办公自动化

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办公自动化(Office Automation，简称OA)

　　办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处理业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平。

　　一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。办公自动化一般可分为三个层次：事务型、管理型、决策型。

　　大致有如下3类办公系统：

　　①事务型办公系统

　　事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动的切入点，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等。

　　管理层办公自动化(M1S：ManagementlnformationSystem)。管理层办公自动化除具有办公事务处理的功能外，还具有办公业务处理和管理的功能。从信息处理的角度来看，MIS是满足基于整个业务系统的信息处理一体化的需求，合理地改善信息处理的组织方式和技术手段，可达到提高信息处理效率和管理水平的目的。将办公系统的业务活动和管理活动构成一个整体的自动化功能模块。

　　②管理型办公系统

　　管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统

　　③决策型办公系统

　　决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。

　　决策支持层的办公自动化，除具有办公事务处理功能和管理功能外还具有决策支持功能。具体而言，DSS是一种基于计算机的交互式系统，用来帮助决策者在决策过程中利用数据和模型求解问题作出判断。所以，DSS是能支持专门的数据分析和决策模型建立过程的、以未来计划为目标的、不定型的可扩充的系统。它由三个互相联系的部分构成：语言子系统，在用户和DSS之间的通讯机构和交互界面；知识子系统，由数据和过程组成的领域知识；问题处理子系统，连接上述两个部分的控制和推理机制。

　　网络计算模式的群体办公系统将成为主流模式。办公自动化是从WWW上获取各类信息，如文本、语言、图形图像、影视、电子表格等，在Internet上进行多层次的工作，包括基础层：对数据信息的浏览、查询、检索；管理层：对系统的集成、综合、归纳、组织、模拟等；高层决策：对业务目标和组织活动的创意、创作、构思、设计与决策。

　　①文件阅读、文件批示、文件处理、文件存档等事务

　　②草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务

　　③文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务

　　④会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务

　　20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。

　　(1)国外办公自动化系统的发展

　　20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。

　　美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段；

　　①单机设备阶段(1975年前)

　　②局域网阶段(1975—1982年)

　　③—体化阶段(1983—1990年)

　　④多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后)

　　日本办公自动化的起步稍晚于美国。但是，针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表。

　　(2)我国办公自动化系统的发展

　　我国办公自动化的发展，始于20世纪80年代初，近20年的发展，已形成初步规模，其发展大致可分为3个阶段：

　　①启蒙与准备阶段(1981—1985年)

　　②初见成效阶段(1986—1990年)

　　③稳步发展阶段(1992年以后)

　　(3)办公自动化及系统的发展趋势

　　在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化五大趋势：

　　①小型化

　　②网络化

　　③集成化

　　④智能化。

　　⑤多媒体化

　　(一)办公自动化系统的硬件

　　(1)信息输人设备

　　(2)信息处理设备

　　(3)信息存储设备

　　(4)输出设备

　　(5)复制设备

　　(6)信息通信设备

　　(7)其他设备

　　(二)办公自动化系统的软件

　　(1)系统软件层

　　(2)支撑软件层

　　(3)应用软件层

　　1、汉字信息处理技术。在中文平台的支持下，计算机系统才能够处理汉字信息。汉字的信息化是通过汉字属性的信息化实现的。信息化后的汉字属性特征构成汉字的代码体系，中文平台就是通过对汉字代码体系的转换最终实现汉字处理的。

　　汉字信息处理技术是汉字文字处理技术的基础，它体现在对汉字属性的处理过程中。汉字的属性包括汉字的字量、字频、字形、字音、字义等，对这些属性的信息化处理贯穿在汉字信息处理流程的各个阶段以及相关的技术考虑中。

　　2、汉字输入技术。汉字输入技术类型包括键盘输入技术、自动输入技术两大类。键盘输入技术指以键盘为工具，使用各种编码方法输入汉字的技术。自动输入技术包括以汉字的图形扫描自动识别和汉语语音的自动识别等方法输入汉字的技术。

　　3、处理软件。文字处理软件包括的主要功能至少有：

　　基本编辑功能。完成大部分文字编辑工作。

　　验证工具。通过提供基本字典和用户字典、词库等工具，实现诸如拼写、语法、文档格式等多种检查功能。

　　函件合并。对文字与表格文档之间的数据读取、拼接等功能。

　　版面编排。包括多栏目设计、图表图形输入编辑、模板五样式的预览、缩放剪辑等功能。

　　样式设计。自动样式和用户自己编辑样式的功能。

　　4、校对软件。校对软件的作用是自动校对中文、英文或中英文混排文件内的中文、英文和标点错误并可提出修改意见。

　　校对软件应具备纠错功能，即对以下错误进行揭示或纠错意见：形似错字、词；义似错字；同义错词；别字；叠字；词组丢字；词组搭配不当；重句重段；重要领导姓名、称谓错误等。

