項目風險監控

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目錄

什麼是項目風險監控[1]

  項目風險監控是指在整個項目過程中根據項目風險管理計劃和項目實際發生的風險與項目發展變化所開展的各種監督和控制活動。這是建立在項目風險的階段性、漸進性和可控性基礎之上的一種項目風險管理工作,因為只有當人們認識了項目風險發展的進程和可能性以後項目風險才是可控的。更進一步,當人們認識了項目風險的原因及其後果等主要特性以後,那麼就可以對項目風險開展監控了。只有當人們對項目風險一無所知時,它才是不可控的。

  項目風險是發展和變化的,這種發展與變化也會隨著人們的控制行為而發生變化。人們對項目風險的控制過程就是一種發揮主觀能動性去改造客觀世界(事物)的過程,此時產生的各種信息會進一步完善人們對項目風險的認識和把握程度,使人們對項目風險的控制行為更加符合客觀規律。實際上人們對項目風險的監控過程就是一個不斷認識項目風險和不斷修訂項目風險監控決策與行為的過程。這一過程是一個通過人們的行為使項目風險逐步從不可控向可控轉化的過程。

  項目風險監控的內容主要包括:監控項目風險的發展、辨識項目風險發生的徵兆、採取各種風險防範措施、應對和處理已發生的風險事件、消除或縮小項目風險事件的後果、管理和使用項目不可預見費、實施項目風險管理計劃和進一步開展項目風險的識別與度量等。

項目風險監控的目標[2]

  項目風險監控的目標主要有如下幾種。

  1.努力及早識別和度量項目的風險

  項目風險監控的首要目標是通過開展持續的項目風險識別和度量,及早地發現項目所存在的各種風險以及項目風險的各種特性,這是開展項目風險監控的前提條件。

  2.努力避免項目風險事件的發生

  項目風險監控的第二個目標是在識別出項目風險以後要積極採取各種風險應對措施,努力避免項目風險事件的發生,從而確保不給項目造成不必要的損失。

  3.積極消除項目風險事件的消極後果

  項目風險並不是都可以避免的,有許多項目風險會由於各種原因而最終發生了,這種情況下的項目風險監控目標是要積極採取行動,努力消減這些風險事件的消極後果。

  4.充分吸取項目風險管理經驗與教訓

  項目風險監控的第四個目標是對於各種已經發生並形成最終結果的項目風險,一定要從中吸取經驗和教訓,從而在今後避免發生同樣的項目風險事件。

項目風險監控的依據[1]

  項目風險監控的依據主要有如下幾個方面。

  1.項目風險管理計劃

  項目風險監控活動都是依據這一計劃開展的,但是在發現新風險後需要立即更新項目風險管理計劃,所以項目風險監控工作都是依據不斷更新的項目風險管理計劃開展的。

  2.實際項目風險發展變化情況

  有些項目風險最終變成現實而發生了,有些項目風險卻沒有發生。這些項目風險實際情況的發展變化情況也是項目風險監控工作的最重要依據之一。

項目風險監控方法的步驟與內容[1]

