文書檔案管理

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什麼是文書檔案管理

  文書檔案管理是指一般企業為了將文書歸檔保管採用的文書管理制度,即集中調控檔案,分散保管檔案和共同分享檔案。

文書檔案管理的原則

  要想維護良好的檔案管理制度,必須堅持以下三條原則。

  1、全部企業文書歸全體員工共同所有,不是單個人的私有財產,任何人都不能擅自據為已有。同樣,企業文書必須按文書歸檔過程,分清責權、共同管理。

  2、按共同分享與共同管理的原則,減少文書的複製份數,減少文書的保管場所;提高文書的安全性和保密繫數;控制文書量,降低文書管理成本。

  3、及時分類、整理、編輯與傳遞文書。經常清理各級的文件或文書保管場所,廢除那些不必要或過時的文書,保證文書檔案管理的質量效率

文書檔案管理的階段

  文書在歸檔過程中,可分為三個階段。

  1、未處理階段

  有許多文書不能立即歸檔入庫,需要在有關部門中繼續流轉、使用和處理;需要設立專門的文件櫃來暫管這些文書。以便擔當者或有關人員使用和保管。在這階段,文件保管地點到位,責任到人,誰使用誰負責保管。

  2、處理事項階段

  文書用完或與文書有關的事項處理完畢之後,進入文書歸檔過程,分為兩個階段。

  (1)保管階段。文書處理完畢之後,所有文書都必須從擔當者個人使用的文件框中取出,移交部門共用的文件櫃中。原則上個人保管文書不超過2年,一般情況一年移交一次。

  (2)保存階段。此階段是真正意義上的歸檔階段。全部處理完畢的文書,在各部門共同的文件櫃中保管一段時間後,都必須最終移交企業中央檔案庫保存。通常各部門在年末清理或整理文件櫃,去掉沒有保存價值的文書,把必須保存的文件,於第二年之初,統一移交中央檔案庫集中保存。

  3、廢除階段

  檔案庫人員對各部門交來的文書,進行分類編輯歸檔,編排索引;對檔案文書進行保存與借閱工作。對保存期滿的文書,按一定的程式予以廢除或銷毀。整個過程如圖1示。

文書檔案管理的過程

  1、點收與整理

  (1)點收。收到歸檔文書,應加以清點,檢查文書是否齊全,有無附件,不必歸檔者即退還。

  (2)整理。文書經清點後,應加以整理,使整齊劃一,同一事由的收發文應集為一個單元,破損文書將其修補完善,儘量使文書整理成統一大小。

  2、分類

  為了使檔案檢查、保管及調捲方便,檔案應有適當的分類。檔案分類視各企業性質而定,一般以文書內容為分類標準。

  3、立捲

  (1)立捲。將性質相同、類號相同的文書予以集中,給予適當的名稱,顯示檔案內容,以便於管理及應用。

  (2)歸檔。將新的性質、類號相同歸檔文書,歸入前已立案卷內,使整個案卷便於查考。

  4、編目

  將檔案編成種種目錄,以便隨時查考檔案內容,檔案目錄應簡明扼要,詳細完備。

  檔案目錄可以採用卡片式和書本式,在目錄卡上應有案名、收發文號、事由、附件、立捲日期、件數、案名登記號碼、移轉銷毀、備考等項目

  5、分裝

  歸檔整理後的文書,應分裝成冊,以便長久保存,以及方便管理。

  6、保存

  (1)保存。依編號順序存放於文件櫃內,以隨時調用。

  (2)調捲。調捲實際上包括查卷、調捲、還捲三種步驟,檔案管理的目的,就是在於供給應用,因此在需要調捲查考時,應迅速、正確以增加行政工作效率

  檔案調閱應訂立規則,備有調檔單、延期續借單、催還單、檔卡、限期表等以便調捲人共同遵行。

  非本單位主管業務,借案卷時需要主力單位會簽,非本企業調捲,應以公文方式處理,借調案卷非經主管批准不得複印或影印。

  (3)清點。檔案保存隨著時間的增長,數量越積越多,同時由於經常的調用,難免有遺失或損毀,因此檔案應定期按卡片分類目錄對照清點。如果發現有遺失或損毀應立即設法彌補,編目如果發現錯誤,應及時更正,時效已過檔案應予以抽出,報請核准銷毀。

  (4)防護。檔案保管處空氣應流通、乾燥,並易於保密、防霉、防火、防蟲、防污、防盜、防破損。

  文書檔案管理的流程如圖所示:   Image:文书档案管理1.png

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