　　5、排版印刷系统。办公自动化系统中实用的排版印刷系统包括：

　　桌面型印刷系统。也称之为轻印刷系统，是指在办公室中使用的小型电子印刷系统。一般具有与图形、图像的输入、编辑处理和制版与印刷输出三个部分组成。

　　精密型激光照排系统。精密型激光照排系统指计算机与激光照相设备连接而组成的精密型汉字编辑排版系统。一般用于书籍、报刊等正式出版物的编辑、排版。

　　1、数据库管理系统软件。数据，指编码后的信息。广义而言，对所有数字化了的信息，例如数值、文字、图形、图像、声音、视频、动画等各种信息对象类型的计算机处理都可统称为数据处理。

　　2、全文检索系统软件。信息检索可分为两大类：一类是受控词汇的检索，即数据库的检索，这种检索必须进行对文献的著录标引等前期处理工作，所需人力和时间的投入极高；另一类就是全文检索，这是一种非受控词汇的检索，其优点是无需对文献进行著录标引等前期处理。

　　3、数据库管理系统开发工具软件。由于以数据库系统软件开发的大量管理信息系统在本质上具有人性，这使得在技术上以计算机标准化和模块化的自动编程来代替大量简单、重复和繁琐的手工编程成为可能。即由人—机交互的、由人给出设计要求和具体参数，由生成工具软件完成编程的工作方式取代了传统手工为主的编程劳动。其优势是提高了工作效率，缩短了开发周期，免除了程序的反复高度调试过程，简化了系统的维护。

　　4、电子报表软件。电子报表是由工作簿、工作表和单元格构成的数据动态管理软件系统。

　　信息的表现形式多种多样，如文字、图形、声音、动画、活动影像等。不同的信息表现形式称为不同的信息媒体。多媒体计算机技术是指计算机交互式综合处理各种媒体信息，并将各种信息建立逻辑连接，集成为一个系统并具有交互处理能力，能同时捕捉、处理、存储和展示多个不同类型信息。

　　1．转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟韵。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。有些人认为新生事物不容易掌握，存在畏惧心理，有些人认为长时间以来手工操作已经形成定式，没有必要换用新设备，掌握新知识。对于这些具有不同想法的同志应多作思想工作提高认识，培养主动性和创造性的工作作风，从思想上改变陈旧的工作方式和管理形式，提高认识，重点是提高各级行政领导者的认识，通过普级计算机及现代化设备知识。使他们确立办公自动化在生产经营活动中的地位和作用，以更大的热情支持办公自动化的建设。

　　2．管理人员素质的培养。办公人员是实现办公自动货摊最基本的构成元素，办公人员微机系统知识和微机操作能力的高低是办公自动化水平的决定因素。在物业管理人员对计算机知识的了解和操作并不是人人精通，对管理人员进行微机系统知识的培训已势在必行。企业要有计划地进行计算机操作和计算机应用知识培训，使单机在文档报表处理、数据库录入和查询、计算机远程通讯等方面的应用达到最基本的技术要求，确实把计算机应用到实际工作中，提高工作效率。

　　3．对计算机的维护和保养。(1)保持良好的运行环境。经常打扫卫生，使室内保持清洁，这是保证微机系统正常运行和延长使用寿命的基本条件。(2)定期进行维护与检测。在微机系统的使用中，有很多使用者都是在出现故障后进行维修，而正确的使用方法应该在不连续使用时或者定期对策机系统进行外部设备的维护和内部器件的检测。(3)发现故障，正确判断，及时修复。创设良好舒适的微机运行环境和办公环境。

　　4．制定计算机网络近期和远期发展计划，统筹规划，逐步从单机应用向网络应用、从单机管理向网络系统管理、从简单文档管理向信息化管理过渡，逐步实现各级管理部门的管理自动化、信息化、规范化，实现快速有效的管理，长远目标是要实现网络信息资源的有效利用和办公管理流程的计算机网络管理，要做好在这方面资金上和技术上投人的准备。

