專業性，但另有研究顯示，在工作環境中私人化或“築巢”會提升員工的幸福感，同時創造出合作機會，併為社交性互動提供便利，還能節約時間。