團隊共創法
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團隊共創法(Team consensus method)
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團隊共創法指的是:基於個人頭腦風暴和團體討論創造性解決問題方法。由美國文化事業協會ICA(Institute of Cultural Affairs)於1960年代提出。
針對一個明確焦點問題,團隊共創法通過個人頭腦風暴,再進行小組分享並綜合意見,最後通過團體討論方式達成共識。
聚焦主題
每次運用團隊共創法,一開始都要明確本次共識之旅,需要回答議題是什麼,這個議題為什麼富有議題價值,為什麼重要,以及如果達成目標,會發生什麼變化。
這個界定問題過程,相當重要。模糊不清界定,最好結果也只是差強人意,往往會徒勞無功。
比如說,有一個部門提出要做團隊凝聚力培訓,這是一個寬泛議題,需要細化。
例如,需要進一步提問:在凝聚力方面,目前團隊有哪些地方需要改善?如果不做這個培訓,那麼團隊將會處於什麼狀態?如果培訓成功,大家希望看到什麼?怎麼確認這次團隊共創達成目標?......
如是系列提問,可以幫助瞭解團隊現狀、問題、目標和評估指標。整合這些問題答案,更有條件得到一個符合SMART原則議題。
只有清晰精準界定議題是什麼,產出是什麼,團隊共創法才不會無的放矢,淪為形式主義。明確之後,在進入下一步之前,也要清晰告知團隊共創參與者,引導大家群策群力。
這也是一種情景管理,通過提供相關決策信息,助推團隊對議題形成共識,構建團隊共創良好氛圍,為後續討論奠定基礎。
頭腦風暴。
聚焦並且確保團隊每個人都明確議題後,就可以進入第二步“頭腦風暴”。
頭腦風暴目的是,快速列出想法和問題,讓所有人都貢獻想法,激發初步思考。通常頭腦風暴做法是,大家聚在一起,誰有什麼好想法就發言,這容易導致有些人說得過多,有些人說得過少,甚至演化成“誰嗓門大,誰說得對”糟糕局面。
為應對這個問題,團隊共創法做適當調整,拆細頭腦風暴環節。
先是個人頭腦風暴。所有參與者都安靜思考,快速列出自己觀點或者想法。人人都要想,人人都有數量要求。在個人頭腦風暴結束後,從中選出規定數量重要想法。
再是小組選擇想法。參與者按每組2到5人拆成若幹小組,分組討論想法,然後篩選出規定數量想法,並寫在卡片上。每張卡片一個想法,用關鍵詞或者一個句子描述。全部完成後,將卡片粘貼到白板上,以備後續討論。
在這個過程中,遵循頭腦風暴各項原則。例如,中提到的暫時不做評判,避免忽略錶面荒謬內有亮點想法。
有5個原則可資參考:一是“三不原則”:不自謙、不批判、不阻攔;二是“量多原則”,想法數量越多越好;三是“記錄原則”,所有想法都需要記錄下來;四是“借力原則”,可以在他人想法基礎上繼續提出新想法;四是“平等原則”,參會人員一律平等。
分類組織。
想法卡片都粘貼好後,就可以進入第三步“分類組織”。
首先請卡片提出人逐一闡述自己想法,在闡述過程中要確認每個人都準確理解,沒有臆斷和不明確之處。
等到參與者完成闡述、團隊探討結束後,開始對同類想法進行合併,目的是梳理散亂想法,以新視角發現不同想法之間聯繫。
一般來說,為能夠幫助參與者更好記憶和思考,最終一般分成3到7類。如果類數太少,屬於過度合併,會影響下一個步驟;如果類數太多,過於分散,不利於記憶。
這個過程富有挑戰,因為要選擇合適分類維度。不同分類標準,有不同分類結果,所揭示價值也有不同。
不管哪一個分類標準,都可以採用MECE法則來檢驗,看看是否做到不重不漏。
提取命名。
等到想法分類組織完成後,就可以進入第四步“提取命名”。
這一步驟目的在於,幫助參與者從一堆歸好類想法當中,衍生提取出一個完整新想法。
在這個環節,參與者們要去發現每類卡片共同表達的是什麼,隱藏在不同想法背後真正涵義是什麼,然後提取中心詞。
值得註意的是,中心詞是在此類想法基礎上產生新想法,所以不能簡單從該類想法里找出一個能夠涵蓋其他想法卡片作為中心詞。
為輔助進行中心詞提取,可以提問:“我們可以用哪幾個字來描述這組所有卡片?”、“這些卡片能反映出我們什麼樣觀點?”......