　　(一)网络威胁增多，安全域划分难度较大

　　办公系统通常部署在政府部门、企事业单位的内部网络或专用网络，以TCP／IP作为主要的网络通信协议。TCP／IP协议是一种开放协议，侧重于不同类型的物理网络互联，但在安全设计上存在缺陷。随着来自互联网威胁的日益增多，攻击者可能利用已知的安全缺陷和漏洞进行攻击和入侵，使办公网络面临信息搜集、侦听、哄骗、会话劫持、拒绝服务(DoS)等安全威胁，而不合理的网络配置、设备安装的缺失、不严格的访问控制措施等则加大了系统遭受攻击和入侵的可能性。受资金、设备、人员、技术、管理等因素影响，划分网络安全域、应用整体的安全策略、实施边界防护和访问控制存在较大困难，特别是在互联网、内部网络、专用网络之间实现安全交换数据的难度较大。

　　(二)操作系统安全问题突出，缺乏有效的措施

　　众所周知，Windows是办公系统中使用最多的操作系统，但Windows本身存在诸多问题。一是核心安全技术不透明。作为一种商业软件，微软并没有公开Windows的源代码，涉及信息安全的核心技术不透明，对办公系统来说仍是一种不可信的操作系统。二是针对Windows系统的威胁增加。如果系统更新不及时，安全措施不严格，存在的漏洞和缺陷可能会被非法入侵者利用，从而对系统的安全产生致命影响。三是技术支持和安全升级服务受限。ppp微软已宣布将停止WindowsXP的主流支持服务、扩展支持服务延续到2014年4月8日；新推出的Vista、Windows7操作系统，由于各方面的原因，尚未在办公等领域大量使用；个别用户仍使用的Windows98和WindowsMe，微软早在2006年7月12日就停止了相关的支持服务。

　　(三)数据泄露途径多样化，保密性措施不到位

　　办公系统要处理、传递、存储公文等敏感信息和机密数据，一旦泄露可能会造成难以估量的后果，而非法窃取、病毒和恶意软件的破坏、内部管理的漏洞均会造成数据的泄露。随着计算机和网络技术的迅猛发展，移动存储介质、即时通信、P2P、电子邮件在办公系统中大量使用，使数据泄露的途径更趋多样化。目前的办公系统中，也有对数据加密的措施，例如口令的MD5对称加密、验证码、电子签名等，但这些加密措施多侧重于用户的身份认证和识别，大量的敏感信息和业务数据仍以明文形式在网络传送，或在数据库中以明文形式存储。同时，多数办公系统在使用中普遍存在缺省安装、权限设置过低、内容缺乏保护等问题，影响数据的保密性。

　　(四)系统安全性设计存在缺陷

　　随着安全威胁的增多，系统环境的日趋复杂，办公系统安全性设计的漏洞和缺陷也逐步暴露出来。一是安全设计缺乏系统性。受各种因素影响，办公系统在建设中缺乏整体的安全规划，项目关系人对安全需求缺乏一致的理解，安全设计的针对性、系统性不强，无法形成覆盖网络、操作系统、应用程序、数据库的多层次的纵深防御体系。二是安全性技术的缺失。多数办公系统属于仓促部署，多侧重于满足功能性需求等目标，对安全性需求考虑较少，开发团队也缺少熟悉关键安全技术的专业人员，采取的安全防范措施层次较低。随着时间的推移，新的风险、漏洞被发现，新的攻击手段不断被采用，安全技术的缺失使办公系统面临的安全风险日益增多。

　　(五)安全管理薄弱，技术防范手段较为落后

　　办公系统的发展过程，也是安全管理不断加强的过程。办公系统在安全管理方面存在的问题主要有以下4个方面。

　　一是忽视人的因素。人是系统安全最关键的因素，如果忽视人的因素(安全意识和安全管理)，即使采用最先进的技术和最安全的设计，也无法确保系统的安全性。二是重建设、轻管理。在办公系统的整个生命周期都存在安全管理的问题，即使在建设之初较为安全的系统，也会因为系统的脆弱性和可腐败性，在运营、维护中出现新的问题。三是技术手段落后。受各种因素影响，多数单位除部署防病毒软件外，很少采取虚拟网络、访问控制等措施，也缺少防火墙、入侵检测等硬件设备，技术防范手段较为落后。四是员工缺乏防范技能。部分政府部门、企事业单位的信息安全培训不到位，员工对信息安全知识掌握较少，也缺乏病毒查杀、系统升级等必要的安全防范技能。