  項目風險監控是按照一定步驟和流程進行的,具體分述如下。

  1.項目風險監控的流程圖

  項目風險監控的具體步驟、內容與做法如圖所示。

  Image:项目风险监控的步骤、内容与做法示意图.jpg

  圖1 項目風險監控的步驟、內容與做法示意圖

  2.項目風險監控各具體步驟的內容與做法

  項目風險監控各具體步驟的內容與做法說明如下。

  1.建立項目風險事件控制體制

  這是制訂整個項目風險監控的方針、程式和管理體制的工作,這包括項目風險責任制、項目風險報告制,項目風險監控決策制,項目風險監控的溝通程式等。

  2.確定要控制的具體項目風險

  這是按照項目風險後果嚴重程度、概率大小、組織風險監控資源等情況確定出對哪些項目風險進行控制、對哪些項目風險容忍並放棄對它們的控制。

  3.確定項目風險的控制責任

  所有需要監控的項目風險都必須落實具體負責控制的人員並要規定他們所負的具體責任。每項項目風險監控工作都要由專人負責而不能分擔,而且要由合適人員去負責。

  4.確定項目風險監控的行動時間

  這是項目風險監控時間的計劃和安排,它規定出解決項目風險問題的時間限制等。項目風險的損失多數是因為錯過監控時機造成的,所以項目風險監控時間計劃很重要。

  5.制訂各個具體項目風險的監控方案

  這首先要找出能夠監控項目風險的各種備選方案,然後對方案作必要的可行性分析和評價,最終選定要採用的風險監控方案並編製項目風險監控方案文件。

  6.實施各個具體項目風險監控方案

  此時人們必鬚根據項目風險的實際發展與變化,不斷地修訂項目風險監控方案與辦法。對於某些具體的項目風險而言,項目風險監控方案的修訂與實施幾乎是同時進行的

  7.跟蹤各個具體項目風險的控制結果

  其目的是要收集項目風險監控工作的結果信息並給予反饋,以指導項目風險監控工作。通過跟蹤給出項目風險監控信息,根據信息改進項目風險監控工作,直到風險監控完結為止。

  8.判斷項目風險是否已經消除

  如果認定某項目風險已經解除,則該項目風險監控作業完成,若判定某項目風險仍未解除就需要重新識別和度量項目風險,然後按圖1的步驟去開展下一步的項目風險監控作業。

項目風險監控的方法[3]

  風險監控還沒有一套公認的、單獨的技術可供使用,其基本的目的是以某種方式駕馭風險,保證項目可靠、高效地完成項目目標。由於項目風險具有複雜性、變動性、突發性、超前性等特點,風險監控應該圍繞項目風險的基本問題,制定科學的風險監控標準,採用系統的管理方法,建立有效的風險預警系統,做好應急計劃,實施高效的項目風險監控。

  風險監控技術方法可分為兩大類:一類用於監控與項目、產品有關的風險;另一類用於監控與過程有關的風險。風險監控技術有很多,例如,核對錶法掙值分析法等。掙值分析法將計劃的工作與實際已完成的工作進行比較,確定是否符合計劃的費用和進度要求。如果偏差較大,則需要進一步進行項目風險識別、評估和量化。

  常見的有關風險監控的方法與技術如下。

  1.風險預警系統

  風險監控的意義就在於實現項目風險的有效管理,消除或控制項目風險的發生或避免造成不利後果。因此,建立有效的風險預警系統,對於風險的有效監控具有重要作用和意義。風險預警管理是指對於項目管理過程中有可能出現的風險,採取超前或預先防範的管理方式,一旦在監控過程中發現有發生風險的徵兆,及時採取校正行動併發出預警信號,以最大限度地控制不利後果的發生。因此,項目風險管理的良好開端是建立一個有效的監控或預警系統,及時覺察計劃的偏離,以高效地實施項目風險管理過程。

  2.風險審計

  專人檢查風險監控機制是否得到執行,並定期進行風險審核,在重大的階段節點重新識別風險併進行分析,對沒有預計到的風險制定新的應對計劃。

  3.技術指標分析

  比較原定技術指標與實際技術指標之間的差異。例如,測試未能達到性能要求,缺陷數大大超過預期等。

  在很多情況下,項目中發生的風險問題可以追溯到不止一個風險,風險駕馭與監控的另一個任務就是試圖在整個項目中確定“風險的起源”。風險監控的關鍵在於培養敏銳的風險意識,建立科學的風險預警系統,從“救火式”風險監控向“消防式”風險監控發展,從註重風險防範向風險事前控制發展。

項目風險監控工具[4]

  項目風險監控工具主要包括直方圖因果分析圖帕累托圖等。

  1.直方圖

  直方圖是發生的頻數與相對應的數據點關係的一種圖形表示,是頻數分佈的圖形表示。直方圖有助於形象化地描述項目風險。直方圖的一個主要應用就是確認項目風險數據的概率分佈;此外,直方圖也可直觀地觀察和粗略估計出項目風險狀態,可以為風險監控提供一定的參考。

  2.因果分析圖

  因果分析圖是表示特性與原因關係的一種圖,它把對某項、某類項目風險特性具有影響的各種主要因素加以歸類和分解,併在圖上用箭頭表示其問關係,因此又稱為特性要因圖、樹枝圖或魚刺圖等。因果分析圖所指的後果是需要改進的特性以及這種後果的影響因素,因果分析圖主要用於揭示影響及其原因之間的聯繫,以便追根溯源,確認項目風險的根本原因,便於項目風險監控。

  因果分析圖的結構由特性、要因和枝幹三部分組成。特性是期望對其改善或進行控制的某些項目屬性,如進度、費用等。要因是對特性施加影響的主要因素,要因一般是導致特性異常的幾個主要來源。枝幹是因果分析圖中的聯繫環節:把全部要因同特性聯繫起來的是主幹,把個別要因同主幹聯繫起來的是大枝,把逐層細分的因素(細分到可以採取具體措施的程度為止)同各個要因聯繫起來的是中枝、小枝和細枝,如圖2所示。

