文书档案管理

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什么是文书档案管理

  文书档案管理是指一般企业为了将文书归档保管采用的文书管理制度,即集中调控档案,分散保管档案和共同分享档案。

文书档案管理的原则

  要想维护良好的档案管理制度,必须坚持以下三条原则。

  1、全部企业文书归全体员工共同所有,不是单个人的私有财产,任何人都不能擅自据为已有。同样,企业文书必须按文书归档过程,分清责权、共同管理。

  2、按共同分享与共同管理的原则,减少文书的复制份数,减少文书的保管场所;提高文书的安全性和保密系数;控制文书量,降低文书管理成本。

  3、及时分类、整理、编辑与传递文书。经常清理各级的文件或文书保管场所,废除那些不必要或过时的文书,保证文书档案管理的质量效率

文书档案管理的阶段

  文书在归档过程中,可分为三个阶段。

  1、未处理阶段

  有许多文书不能立即归档入库,需要在有关部门中继续流转、使用和处理;需要设立专门的文件柜来暂管这些文书。以便担当者或有关人员使用和保管。在这阶段,文件保管地点到位,责任到人,谁使用谁负责保管。

  2、处理事项阶段

  文书用完或与文书有关的事项处理完毕之后,进入文书归档过程,分为两个阶段。

  (1)保管阶段。文书处理完毕之后,所有文书都必须从担当者个人使用的文件框中取出,移交部门共用的文件柜中。原则上个人保管文书不超过2年,一般情况一年移交一次。

  (2)保存阶段。此阶段是真正意义上的归档阶段。全部处理完毕的文书,在各部门共同的文件柜中保管一段时间后,都必须最终移交企业中央档案库保存。通常各部门在年末清理或整理文件柜,去掉没有保存价值的文书,把必须保存的文件,于第二年之初,统一移交中央档案库集中保存。

  3、废除阶段

  档案库人员对各部门交来的文书,进行分类编辑归档,编排索引;对档案文书进行保存与借阅工作。对保存期满的文书,按一定的程序予以废除或销毁。整个过程如图1示。

文书档案管理的过程

  1、点收与整理

  (1)点收。收到归档文书,应加以清点,检查文书是否齐全,有无附件,不必归档者即退还。

  (2)整理。文书经清点后,应加以整理,使整齐划一,同一事由的收发文应集为一个单元,破损文书将其修补完善,尽量使文书整理成统一大小。

  2、分类

  为了使档案检查、保管及调卷方便,档案应有适当的分类。档案分类视各企业性质而定,一般以文书内容为分类标准。

  3、立卷

  (1)立卷。将性质相同、类号相同的文书予以集中,给予适当的名称,显示档案内容,以便于管理及应用。

  (2)归档。将新的性质、类号相同归档文书,归入前已立案卷内,使整个案卷便于查考。

  4、编目

  将档案编成种种目录,以便随时查考档案内容,档案目录应简明扼要,详细完备。

  档案目录可以采用卡片式和书本式,在目录卡上应有案名、收发文号、事由、附件、立卷日期、件数、案名登记号码、移转销毁、备考等项目

  5、分装

  归档整理后的文书,应分装成册,以便长久保存,以及方便管理。

  6、保存

  (1)保存。依编号顺序存放于文件柜内,以随时调用。

  (2)调卷。调卷实际上包括查卷、调卷、还卷三种步骤,档案管理的目的,就是在于供给应用,因此在需要调卷查考时,应迅速、正确以增加行政工作效率

  档案调阅应订立规则,备有调档单、延期续借单、催还单、档卡、限期表等以便调卷人共同遵行。

  非本单位主管业务,借案卷时需要主力单位会签,非本企业调卷,应以公文方式处理,借调案卷非经主管批准不得复印或影印。

  (3)清点。档案保存随着时间的增长,数量越积越多,同时由于经常的调用,难免有遗失或损毁,因此档案应定期按卡片分类目录对照清点。如果发现有遗失或损毁应立即设法弥补,编目如果发现错误,应及时更正,时效已过档案应予以抽出,报请核准销毁。

  (4)防护。档案保管处空气应流通、干燥,并易于保密、防霉、防火、防虫、防污、防盗、防破损。

  文书档案管理的流程如图所示:   Image:文书档案管理1.png

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