　　针对上述安全问题，从防范风险、保障安全的角度考虑，结合办公系统的安全需求提出以下对策。

　　(一)建立高效安全的办公网络

　　对办公系统来说，仅有防火墙保护的网络是不可信的，高效安全的办公网络需综合应用各种技术和方法。一是使用专用或虚拟网络。可利用各省市已建成的电子政务专网或各级政府部门、企事业单位的内部网络，以及通过使用PPTP和L2TP／IPSec协议建立的虚拟专用网络(VPN)建立可信网络通信信道。二是使用防火墙、虚拟网络(VLAN)等技术，划分网络安全域，建立安全网络结构，对办公系统进行边界防护和访问控制。三是提高核心网络组件的安全性。要通过对路由器、防火墙和交换机等核心网络组件的安全配置，阻止或筛选数据包的转发，对恶意攻击和非法访问行为进行限制。四是对数据通信进行加密。使用SSL协议或加密技术，对数据通信进行加密保护，确保办公系统数据的安全传输。五是采用入侵检测技术。检测的目的在于及时做出反应，可使用人侵检测技术对网络进行监测，对内部攻击、外部攻击和误操作进行实时保护，并在网络系统受到危害之前拦截和响应入侵。

　　(二)提高操作系统的安全性，降低潜在风险

　　办公系统、电子政务需要可信的操作系统来支撑，但现阶段的着眼点，应当是使办公系统的操作系统相对可信，风险相对较低。一是使用正版的操作系统。要从各方面重视软件的正版化，采购预装正版操作系统软件的计算机，并尽可能使用具有自主版权的国产化操作系统。二是对操作系统进行安全配置检测和加固。经验证明，操作系统的多数安全漏洞和隐患可以通过检测和加固的方法进行消除。对Windows系统来说，最简便、有效的方法莫过于使用安全配置检测表，对照检测漏洞，并利用其提供的安全配置工具或安全模板，在服务器和客户端设置和应用相应的安全策略。三是使用安全专用设备和软件，检测和堵塞漏洞。一方面，可使用漏洞扫描工具，定期检查办公系统服务器和客户端的系统漏洞和配置更改情况，并通过安装防病毒软件，定期查杀病毒，及时发现问题；另一方面，可在办公网络建立补丁分发、系统升级等系统，主动发现、修复系统安全漏洞和隐患。

　　(三)运用加密手段，确保办公系统数据的安全性

　　在办公系统，大量的公文、机密数据要在组织内部、上下级之间传递，要在服务器、数据库内存储以确保数据的保密性、不可否认性和完整性。一是对数据进行加密传输。即在应用层使用加密算法对通信报文进行加密后传输，或在网络的应用层与传输层之间加入安全套接层，利用底层SSL协议对传输的数据进行加密。二是对数据进行加密存储。根据不同的安全需求，可采用文件级、数据库级、介质级、应用级加密，以及嵌入式加密设备等方式，并使用相应的加密算法，对数据进行加密存储。三是采用基于数字证书的认证机制，对用户进行身份验证、识别和访问控制，保证只有身份真实且具有授权的用户才能访问系统，使用系统的功能和资源，防止非授权操作。四是在公文处理过程中，采用基于PKI技术(公共密钥体制)的数字签名等手段，根据用户的私钥，对公文的修改等操作进行证明和确认，确保已签名文件的内容不被篡改，防止签名者的抵赖行为。

　　(四)合理规划，降低安全性设计上的技术风险

　　从办公系统的现状看，各行业、各地区的应用程度不同、所处的技术阶段不同、发展也不平衡，因此，必须区别新建和已有系统，合理规划、综合考虑，采用先进和成熟的技术，降低系统在安全设计上的技术风险。对于已建系统，安全设计的重点应侧重于网络，要通过对网络和系统的安全检测、管理、监控和处理，建立可信网络结构和通信信道，确保数据的安全传输，防止数据被非法窃取和篡改；对于新建系统，安全性设计可从网络、操作系统、数据库和应用程序等几个层次人手，识别和分析潜在的安全威胁，针对网络、主机、应用、数据、管理等方面存在的漏洞和隐患，制定和应用安全策略，并通过采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术，构建信息安全的纵深防御体系，确保办公系统信息的保密性、完整性和可用性。

　　(五)加强安全管理，确保系统安全运行

　　一是要将安全管理落实在系统建设和运营全过程。系统安全是一种特殊的质量体系，应当是全过程的，贯穿办公系统的整个生命周期，需要进行整体规划和综合治理，实行动态的、与安全威胁的增长同步的管理。二是重视安全服务和过程。既要重视安装、配置、访问控制、审计、检测和监控、事件处理等安全服务的各个环节的安全管理，又要对服务过程进行控制和监督。三是重视人的因素。要通过提高安全意识和加强安全管理，将技术与管理有效地结合起来，对系统提供整体的、全方位的安全保护。四是加强风险评估和安全检查。要定期组织办公系统的风险评估，并通过安全检查，及时发现系统存在的隐患和漏洞，采取有效措施进行防范。

