相對封閉原則

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　　現代管理活動的對象，一方面，是獨立性很強的組織系統，有著內部相對穩定的結構、內部流通構成，形成內部的運動環流；另一方面，又和外部環境有著廣泛、經常的縱向、橫向交換和聯繫，與外界環境存在物質、能量、信息的交換，這樣，就系統運動看，相應地具有內部封閉性和對外的開放性。

　　從管理活動過程來說，管理活動本身就是一種各因素、各環節相互影響、相互制約、環環相扣的鏈式迴圈過程。無論是決策活動還是信息活動，都必須構成一個連續封閉的迴路。

　　現代管理，必須在對外開放的前提下，對內採取封閉性的管理，使得內部各個環節、部分，有序銜接、首尾相連，形成環路，從而構成一個完整無缺、有去有回、有進有出的過程環流，使各部分連為一體，相互聯繫，相互促進，以完成整體目標。這就是現代管理的相對封閉原則。

　　（一）管理總體過程的封閉性

　　管理組織的整分合，從整個運行過程看，實際上也是一種管理封閉。根據整體目標所作的分解，成為許多相關的局部目標及其活動，最後，無論是管理活動還是業務活動，都必須聚合成整體活動並復歸於整體目標的實現。不合不行，合了但卻不是又合到整體目標的實現也不行。（如圖1）

　　　　　　　　　　　　　　　　（圖1）

　　如果我們將現代管理活動過程各環節以及相應的機構抽象為一個共同的流程圖，它必須形成一個封閉迴路。我們可以用下麵管理封閉迴路的基本模式來表示（如圖2）

　　　　　　　　　　　　　　　　（圖2）

　　這個模式說明，管理活動的起點是由指揮中心向執行機構和監督機構同時發出指令；然後執行機構在監督機構的督促下實施；實施結果輸入反饋機構，由反饋機構處理後反饋給指揮機構；最後，指揮機構在反饋信息基礎上發出新的指令，如此不斷迴圈下去。

　　作為管理手段的機構來說，執行機構必須準確無誤地貫徹決策機構的指令，為了保證這一點，應有監督機構。沒有準確的執行，就沒有正確的輸出。為了檢查輸出的情況，還要有反饋機構，如果只有單向的輸出，無從知道決策與實際執行的正確與否，管理失去了活力。根據執行實踐的反饋信息及時提出修正決策的正確意見，反饋機構是必須的。

　　（二）管理制度的封閉性

　　任何管理的封閉性，都離不開一系列管理制度的確定和實施。管理制度必須構成封閉，才能真正有效。不僅要有一個儘可能全面的執行制度，而且應有對執行的監督制度，還必須有反饋制度，它包括執行過程中產生矛盾的裁決制度，對執行發生錯誤的處理制度等等。管理制度不封閉，等於沒有制度，若有空子可鑽，有錯也不能真正執行。只有構成一個封閉的制度網，法網恢恢，才能疏而不漏。法不成網，縱密亦漏。建立崗位責任制是一個管理制度，如果不監督執行，執行與不執行無人過問，執行的好壞沒有賞罰，這個制度就不封閉，就是寫成大字，貼在牆上，也徒有形式而已。

　　（三）管理信息系統的封閉性

　　現代管理活動離不開信息。一方面，管理過程，必須有相應的信息流為前提，信息伴隨著管理活動的的整個流程；另一方面，現代管理活動已經獨立分化出專門的管理信息系統。所以，內部信息流必須構成封閉，達是一切管理活動封閉的前提和保證（如圖3）。

　　　　　　　　　　　　　　　　（圖3）

　　（一）相對封閉原則的實質

　　管理的相對封閉實質上是管理活動相互制約、相互促進的過程機制。管理活動本身就是一種客觀上層層相因、環環相扣的迴圈過程和各因素、各環節相互作用、相互制約機制的統一。例如，從擬定計劃、執行、到反饋、修正計劃，這一過程使組織做功，同時改變著組織的狀況，加之，在這同時，環境也在變化，於是，又須做新的計劃或決策，開始新的迴圈。這就是管理組織的輸出功能必須延續的過程封閉迴路。但如何保證既定計劃得以準確無誤地執行呢？必須建立監督、反饋部門來促進、約束執行部門，而且決策中心一旦通過結果反饋（內部反饋），發現執行偏差，就可以通過下達控制、糾正指令來予以消除。這些則構成了各環節相互制約的過程機制。

