訂單處理系統
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訂單處理系統(Order processing system)
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什麼是訂單處理系統[1]
訂單處理系統是指接受顧客訂貨、查核商品庫存、確認與回覆交貨期限、訂貨量管理的作業系統。
訂單處理系統的功能[1]
對於所訂購的商品，在接到訂購通知後，應通過連貫性的作業，經由出貨系統、配送系統的指示送達客戶手中。因此，訂單處理系統的主要功能有以下一些。
(1)接受訂單功能 即能夠迅速、準確地接收訂單內容，並且能運用網路信息來接收訂單。
(2)庫存核查回覆交貨期功能 即在接獲訂單後立即核查庫存量，並且即時回覆客戶交貨期。
(3)追加訂購管理功能 即為了回覆商品交貨期所作的追加訂購管理，做到採購管理與追加訂購管理同步化。
(4)查詢功能 即迅速準確地回覆客戶的查詢。
關於訂單處理系統各項功能的特點及其主要內容如表1所示。
表1 訂單處理系統的主要內容
| 功能名稱 | 特點 | 主要內容 |
| 接受訂單 | 迅速準確地接收訂單內容，運用網路資訊來接受訂單 | 能夠直接接收客戶端所傳送的訂單資料； 雙方間收定活動為互動式的，能迅速並準確地接收訂單，有效節省訂購作業的人力 |
| 庫存核查回覆交貨期 | 接獲訂單後立即核查庫存量，即時回覆客戶交貨期 | 接獲訂單後，立即查核商品庫存量，通過網路回覆客戶該商品的交貨期； 當庫存量不足時，通過系統的追加處理狀況，回覆客戶修正時期，併進行訂購管理作業 |
| 追加訂 購管理 | 為了回覆商品交貨期所作的追加訂購管理，採購管理與追加訂購管理同步 | 通過系統定期針對追加訂購的部分，監督是否能夠如期進貨，以符合客戶要求的交貨期； 進貨時必須立即扣除 |
| 查詢 | 迅速準確地回覆客戶的查詢 | 整體營業活動當中，包括了接收訂單前的交涉、庫存量確認、交貨期確認、議價等行為，能夠迅速回覆客戶查詢 |
訂單處理系統的構成[2]
訂單處理系統主要包括兩種作業，即客戶詢價、報價與訂單接收、確認、輸入。由此，與其相對應的兩個系統為自動報價系統和訂單傳送系統。
(1)自動報價系統
自動報價系統需要輸入的數據包括客戶名稱、詢問商品的名稱、商品的詳細規格、商品等級等。然後，系統根據這些數據調用產品明細資料庫、客戶交易此商品的歷史資料庫、對此客戶報價的歷史資料庫、客戶資料庫、廠商採購報價等，以取得此項商品的報價歷史資料、折扣數據、客戶以往交易記錄及客戶折扣、商品供應價等數據。接著由報價單製作系統列印出報價單，經銷售主管核准後即可送達客戶。報價單經客戶簽回後即可成為正式訂單。
(2)訂單傳送系統
訂單傳送的方法有多種，包括郵寄、銷售人員取回、電話訂購、傳真訂購及通過電腦網路訂購等。若訂單是由報價單確認而來，則可由系統將報價數據轉換為訂購數據；若訂購單由電腦網路到達傳送，則需根據電子數據交換標準格式將數據轉換成內部訂單文件格式。輸入轉換後的訂購資料須由銷售人員核查在客戶制定的出貨日期能否如期出貨，所有的核查可經訪問庫存控制資料庫、揀貨產能調用資料庫、包裝產能調用資料庫、運送設備產能調用資料庫、人力資源調用資料庫等核查其資源能力，數據確認即可轉入待出貨訂單資料庫中，並激活上述各資料庫中的數量。當銷售部門無法如期配送時，可由銷售人員與客戶協調，是否分批交貨或延遲交貨，然後按協調結果修改訂單數據文件。銷售人員還須檢查客戶付款狀況及應收賬款數是否超出公司所定的信用額度，超出額度時則須由銷售主管核准後再輸入訂購數據。當商品退回時，可按訂單號碼找出原始訂購數據及配送數據，修改其內容並標示退貨記號，以備退貨數據處理。
訂單處理系統的設計要點[2]
一個訂單處理系統的設計，主要包括以下要點：
(1)所需輸入的數據，包括客戶資料、商品規格資料和商品數量等。
(2)日期及訂單號碼、報價單號碼由系統自動填寫，但可修改。
(3)具備按客戶名稱、客戶編號、商品名稱、商品編號、訂單號碼、訂貨日期和出貨日期等查詢訂單內容的功能。
(4)具備客戶的多個出貨地址記錄，可根據不同交貨地點開立發票。
(5)可查詢客戶信用、庫存數量、產能分配及設備工具使用狀況、人力資源分配。
(6)具備單一訂單或批次訂單列印功能。
(7)報價系統具備由客戶名稱、客戶編號、商品名稱、商品編號、最近報價日期、最近訂貨數據等查詢該客戶的報價歷史、訂貨出貨狀況和付款狀況等資料，作為對客戶進行購買力分析及信用評估的標準。
(8)可由銷售主管或高層主管隨時修改客戶信用額度。
(9)具備相似產品、可替代產品資料，當庫存不足無法出貨時，可向客戶推薦替代品以爭取銷售機會。
(10)可查詢未結訂單資料，以利於出貨作業的跟催。
另外，配送中心的電腦管理系統還需註意開發加快訂貨速度與正確性的電子訂貨系統(CAO／EOS)及各項數據轉換標準的建立。