提取命名不僅具有技術意義,能用上位抽象中心詞概括一組想法,並且有助催生對最終產出擁有感,就好像給一個小孩取名那樣,這能讓參與者獲得足夠參與感,有利後續行動。
詮釋決定。
等到每類想法都提取命名後,就可以進入第五步“詮釋決定”。
這是收穫團隊共創成果步驟,要做兩件事:一是詮釋,二是決定。
其中,詮釋重點是,清晰表達團隊共創議題、目標、意義和價值,將團隊共識記錄下來。可以採用思維導圖等圖解工具,將各類命名好想法,整理成完整可視化文件。
決定重點是,將這個可視化文件,轉化成具體可執行行動方案,在實踐中檢驗效果,量化反饋,必要時再進行下一輪團隊共創。
1.物料準備
進行團隊共創之前先要準備的物料主要有四種:有一大面牆的房間、A4紙、A5紙(或便利貼)、彩筆、美紋紙。
彩筆主要用來在討論過程中記錄進發的靈感、關鍵的結論,絢麗的色彩和溫馨的環境能夠刺激我們的右腦,輔助左腦的邏輯思維,更容易產生創新性的想法。
2.背景介紹
需要先做背景介紹,選擇參與人員,準備開場白。首先,邀請小組成員參與對話。團隊共創參與人數不少於4人,超過 10人則需要分成3~4人一個小組進行。
開場流程:
1.讀出對話的焦點問題
2.說明對話的原因、和小組成員有什麼關係、為什麼馬上需要進行這次對話
3.確認參與者是否理解,澄清主題
4.講解會議紀律、角色分工和討論規則
3.焦點澄清
焦點澄清,讓參與成員對本次會議的主題達成共識。
這個環節要註意的問題有:
保證重點問題是明確、具體的;
有20個以上答案的問題都可以是主題;
通常以“什麼”和“如何”的開放式的問題開始;
清楚地將焦點問題寫在牆面的左上角,保證整個會場中都看得見,用清楚的顏色強調問題的關鍵詞;
要對焦點問題進行澄清,不要使用縮寫。
另外,為主題頁繪製花邊或塗鴉,可以激發創新及發散思維澄清焦點,找準問題,明確團隊共創的方向,這非常關鍵。
當然,團隊共創討論還需遵循一些原則:思維快的稍等思維慢的、討論求深不求快、請勿“一言堂”、尊重原創、寫切實可行的。
4.個人頭腦風暴
在進行個人頭腦風暴環節時,主要要註意以下幾個問題:
個人獨立進行思考,記錄在便利貼或A5紙上;
一張卡片只能寫一條能回答焦點問題的具體觀點;
卡片橫著寫,字體足夠大,占滿整個頁面,字跡清晰;
每張卡片字數限6個字以上、12個以下;
限定寫4~6張紙;
同時,促動師將收集上來的卡片數量控制在25 ~ 40 張以內。
團隊共創往往會產生多個行動策略,究竟應該如何選擇,先做什麼,再做什麼,可以通過四個原則進行甄選。
影響圈原則:選擇策略中憑藉自身能力可以完成的、有資源的、可以掌控的、可以影響成敗的策略
定位原則:團隊的時間、人員、精力都是有限的,策略選擇應該聚焦關鍵行動,而不是發散的
快速獲勝原則:所得利益少又不易執行的,浪費時間;所得利益少容易執行的,能夠快速獲勝;所得利益大不容易執行的,需要專項努力;所得利益大又容易執行的是重大機遇
創新原則:鼓勵創新的策略
5.小組頭腦風暴
進行小組頭腦風暴,分享交流達成共識,提交卡片。主要步驟是:
① 以小組為單位,每人分享各自的觀點與想法;
②小組共同選出對焦點問題最重要、最關鍵的觀點(最佳想法)交給促動師。這個步驟中註意可以選出1~2張核心卡片。
6.組織分群
將相近的觀點進行分類:
在促動師帶領下對第一輪收集的卡片(最佳想法)做分類;
參與者自行把手上剩下的卡片做分類;
處理單獨成列一“孤兒”卡片,將其歸入其他列,或從其他列中找到同類,如與焦點問題相關度不大可暫時擱置,如果公認是個好想法,則全體參與人員再補充一條類似的與其歸在一列;
重新檢核每一列卡片,把歸錯列的調整好;
控制列數在4~7之內;
這個環節要註意以下幾點:
促動的流程是一個輸入(主題)一過程一輸出行動計劃的流程;
紙張、卡片不能隨意張貼,這樣才能有效引導人們的思維;
進行結構化的目的是:釐清行動策略之間的關鍵,方便理解與記憶,加強結果的達成。
7.群組命名
為每一列卡片提煉關鍵詞:
從最長一列依次開始提煉關鍵詞;
不超過6個字,且不可以和該列任何一張完全一樣;
關鍵詞記錄在當列最上方的卡片上,用畫框做區分;
所有列的關鍵詞提煉好之後,促動師結合焦點問題念一遍成果,加深認識。
促動師要留心現場的聲音,收集參與者對關鍵詞的意見。同時要觀察參與者的表現,確保每個人都要參與。出現分歧時,要探詢觀點背後的想法,不要急於投票決策。
8.賦予意義
思考關鍵詞與主題之間的邏輯關係。主要分為以下幾步:
① 觀察關鍵詞,思考可以表達關鍵詞關係的結構;
② 共同討論各關鍵詞在靶心圖上的位置擺放;
③ 促動師總結整體討論成果。
④ 將關鍵詞結構化一般有三種方法
⑤ 按重要,緊急程度進行排序;
⑥ 用邏輯架構來排序;
⑦ 用圖形來排序;
9.制定行動方案
針對提煉出來的關鍵詞制定行動方案,要包括具體目標、所需資源,以及行動步驟與時間。註意:可根據執行時間和人力資源來確定方案數。
- 劉永中.行動學習使用手冊:一本書講透行動學習如何落地[M].北京聯合出版公司.2015
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