　　（二）封閉原則的相對性

　　我們之所以將此原則稱為“相對”封閉原則，是因為它具有相對性。這是因為：

　　1、開放性的社會組織系統，一方面在內部管理活動中形成封閉迴圈，另一方面它又作為更大系統的一個子系統而加入更大的迴圈，從而具有開放性。從根本上說，內部封閉小迴圈，最終是為了子系統更好地融入大迴圈之中。環境的不斷變化，將導致組織系統內部封閉的某種變化。

　　2、任何內部封閉，都是在特定條件下，由管理活動所決定、設計的一種相對穩定的過程和機制的組合圖式。一旦情況變化，管理活動中原先的封閉圖式將無法適應，出現“斷頭”，或者功效不佳了，就必須做出調整與變化，而任何系統的變化改革，都將產生新的封閉形式。因此，管理者必須註意內部封閉的相對性。但是，這裡決不是否定封閉的必要性與普遍性，因為任何不封閉的組織內部活動，都是不合理而無效的。不斷用新的封閉來取代舊的封閉以適應環境，提高組織系統功效，恰恰是正確地貫徹了相對封閉原則。

　　（一）應用相對封閉原則的必備條件

　　相對封閉原則的運作，必須在下列基本條件具備後才能在管理系統中順利有效地發揮作用。這些基本條件是：

　　1、管理系統的相對獨立性。

　　是指管理系統在人、財、物的支配上，在目標、計劃、組織、控制及規章制度的實施上都有不受外界干擾的相對獨立許可權，從而保證管理指令的下達和有效的信息反饋。

　　2、具有相互制約和相互促進關係的封閉職能機構。

　　一個管理系統一般可分解為指揮機構、執行機構、監督機構和反饋機構四部分。這四個機構在封閉迴路中相互制約、相互促進，構成了完整的封閉職能體系，如果不具備這一封閉職能機構體系，管理的封閉迴路就不可能形成。

　　3、具有能靈敏捕捉信息和及時傳遞信息的完善的信息系統。

　　管理活動離不開信息，信息貫穿於管理封閉迴路的全過程。為了更有效地為管理活動提供及時、準確、全面的信息服務，獨立形成專門的管理信息系統，已成為一切管理活動封閉的前提和保證。

　　（二）如何實現封閉式管理

　　1、從後果評估出發

　　評，就是對後果的質的評議；估，就是對後果儘可能有量的估計。採取任何管理措施都要考慮它可能產生的後果。一般是以原訂的目標，檢驗實際執行結果，是否達到預期的目標，有多大的偏差。後果與目標總是不完全一致的，這就要採取對策。加以封閉，杜絕偏離目標的後果。即使可以達到目標，也要一分為二，因為與此同時，總會產生某些副作用，也需要採取對策，使副作用儘量減少，這也是封閉。

　　2、從各種後果中循蹤追跡

　　組織長期管理混亂，原因很多，作為問題最主導的作用反饋上來了，原因找到了，也無法解決，因為組織無權，怎麼辦？封閉的辦法就是擴大組織的自主權，可是擴大自主權又帶來一些新的問題，還要循蹤追跡。例如，應用科學研究所擴大了自主權，從外部關係講，必須有專利法和經濟法庭，以保護科研成果的出售，從內部關係講，至少應有權選擇和招聘科學人才，保徵不斷研究出高質量、高價值的成果。這樣，擴大組織自主權才能構成封閉的管理迴路，才能進行真正有效的運動。否則，就是試點單位行之有效，全面推廣也會碰壁，有效於一時，終難持久。因此，要從各種後果中循蹤追跡，選擇可以反饋控制的主導線，加以封閉。

　　3、封閉的專家顧問管理法

　　建立顧問團傾聽專家的意見，這是改進和提高管理的重要措施，必須有一個封閉的管理方法，才能行之有效。但專家的主意有對的，也會有錯的；有部分對，也會有部分錯的，怎樣才能保證正確的意見被吸取、採納，不正確的被剔除、揚棄呢？這就必須有一個封閉的管理方法。改變那種把專家顧問團當作榮譽席位安排的作法，真正把它看成是彙集人才的組織；顧問團專家可以數年一任，不斷更新；同時，採用科學的方法傾聽各類專家的意見。國外推行的一種“專家集體預測法”，它不僅可以兼聽則明，而且只見意見不見人，足以消除私人偏見。另外，還必須從後果封閉，賞罰分明：專家提了正確建議，經採納取得成效的，應授獎；敢於直言，提了反對意見，事後證明是正確的，要加倍獎勵；對於以極不負責的態度對待所承擔的咨詢工作，出現不應有的差錯，造成重大損失者，要給子懲罰；從來沒有明確態度，長期不提一條建議的，應撤銷專家顧問資格。如此等等，才是封閉的專家顧問管理法，使專家真正起到智囊的作用。