  Image:因果分析图的结构.jpg

  圖2 因果分析圖的結構

  因果分析圖的基本原理是,如果一個項目發生了風險,除非及時採取應對措施,否則它將再次發生風險。通過學習,吸取過去的教訓,起到防患於未然的作用。因果分析圖一般可由以下三階段過程來完成。

  (1)確定風險原因。

  (2)確定防範項目風險的對策措施。

  (3)實施管理行為。

  3.帕累托圖

  帕累托圖又稱“比例圖分析法”,由義大利經濟學家帕累托(V.Pareto)提出來,用以分析社會財富的分佈狀況,併發現少數人占有大量財富的現象,所謂“關鍵的少數與次要的多數”這一關係。帕累托圖主要用於確定處理問題的順序,其科學基礎是所謂的“80/20法則”,即為80%的問題找出關鍵的影響因素。在項目風險監控中,帕累托圖可用於著重解決對減少項目有重大影響的風險。

  如可用於確定進度延誤、費用超支、性能降低等問題的關鍵性因素,而及時明確解決問題的途徑和措施。

  帕累托圖一般將影響因素分為三類:A類包含大約20%的因素,但它導致了75%~80%的問題,稱之為主要因素或關鍵因素;B類包含了大約:20%的因素,但它導致了15%~20%的問題,稱之為次要因素;其餘的因}奶筆記欄素為C類,稱之為一般因素,這就是所謂的ABC分析法。帕累托圖顯示了:風險的相對重要性,同時,由於帕累托圖的可視化特性,使得一些項目風險:控制變得非常直觀和易於理解,有利於確定關鍵性影響因素,有利於抓住主:要矛盾,有利於重點地採取有針對性的應對措施。

  圖3是帕累托圖的結構示意圖。帕累托圖的結構由兩個縱坐標、一個橫坐標、幾個直方柱和一條折線組成。其中,左縱坐標表示頻數(件數、次數等);右縱坐標表示頻率(用百分比表示);橫坐標表示影響質量的各種:因素,按影響程度的大小從左到右依次排列;折線表示各因素大小的累計百分數,由左向右逐步上升,此線稱為帕累托曲線

  Image:帕累托图结构.jpg

  圖3 帕累托圖結構

  帕累托圖顯示了每個項目風險類別的發生頻率,便於瞭解最為頻繁的風險和確定各項目風險後果,有助於項目監理決策人確定項目目標和主觀判斷,及時採取有效的對策措施。

項目風險監控成果[5]

  隨著項目的開展,根據項目風險管理計劃,對項目風險監控工作主要可以得到以下成果。

  1.隨機應變措施

  隨機應變措施是為消除風險事件而採取的未經事先計劃的應對措施。應對其進行有效的記錄,並融入項目的風險應對計劃中。

  2.糾正措施

  糾正措施包括執行應急計劃或隨機應變措施。

  3.項目變更申請

  如果頻繁地執行應急計劃或隨機應變措施,則需要考慮變更項目計劃以應對項目的風險。

  4.風險應對計劃更新

  風險事件發生以後,必須對其進行歸檔和重新評估。風險應對手段實施後,可以減少已識別風險的發生概率和不良影響。在對風險次序重新排列後,必須對其再進行評估,以使風險能夠得到適當的控制。對未發生的風險也應該記錄歸檔,並將其在項目風險計劃中予以消除。

  5.風險資料庫

  要對在風險管理過程中收集和使用的數據進行整理、維護和分析,建立一個風險資料庫。使用這一資料庫,可以幫助整個組織中的風險管理人員隨著時間的推移而不斷形成風險管理經驗的積累。

  6.風險識別檢查表更新

  根據項目管理中取得的經驗,對檢查表進行更新,這種更新的檢查表將會對未來的項目風險管理提供幫助。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 戚安邦,張邊營主編.項目管理概論.清華大學出版社,2008.10.
  2. 戚安邦著.項目管理十大風險.中國經濟出版社,2004年01月第1版.
  3. 郭寧,周曉華編著.軟體項目管理.清華大學出版社,2007.5.
  4. 劉曉紅,徐玖平編著.項目風險管理.經濟管理出版社,2008.1.
  5. 劉國靖編著.現代項目管理教程.中國人民大學出版社,2009.02.
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