公關部

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公關部(Public relation department)

目錄

什麼是公關部

  公關部即公共關係部門,組織內部設立的專門性公共關係工作機構。

公關部的地位

  組織的公關部同組織內部的其他部門一樣, 是一個重要的職能部門。公關部在組織內充當的角色為:

  • 信息情報部;
  • 整體形象策劃部;
  • 決策參謀部;
  • 宣傳部、外交部。

公關部的主要職能

  1.信息收集和處理

  通過與組織內各部門、各方面保持接觸和聯繫,對組織外公眾進行調研、收集信息並彙總,做出分析和處理,掌握組織內外公眾的要求和傾向,為最高領導層提供決策的參謀。

  2.新聞傳播

  公關部根據組織的決策,擔負對內外公眾宣傳、闡釋、傳遞信息的職責:

  • 編製刊物、畫冊等宣傳品;
  • 直接與社會媒體溝通,並提供相關新聞資料
  • 負責其他對內外公眾公共關係原理與實務施加影響的廣告設計和信息傳播。

  3.協調溝通

  公關部要與組織內外公眾(即與組織發生聯繫的社會組織和個人)保持溝通和協調,並組織創造上下、內外、左右各方面關係和諧的人際環境和社會心理環境。

  4.處理突發事件和舉辦專門活動

  對突發事件可能給組織的形象與發展帶來的影響,公關部門要及時協助組織最高當局,迅速客觀地調查處理。包括與媒體積極接觸,傳播真相,對公眾組織溝通或安 撫、釋疑,與法律部門打交道等。為使組織形象發展有利於預期目標,公關部門要適時地策劃舉辦各種專門活動,如展覽、參觀訪問新聞發佈會記者招待會、交 流會、聯誼會等,有效塑造組織的良好形象,營造有利於組織生存發展的環境。

公關部的優勢

  公共關係部作為組織內部公共關係機構,與組織外部公共關係機構相比較,有著自己的優勢:

  1.能夠最大限度地發揮組織內部各種因素的作用,提高公共關係工作的成績和效益。

  2.能夠充分提高公共關係工作的針對性和及時性。

  3.有利於保持公共關係工作的連續性和穩定性。

  4.有利於節約經費開支。

公關部的組建原則

  公關部是組織內部的一個專門從事公共關係工作的部門,它的組建必須遵循一定的組織原則

  1.精簡原則

  這是組建一個機構的基本原則,在組建組織內部的公關部時首先要考慮的也是這一原則。這意味著公關部下屬的二級機構要精簡,不要臃腫,公關部的人員崗位和編製要精簡,不要因人設崗而導致人浮於事。

  組織的公關部的規模可大可小,大者幾千人甚至上萬人,小者3—5人甚至只有1人。在確定公關部的規模時,一般要考慮組織本身規模、組織內部各職能部門的職能分配、組織對公關部的要求、組織的公眾特點等情況。

  一般說來,公關部的規模與組織規模呈現一種正相關態勢。美國公關學者經過調查發現:年產值超過10億美元的大型企業,公關部平均人數為44人,一般的大中型企業平均為10人,其他文教、醫療、基金會等組織為6~7人。 英國著名公關專家弗蘭克•詹夫金斯在其《實用公共關係學》中也提出了一個參考標準,如表-1所示。

Image:公关部一.jpg

  2.效能原則

  公關部是專門開展公共關係工作的組織機構,它的每一項工作都可能涉及到組織的聲譽和形象。因此在設立公關部時,一定考慮讓公關部充分發揮其 效能,行使其職能。這就要求一方面要界定公關部的職責和權利,要讓公關部門擁有其職責範圍內相應的人、財、物的決策權,以保證其工作的主動性和積極性;另 一方面要合理設置公關部內部的二級機構,使整個公關部能有效地整合起來,形成整體效應,發揮最大威力。

  3.靈活機動原則

  公關部的工作既包括日常性的信息收集和整理分析、公眾來訪接待、常規公關宣傳 等工作,也包括一些臨時性大型專題活動的組織和臨時性突發事件的處理。這就要求組織在設立公關部時,充分考慮這兩種不同性質工作的特點,使組織的公共關係 部能適應客觀環境變化和組織工作的調整,保持高度的靈活性和應變能力。

公關部的組織類型

  組織內部的公關部可以用不同標準來進行分類。

  1.按公關部在組織內部的位置來分類

  1)最高領導直接負責型

  這是一種比較理想的模式,對公共關係工作的開展最有利。公關經理直接向總經理報告工作,對總經理負責;也有的由最高領導(總經理)直接兼任公關經理。其組織結構如圖-1所示。

Image:公关部二.jpg

  2)部門併列型(最高領導間接負責型)

  在這種模式中,公關部是組織的一個二級職能部門,與生產部、財務部等業務部門處於併列地位,公關經理向其主管領導報告工作。其組織結構如圖-2所示。

Image:公关部三.jpg

  3)部門附屬型

  在這種模式下,公關部只是組織二級部門下的一個附屬機構,也即組織的三級機構。這公關部可能隸屬於銷售部門、廣告宣傳部、外事部或行政辦公室。其結構如圖-3所示。

Image:公关部四.jpg

  4)公共關係委員會型

  有的組織不設常設的公關部門,也沒有專職的公關人員,而是成立一個公關委員會,負責組織的重大公關事務,一些日常工作則分散到各職能部門。公關委員會的成員一般包括最高負責人及各位副職、各職能部門第一負責人及相關人員,其組織結構如圖—4所示。

Image:公关部五.jpg

  註:圖中虛線表示公關委員會為非專職職能部門,即非常設固定機構。

  2.按公關部的內在結構來分類

  1)按公共關係過程設置 如圖-5所示。

Image:公关部六.jpg

  2)按公共關係對象設置 如圖-6所示。

Image:公关部七.jpg

  3)按公共關係手段設置 如圖-7所示。

Image:公关部八.jpg

參考文獻

  • 黃德林等主編,《現代公共關係學》,中國商業出版社,2000年8月;
  • 翟向東主編,《中國公共關係教程》,中國商業出版社,1997年12月;
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評論(共1條)

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220.243.2.* 在 2011年10月16日 13:17 發表

不錯,簡單明瞭!

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