流程關鍵點

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什麼是流程關鍵點[1]

  所謂流程關鍵點也就是流程關鍵因素,是指流程的諸構成要素中,對流程的運作起決定性影響的要素,常以“瓶頸”來形容它,顯示著該因素的重要性;沒有它,流程就難以運作。

流程關鍵點的識別[1]

  企業流程的基本要素總的來說有四個:活動、活動的邏輯關係、活動的實現方式和活動的承擔者。這四個基本要素在不同的企業流程中,其地位是不一樣的,但其中至少有一個是關鍵因素。

  如在建築施工過程中,商品混凝土的輸送是其商品混凝土訂單落實流程中的一個活動,運送得太早,混凝土容易凝固,同時運送單位車輛要等候,既影響混凝土的質量又會影響混凝土供應單位的運送效率;而太晚送到,又會讓施工單位出現停工待料的情形,影響工程隊的施工。因此,需要把握恰到好處的送貨時間。這樣,商品混凝土送貨活動的實現方式就成了該流程運作成功的關鍵。若能提供先進的設備,使商品混凝土的運送車能隨時與施工單位保持聯繫,它就能在適宜的時間內到達工地現場,從而使該流程運作順暢。

  流程關鍵點的識別,主要是看變動某要素是否對流程的運作產生深遠的影響,也就是說,能否使流程更好地滿足顧客的需要,能否大幅度提高企業的績效,若是肯定的回答,則該要素就是該流程的關鍵點;反之則相反。這是識別流程關鍵點的根本標準。

流程關鍵點的處置[1]

  識別出關鍵流程,並對將再造的流程有了一定的理解之後,就進入了再造流程的“攻堅”處:對現有流程進行“脫胎換骨”的徹底翻新,獲得一個全新的流程。如何翻新?這是再造流程的最關鍵處,也是再造流程過程中的最困難點,因而,它就成為再造流程理論研究的最重要的研究內容之一。

  根據哈默博士(邁克爾·哈默)的觀點,企業流程再設計時,要拋棄現有流程的一切框框,利用頭腦風暴法逆向思維等方法,發揮想象力,激發創造性和靈感,在“一張白紙”上進行設計,從一塊“白板”上重建企業流程。這種方法很讓人鼓舞,富有挑戰性。然而,這種方法往往讓人摸不頭腦,難以把握,因而,其可操作性並不強。達文波特指出,這種“白板起家”的作法是不現實的。他認為,許多公司不願意花費大量的時間和資金來實現這種全新的“白板”流程。例如,一個公司對它的訂單管理流程進行了重新設計,結果這種全新的“白板”流程需要給每一個銷售人員配備一臺便攜帶式的工作站,建立一個無線通訊網,需要拋棄舊系統的一切,需要新的技能和許多新的員工,建立這樣的流程大約需要七年時間和10億美元資金。這種投資回報可能是很高的,但公司不願去做這種投資。因此,作為另一種選擇,再造小組成員不應該從一張白紙上開始設計,應該考慮現有的條件,考慮新流程的各種機遇和約束條件。考慮了這兩者,再造小組成員就能設計出在一定條件下能實現的新的流程。然而,這是一種更加困難的設計方法。

  翻新流程固然不能從“白板起家”,但流程的重新設計過程也不是無據可依。不妨先回顧一下再造流程的定義:所謂流程再造是從顧客需求出發,以企業流程為改造對象,對企業流程進行根本性的思考和分析,通過對企業流程的構成要素重新組合,產生出更為有價值的結果,以此實現企業流程徹底的重新設計,從而獲得企業績效的巨大改善。從這一定義中,可看出,重新設計流程,就是要以需再造的流程為對象,對其進行根本性的思考和分析,通過對該流程的構成要素重新組合,產生出更為有價值的結果。其核心在於,對流程的構成要素重新組合,產生出生出更有價值的結果。由此可見,對流程進行再設計,就要從流程的構成要素著手,而不是現有流程。通過對流程構成因素的根本性思考與分析,確定關鍵因素;再對關鍵因素的各個方面進行分析,尋找突破點,進而重新組合構成因素,獲得全新的流程。這樣,再設計的根本就在於關鍵點的處置。

流程關鍵點的突破

  識別流程的關鍵點,是為了翻新流程時可以“有的放矢”。它不是再設計流程的全部,而僅僅是再設計流程的開始。進行流程再設計時,要發揮想象力,激發創造性和靈感,其結果,在這裡就表現為捕獲流程關鍵點的突破處。取得了流程關鍵點的突破,流程的再造就“水到渠成”。可見,流程關鍵點的突破是流程再設計的核心,也是整個再造流程的核心的核心,因而,有著特別重要的意義與使命。獲取流程關鍵點的突破並沒有什麼固定的模式可供套用,它同樣需要通過科學的分析與藝術的創造相結合,從而獲流程關鍵點創造性的突破。但從流程的基本構成要素著手,往往也不失為一種好的方式[1]

  流程關鍵點的突破主要包括:

  (1)活動本身的突破,包括活動的整合、活動的分散和活動的廢除;

  (2)活動間關係的突破,其中有兩種可能,一種是活動的先後順序發生突破性變化,另一種可能是活動間的邏輯關係發生突破性變化;

  (3)活動承擔者的突破,一是從職能轉變為流程,突破工作的藩籬,二是讓員工從被動轉變為主動,突破權利的迷信;

  (4)活動實現方式的突破,利用信息技術,可以實現活動方式的突破。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 芮明傑.再造流程[M],業務流程再造
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