項目整體變更控制系統
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什麼是項目整體變更控制系統[1]
項目整體變更控制系統是一套事先確定的改變項目活動並修改項目文件應遵循的程式。它的職能就是為準備提交的變更請求提供指導，對變更請求做出評價，並確定變更審批許可權，管理經批准的變更的實施過程。
項目整體變更控制是貫穿項目整個壽命周期的活動，所以必須要有一套完整的程式來進行項目整體變更控制。項目範圍變更屬於項目整體變更的範疇，應該納入整體變更管理中。
為了對項目變更進行控制，應由項目業主、項目實施組織的管理團隊兩者共同建立變更控制系統。變更控制系統可細分為範圍、質量、進度、費用和合同變更控制系統。變更控制系統應當同項目管理信息系統相配合，形成一個整體。
項目整體變更控制系統的內容[1]
變更控制系統通常包括一個變更控制委員會、變更審批制度、人員和許可權、必要的表格和其他書面文件。
(1)變更控制委員會
變更控制委員會是在制訂項目的啟動計劃時就建立的部門。它是一個負責項目變更審批的團體，負責評估那些提交上來的變更請求，針對這些變更的目的、要求和影響來進行決策，如委員會同意實施一項變更請求，應在會議上安排相關的變更實施責任人以及相關聯的協作組織；如果拒絕某一項變更請求，要對項目經理給出拒絕的理由。項目控制委員會首先要對項目經理提出的所有變更申請進行審查；然後分析這些變更可能引起的項目質量、進度和成本變化，分析這些變化並比較項目變更的得失；還要對項目的替代方案進行評審，選擇出最好的項目替代計劃，再決定是否接受項目的變更申請。一旦接受了項目變更申請，就要對項目變化所涉及的相關人員進行交流與溝通，確保項目替代計劃能夠合理、順暢的進行。最後是對項目變更進行總結報告。一般小型項目只設一個變更控制委員會或變更審批小組；而大型、複雜的項目可能要設多個變更控制委員會，擔負不同的審批責任。
(2)變更審批制度項目各種變更具體實現的制度性安排
它是項目管理不可缺少的組成部分。簡言之，在項目實施過程中，無論哪方提出：變更要求，都是先申請，後批准，再行動。決不允許“先斬後奏”。只是由於各個項目的具體情況不同，如投資規模、範圍大小、複雜程度、涉及的領域、重要程度、歷史責任等，項目變更的審批程式有多有少。以建設工程為例，施工過程中的變更至少也要通過項目業主、設計方和施工方的一致同意，在變更文件上三方簽字認可，變更才可以實施。
(3)變更過程管理人員的審批許可權
變更過程管理人員的審批許可權是對大小變更事項由誰來決定、誰承擔責任的制度安排。實踐中，並非所有變更事項都是由變更控制委員會決策。小的變更，對項目實施不產生大的負面影響，可以由基層管理人員決定。但是，必須事先做出規定，基層管理者的決策許可權是什麼，子項目負責人的決策許可權是什麼，項目經理的決策許可權又是什麼，避免出現無人決策或越權決策的後果。
它們的形式有變更申請書、替代方案說明、變更批准文件、變更被拒絕的批覆文件、批准的變更行動方案(計劃)、項目變更總結報告。這些文件是執行項目變更程式的證明，也是項目變更控制的具體措施。它們無疑是項目變更控制系統的組成部分。
項目整體變更控制系統的運行[2]
項目整體變更控制系統運行過程將包括實施、信息收集和反饋三大要素，以確保對項目的有效控制。
項目整體變更控制系統的運作是由實施開始，項目在實施過程中將產生實施效果的信息，這些信息經過記錄和處理，形成反饋信息呈送給項目高層管理者，便完成了項目變更控制系統的第一步。如果項目在實施過程中，反饋的信息與項目整體計劃沒有偏差，項目經理就可以領導項目團隊繼續執行原定的項目整體計劃；但如果項目實施反饋意見與項目計劃發生了較大偏差，項目經理就要對項目的實施過程進行調查，提出變更申請，由變更控制委員會進行審查和決定。
變更控制委員會決策是否需要變更，故具有充分的權力。因此，變更控制系統應當明確規定變更控制委員會的責任和權力，並由主要的項目利益相關者認可。對於每個項目來說，通常都會成立一個專門的變更控制機構，變更控制委員會是一個項目內部的管理機構，變更控制委員會應該由下麵幾部分組成：項目法人代表、項目經理、項目技術負責人、配置管理負責人、質量保證負責人、測試負責人和成本管理負責人，有時還有設計方的代表。
變更控制委員會一旦批准項目變更，就要及時傳遞批准通知書及相關文件，同時，與項目參與各方積極溝通。項目經理則開始按新計劃佈置工作，主動與相關單位聯繫和溝通。
可見，溝通是項目變更控制的一個重要方法。項目經理要運用書面的或口頭的執行報告進行項目變更的確認和管理工作。項目經理可以進行一些非正式的會議，與項目團隊進行及時有效的溝通，發現項目中潛在的問題，分析已出現的問題並及時解決。
項目變更控制系統還應當有處理自動變更的機制。自動變更，又稱現場變更，是不經事先審查即可批准的變更。多數自動變更是由意外的緊急情況造成的，項目經理在這種情況下可以發揮自己的管理能力，有效的完善對項目緊急情況的變更處理，通過與項目利益相關者的溝通來解決，將項目變更的影響調控到最小範圍。
最後，引起變更的原因，各相關責任人必須記錄在案，這樣做的目的不是為了指責和歸罪，而是為了日後更好地控制和借鑒。
建立項目整體變更控制系統目的[3]
建立變更控制系統目的是：
對所有提出的變更請求進行審查；
評估各變更請求的得與失；
接受或拒絕變更請求；
與所有關係人就變更進行交流；
確保變更合理實施；
準備月份報告，按時間總結所有的變更和項目衝突。
