書面談判
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什麼是書面談判[1]
按談判的語言交往渠道或表達方式，經濟談判可分為口頭談判和書面談判兩種。
書面談判是雙方利用文字或圖表，比如通過信函、電報、電傳等形式進行的談判。書面談判主要適用於有經常性經濟交往活動的談判，產品批量大而供應範圍廣的購銷談判以及遠距離談判等。
由於書面談判和口頭談判兩種談判形式各有利弊，因此，在實際工作中，常把兩種談判結合在一起使用。有的在一般情況下採取書面談判的交易，在特殊情況下也可以改用口頭談判；經常有交往的雙方，在原先雙方約定的交易條件不變時，具體一筆交易就可以用書面談判，而當情況和上述交易條件發生變化時，就需要在一起會晤，進行口頭談判。
但不論採取哪種形式，只要是通過談判達成協議，一般都要簽訂書面合同。即使書面談判，也不例外。比如與老客戶採用電報方式洽談時，有的條件不一定一一列出，如不可抗力、仲裁、異議索賠，甚至商檢、包裝、支付方式等，但在交易達成時，必須簽訂合同，而且所有的交易條件都要寫入合同。
書面談判的特征[1]
書面談判具有準備充分、談判成本低及間接性等特點。
1、準備充分、資料詳實。雙方事先都以書面形式提供了議事日程、談判內容、所提建議、願意承擔的義務等，這些都經過詳細的研究。這樣，雙方就有比較充足的時間考慮對方的提議，可促使談判過程早日完成。
2、談判成本低。由於書面談判一般不需要談判人四處奔走，只需花費通訊費，而不需花費差旅費和招待費，因此談判費用開支要比口頭談判費用開支節省得多。
3、間接性。由於具體的談判人員互不見面，雙方可以不考慮談判人員的身份，把主要精力集中在雙方條件的洽談上，從而避免因談判者的級別、身份不對等而影響談判的開展和交易的達成。
書面談判的評價[2]
一般應規定對方答覆的有效期限，書面談判方式可以使雙方對問題有比較充足的考慮時間。在談判過程中有時間同自己的助手、企業領導及決策機構進行討論和分析，有益於慎重決策。書面談判一般不需要談判者四處奔走，可以坐鎮企業，向國內外許多單位發出信函、電報，並對不同客戶的回電進行分析比較，從中選出對自己最有利的交易對象。
由於具體的談判人員互不見面，他們互相代表的是本企業，雙方都可不考慮談判人員的身份，把主要的精力集中在交易條件的洽談上，從而避免因談判者的級別、身份不對等而影響談判的開展和交易的達成。
此外，由於書面談判只花費通訊費用，不花費差旅費和招待費，因而談判費用開支較少。
當然，書面談判也有不足之處。
- 書面談判多採用信函、電報等方式，文字要求精練，如果文不達意，容易造成雙方理解差異，引起爭議和糾紛；
- 由於雙方的代表不見面，因而無法通過觀察對方的語態、表情、情緒以及習慣動作等來判斷對方的心理活動，從而難以運用行為語言技巧達到溝通意見的效果；
- 書面談判所使用的信函、電報需要郵電、交通部門的傳遞，如果這些部門發生故障，則會影響雙方的聯繫，甚至喪失交易的時機。
鑒於書面談判有其局限性，所以它多適用於雙方經常有交易活動的談判，以及跨地區、跨國界的談判。
為了發揮書面談判的作用，有利於對方瞭解自己的交易要求，作為賣方，可以把事先印好的具有一定格式的表單寄給客戶，表單上比較詳細地反映賣方商品的名稱、規格、價格、裝運等條件，可以使客戶對賣方的交易意圖有一個全面、清楚的瞭解，避免因文字表達不周而引起的誤解。同時，談判雙方都要認真、迅速、妥善處理回函和來函，能達成的交易要迅速通知對方，不要貽誤時機，即使不能達成的交易也要委婉地答覆，搞好與客戶的關係，“生意不成人情在”。書面談判最忌諱的是函件處理不及時，也忌諱有求於人時喪失企業的品格，而人求我時冷眼相待，這不僅關係到企業購銷活動的持續開展，而且關係到企業的經營作風和商業信譽。
綜上所述，書面談判形式有利有弊。談判形式利用的好壞，完全在於對各種談判形式掌握得如何，應根據交易的需要和各種談判形式的特點加以正確選擇。在實際工作中，不要把兩種談判形式截然分開，可以把它們結合起來，取其所長，避其所短。在一般情況下適用書面談判的交易，在特殊情況下也可以改用口頭談判。在實際工作中，既要正確選擇又要靈活運用談判形式。
值得註意的是，只要是通過談判達成交易，無論是採取口頭談判，還是採取書面談判，都必須簽訂書面合同。交易談判的內容煩瑣而複雜，每項內容都關係到雙方的經濟利益，把談判的結果用書面合同反映出來，就會加強簽約雙方的責任心，促使雙方按照合同辦事。一旦出現問題，發生糾紛，也有據可查，便於公平合理處理問題，簽訂書面合同對口頭談判的作用顯而易見，因為“口說無憑”，要“立據為證”。同樣，書面談判的成交也要以合同為證，雖然在書面談判的過程中，也採用書面形式，但這隻是反映談判過程的情況，而不能表明成交的確立。
