書面談判

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什麼是書面談判[1]

  按談判的語言交往渠道或表達方式,經濟談判可分為口頭談判書面談判兩種。

  書面談判是雙方利用文字或圖表,比如通過信函、電報、電傳等形式進行的談判。書面談判主要適用於有經常性經濟交往活動的談判,產品批量大而供應範圍廣的購銷談判以及遠距離談判等。

  由於書面談判和口頭談判兩種談判形式各有利弊,因此,在實際工作中,常把兩種談判結合在一起使用。有的在一般情況下採取書面談判的交易,在特殊情況下也可以改用口頭談判;經常有交往的雙方,在原先雙方約定的交易條件不變時,具體一筆交易就可以用書面談判,而當情況和上述交易條件發生變化時,就需要在一起會晤,進行口頭談判。

  但不論採取哪種形式,只要是通過談判達成協議,一般都要簽訂書面合同。即使書面談判,也不例外。比如與老客戶採用電報方式洽談時,有的條件不一定一一列出,如不可抗力仲裁、異議索賠,甚至商檢、包裝、支付方式等,但在交易達成時,必須簽訂合同,而且所有的交易條件都要寫入合同。

書面談判的特征[1]

  書面談判具有準備充分、談判成本低及間接性等特點。

  1、準備充分、資料詳實。雙方事先都以書面形式提供了議事日程、談判內容、所提建議、願意承擔的義務等,這些都經過詳細的研究。這樣,雙方就有比較充足的時間考慮對方的提議,可促使談判過程早日完成。

  2、談判成本低。由於書面談判一般不需要談判人四處奔走,只需花費通訊費,而不需花費差旅費和招待費,因此談判費用開支要比口頭談判費用開支節省得多。

  3、間接性。由於具體的談判人員互不見面,雙方可以不考慮談判人員的身份,把主要精力集中在雙方條件的洽談上,從而避免因談判者的級別、身份不對等而影響談判的開展和交易的達成。

書面談判的評價[2]

  一般應規定對方答覆的有效期限,書面談判方式可以使雙方對問題有比較充足的考慮時間。在談判過程中有時間同自己的助手、企業領導及決策機構進行討論和分析,有益於慎重決策。書面談判一般不需要談判者四處奔走,可以坐鎮企業,向國內外許多單位發出信函、電報,並對不同客戶的回電進行分析比較,從中選出對自己最有利的交易對象。

  由於具體的談判人員互不見面,他們互相代表的是本企業,雙方都可不考慮談判人員的身份,把主要的精力集中在交易條件的洽談上,從而避免因談判者的級別、身份不對等而影響談判的開展和交易的達成。

  此外,由於書面談判只花費通訊費用,不花費差旅費和招待費,因而談判費用開支較少。

  當然,書面談判也有不足之處。

  • 書面談判多採用信函、電報等方式,文字要求精練,如果文不達意,容易造成雙方理解差異,引起爭議和糾紛;
  • 由於雙方的代表不見面,因而無法通過觀察對方的語態、表情、情緒以及習慣動作等來判斷對方的心理活動,從而難以運用行為語言技巧達到溝通意見的效果;
  • 書面談判所使用的信函、電報需要郵電、交通部門的傳遞,如果這些部門發生故障,則會影響雙方的聯繫,甚至喪失交易的時機。

  鑒於書面談判有其局限性,所以它多適用於雙方經常有交易活動的談判,以及跨地區、跨國界的談判。

  為了發揮書面談判的作用,有利於對方瞭解自己的交易要求,作為賣方,可以把事先印好的具有一定格式的表單寄給客戶,表單上比較詳細地反映賣方商品的名稱、規格、價格、裝運等條件,可以使客戶對賣方的交易意圖有一個全面、清楚的瞭解,避免因文字表達不周而引起的誤解。同時,談判雙方都要認真、迅速、妥善處理回函和來函,能達成的交易要迅速通知對方,不要貽誤時機,即使不能達成的交易也要委婉地答覆,搞好與客戶的關係,“生意不成人情在”。書面談判最忌諱的是函件處理不及時,也忌諱有求於人時喪失企業的品格,而人求我時冷眼相待,這不僅關係到企業購銷活動的持續開展,而且關係到企業的經營作風和商業信譽

  綜上所述,書面談判形式有利有弊。談判形式利用的好壞,完全在於對各種談判形式掌握得如何,應根據交易的需要和各種談判形式的特點加以正確選擇。在實際工作中,不要把兩種談判形式截然分開,可以把它們結合起來,取其所長,避其所短。在一般情況下適用書面談判的交易,在特殊情況下也可以改用口頭談判。在實際工作中,既要正確選擇又要靈活運用談判形式。

  值得註意的是,只要是通過談判達成交易,無論是採取口頭談判,還是採取書面談判,都必須簽訂書面合同。交易談判的內容煩瑣而複雜,每項內容都關係到雙方的經濟利益,把談判的結果用書面合同反映出來,就會加強簽約雙方的責任心,促使雙方按照合同辦事。一旦出現問題,發生糾紛,也有據可查,便於公平合理處理問題,簽訂書面合同對口頭談判的作用顯而易見,因為“口說無憑”,要“立據為證”。同樣,書面談判的成交也要以合同為證,雖然在書面談判的過程中,也採用書面形式,但這隻是反映談判過程的情況,而不能表明成交的確立。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 樊建廷.《商務談判》[M].東北財經大學出版社,2001年2月第一版
  2. 方其.《商務談判:理論、技巧、案例》[M].中國人民大學出版社,2004年5月
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