交叉索引(會計)

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什麼是交叉索引

  交叉索引出自會計學,使用編號,日期和"/"或一些其他形式的標註將過帳與相應的日記賬分錄相關連的過程叫做交叉索引。

審計中的交叉索引

  在審計中,交叉索引作為名詞的意思是應用於審計工作底稿中的一種索引方式,猶如書本目錄的作用。如審計底稿中對銷售收入的交叉索引頁中會指明實施了哪些程式及審計證據的存放位置。審計底稿中都會有索引號,就像頁碼一樣,重大事項概要的交叉索引就像網頁里的相關鏈接一樣,通過這個索引號就可以找到與之相關的底稿。

  在審計中,交叉索引作為動詞的意思是將關聯的科目的發生額或者餘額相關數據進行對比,從而確認發生額或餘額的正確性,拿工資為例,對於一個工業企業,要對損益表中的費用進行發生額的確認也關聯到對資產負債表中“應付工資”的確認,具體就是把“銷售費用-工資”、“管理費用-工資”、“基本生產成本-工資”、“輔助生產成本-工資”、“應付福利費-福利人員工資” 的借方發生額和“應付工資”貸方發生額進行比較,確認工資計提是否一致。

交叉索引的作用[1]

  建立交叉索引

  建立會計資料索引體系,目的是保證會計資料的線索性和相互關聯性。會計資料的量達到一定程度,可檢索性就成為與安全性、真實性同等重要的一個問題。無法檢索的資料,和沒有資料沒什麼區別。所謂信息垃圾,就是這個意思。

  建立索引體系的要求,有三層含義:

  一是每類會計資料要有系統編碼措施,通過編碼形成各類會計資料間的交叉索引,即通過一類資料可以向前向後追溯其他相關資料,保證線索不斷。

  二是通過索引能夠找到會計資料。對於紙面資料,索引必須包含資料的物理空間位置信息。對於電子資料,信息系統應能通過索引(編碼)訪問到資料數據

  三是對電子資料和紙面資料要建立統一的索引體系。儘管儲存方式不同,電子資料和紙面資料內在是有機聯繫的整體。在電子資料中,應當含有相關紙面資料的索引信息,在紙面資料索引中,也應當包含相關電子資料的索引信息,從而實現電子資料和紙面資料的互查。企業應當制定會計資料索引體系的總體檢索規則,明確哪些資料是紙面存儲,應當如何檢索,哪些資料是電子存儲,應當通過信息系統的何種功能路徑訪問。

  總之,企業實施會計資料無紙化不是隨意、無條件的,要保證會計資料作為證據和軌跡的留存價值,同時也需要會計資料保管效率要求和查詢使用需求兩者之間找到平衡。這就是工作規範做出上述規定的基本考慮。

參考文獻

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