　　1.办公自动化是高校教学管理发展的必然要求现代意义上的办公自动化不仅包括公文流转、查询检索、实时办公、信息处理等部分，还包括决策支持系统，使办公自动化理论和实践在智能化方面取得更大发展，办公自动化的内涵又被进一步扩充。信息时代的到来，信息技术的发展，将使办公自动化建设理论和实现手段继续发展。高校的教学管理部门是学校各项政策的推行者，也是学校师生的服务者。其办公自动化程度的高低，不仅关系到自身的管理水平，也关系到学校数字化建设的进程，乃至学校的形象和声誉。笔者作为工作在教学管理部门第一线的工作人员，对此深有体会。因此，我们必须加大力度，积极进行高校办公自动化的建设。一个学校实现办公自动化的程度是衡量其实教学现代化管理程度的重要标准之一，也是促进学校科学发展的方式之一。

　　2.教学管理的工作特点需要办公自动化

　　1)日常事务繁琐，工作任务量大。教学管理工作涉及到高校教学工作的方方面面。既有日常的教学管理工作，又要处理一些突发性的教学异常情况。既面向全体教学和学生，又要面向职能部门和上级领导。每一项工作都涉及到学校、教师和学生的切身利益。很多时候事情需要反复地监督和催办，工作任务量大，且繁杂而琐碎，非常有必要借助办公自动化来更好地完成工作。

　　2)工作时限紧，需要科学的管理和规划。高校教学工作主要围绕着学校的教学计划和教学大纲进行，程序化的管理工作有着严格的时间限制，任务集中，责任重大，容不得半点的疏忽和失误。为学校教学秩序的正常运行提供有利的保障，需要教学管理工作实时地发布和反馈各种信息，检验工作的正确性，合理地规划工作，并对工作进行科学的管理和监督，需要办公自动化来进行科学有效的辅助。

　　1.宏观上

　　1)更新观念，科学运用。办公自动化达到在教学管理中的科学运用首先要更新观念，需要学校各级领导的高度重视和带头实践。如果学校各级领导能够自觉地不断更新观念，主动地接受和实践新的管理方式，并亲自参与规划指导，对办公自动化提供资金保证，那么对提高学校及各部门的办公自动化水平将起决定性作用。

　　2)制定规划，统筹协调。政府和教育行政部门应制定规划，统筹协调，推进电子政务工作，促进高校提高办公自动化管理水平。建立政府与高校共享的网络信息平台，积极支持高校办公自动化建设，逐步推广电子化“一站式办公”。在电子政务工作中让高校享受到优质快捷的服务，有利于高校提高办公自动化水平。

　　2.微观上

　　1)针对教学管理特点，建设办公自动化管理系统。办公自动化要针对教学管理的特点，建设办公自动化管理系统。教学计划管理人员要规划好基础课、专业课、选修课以及课程代号编号原则、学时标准、学分、课程名称等；师资管理人员要提供工作量计算方法，各种课程的计算权重等；教务科管理人员在设计教学经费时要提供各种课程(如基础课、专业课)的计算标准，设计排课子系统时要提供诸如实验课的安排原则、教室情况、教师情况等。据此，办公自动化管理系统才能将其转化为计算机语言，并经反复调试后才能正式运行[4]。同时，管理系统的正确运用要由专人负责，才能保证软件的顺利完善和应用。

　　2)提高教学管理人员素质。教学管理人员只有具备高素质才能确保办公自动化系统的良好运行，而办公自动化系统运转的稳定和高效又要求教学管理人员必须不断体改自身素质。教学管理人员必须有一定的计算机工作基础和较强的工作责任心，对办公自动化运行目标及工作体系都要熟悉。办公自动化是从多方面取代传统的人工处理和传递信息的功能和手段，在选人和用人上必须打破传统观念，确保教学人员的高素质。

　　3)硬件设施要保证。办公自动化在教学管理中有效运用必须在硬件设施上有保证。在学校教学管理部门设立专门服务器，指定专人进行维护管理，并保证校园网畅通，同时各院系或其他相关部门必须有一台专用计算机与校园网相连用于教学管理。办公自动化，必须进行科学地维护，建立有效的系统维护方法，使其在安全可靠的环境下有序的运行。