办公桌轮用制

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办公桌轮用制(Hot Desking)

　　办公桌轮用制是指一个工作空间共享模式，其中雇员人数超过办公桌数。在这样的一些环境下，每个工作站有自己的电脑，员工则登录到一个虚拟桌面。在其他环境下，员工有笔记本电脑，在他们工作的时候使用或放在室内的储存柜里。

　　办公桌轮用制源自于某个员工暂时使用一个工作位或工作面这样一个概念。Hot desking这个说法据说是来源于海军的一个惯常做法，叫hot racking，也就是不同班次的水手共享几个休息铺位。20世纪80年代末到90年代初，几个人分时段共用一个办公桌的办公桌轮用制日渐兴起。这种做法的主要的目的是通过节省空间来节约开支——某些情况下节约的开支可达30％。

　　80年代末和90年代初，办公桌轮用模式已在一些工作场所部署。但是，由于使该模式可行的技术还不够发达，所以该系统并没有被广泛采用。重新兴起办公桌轮用制的原因有改善通讯、协作和虚拟化技术，还有日益增多的移动员工和企业经济压力。

　　从管理角度看，办公桌轮用制很有吸引力，因为它可以大大降低管理费用。但是，这个概念并不适用于需要员工大部分时间在办公室的情况。此外，对一些雇主来说，监控员工活动的功能比成本优势更重要。对雇员来说，这样的系统既有缺点，又有优点。许多工人不愿意放弃个人空间，但有些人且很高兴有更大的灵活性。

　　据Franklin Becker（康奈尔大学国际工作场所研究计划主任）说，“每年有些人（如做管理咨询、销售和客户服务工作的人）有百分之七十的时间不在自己的办公桌上办公。这是一个跨国界的统计。”

　　办公桌轮用制通常在所有员工不会同时在办公室或者不会在办公室待很久的办公场所实行，如果不这样做的话，那么很多办公室就有可能是空置的，同时耗费宝贵的空间和资源。如果所有员工不会同时在办公室或者不会在办公室待很久，那么很多办公室就有可能是空置的，同时耗费宝贵的空间和资源。实行办公桌轮用制可以减少办公桌使用数量，节省办公空间的同时节约开支。

　　一格格的开放式办公室替代了一间间的私人办公室。为了鼓励更多的合作、进一步减少私人空间，一些公司开始启动办公桌轮用制，即所提供的办公桌数量少于雇员数。更为激进的发展是“虚拟办公室”，即员工被配发一台智能手机、一台笔记本电脑和一个储物柜，但没有一张固定办公桌。员工被期待能随处办公，同时更紧密地合作。 　　

　　不可否认，减少办公所需空间确实能节省成本，但考虑到员工的生产力，这无疑是个得不偿失的选择。一项涉及10个行业155家公司超过9万名雇员的调查显示，知识型工作由四部分组成：注意力(个体对特定任务的关注度)、合作(为达成某一目标与他人或团队一起工作)、学习(通过教育或经验获取某一方面的知识和能力)、社交(创建信任、共同价值、集体认同和生产性关系的互动)。决定工作效率最重要的因素不是合作，而是个体对工作的关注度。 　　

　　如此新型的办公室会因同事的打扰、听觉和视觉的干扰而破坏员工的注意力。知识性工作的四个方面高度统和，注意力是首要因素，预示着其他效能所发挥的程度。为追求合作而牺牲个人注意力的办公室安排，最终将导致两者的同时损耗。 　　

　　虚拟办公除了希望促进员工合作，还有防止员工私人化或“筑巢”的考虑，担心过多的私人物件和布置会影响员工的专业性，但另有研究显示，在工作环境中私人化或“筑巢”会提升员工的幸福感，同时创造出合作机会，并为社交性互动提供便利，还能节约时间。