团队共创法
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团队共创法(Team consensus method)
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团队共创法指的是:基于个人头脑风暴和团体讨论创造性解决问题方法。由美国文化事业协会ICA(Institute of Cultural Affairs)于1960年代提出。
针对一个明确焦点问题,团队共创法通过个人头脑风暴,再进行小组分享并综合意见,最后通过团体讨论方式达成共识。
聚焦主题
每次运用团队共创法,一开始都要明确本次共识之旅,需要回答议题是什么,这个议题为什么富有议题价值,为什么重要,以及如果达成目标,会发生什么变化。
这个界定问题过程,相当重要。模糊不清界定,最好结果也只是差强人意,往往会徒劳无功。
比如说,有一个部门提出要做团队凝聚力培训,这是一个宽泛议题,需要细化。
例如,需要进一步提问:在凝聚力方面,目前团队有哪些地方需要改善?如果不做这个培训,那么团队将会处于什么状态?如果培训成功,大家希望看到什么?怎么确认这次团队共创达成目标?......
如是系列提问,可以帮助了解团队现状、问题、目标和评估指标。整合这些问题答案,更有条件得到一个符合SMART原则议题。
只有清晰精准界定议题是什么,产出是什么,团队共创法才不会无的放矢,沦为形式主义。明确之后,在进入下一步之前,也要清晰告知团队共创参与者,引导大家群策群力。
这也是一种情景管理,通过提供相关决策信息,助推团队对议题形成共识,构建团队共创良好氛围,为后续讨论奠定基础。
头脑风暴。
聚焦并且确保团队每个人都明确议题后,就可以进入第二步“头脑风暴”。
头脑风暴目的是,快速列出想法和问题,让所有人都贡献想法,激发初步思考。通常头脑风暴做法是,大家聚在一起,谁有什么好想法就发言,这容易导致有些人说得过多,有些人说得过少,甚至演化成“谁嗓门大,谁说得对”糟糕局面。
为应对这个问题,团队共创法做适当调整,拆细头脑风暴环节。
先是个人头脑风暴。所有参与者都安静思考,快速列出自己观点或者想法。人人都要想,人人都有数量要求。在个人头脑风暴结束后,从中选出规定数量重要想法。
再是小组选择想法。参与者按每组2到5人拆成若干小组,分组讨论想法,然后筛选出规定数量想法,并写在卡片上。每张卡片一个想法,用关键词或者一个句子描述。全部完成后,将卡片粘贴到白板上,以备后续讨论。
在这个过程中,遵循头脑风暴各项原则。例如,中提到的暂时不做评判,避免忽略表面荒谬内有亮点想法。
有5个原则可资参考:一是“三不原则”:不自谦、不批判、不阻拦;二是“量多原则”,想法数量越多越好;三是“记录原则”,所有想法都需要记录下来;四是“借力原则”,可以在他人想法基础上继续提出新想法;四是“平等原则”,参会人员一律平等。
分类组织。
想法卡片都粘贴好后,就可以进入第三步“分类组织”。
首先请卡片提出人逐一阐述自己想法,在阐述过程中要确认每个人都准确理解,没有臆断和不明确之处。
等到参与者完成阐述、团队探讨结束后,开始对同类想法进行合并,目的是梳理散乱想法,以新视角发现不同想法之间联系。
一般来说,为能够帮助参与者更好记忆和思考,最终一般分成3到7类。如果类数太少,属于过度合并,会影响下一个步骤;如果类数太多,过于分散,不利于记忆。
这个过程富有挑战,因为要选择合适分类维度。不同分类标准,有不同分类结果,所揭示价值也有不同。
不管哪一个分类标准,都可以采用MECE法则来检验,看看是否做到不重不漏。
提取命名。
等到想法分类组织完成后,就可以进入第四步“提取命名”。
这一步骤目的在于,帮助参与者从一堆归好类想法当中,衍生提取出一个完整新想法。
在这个环节,参与者们要去发现每类卡片共同表达的是什么,隐藏在不同想法背后真正涵义是什么,然后提取中心词。
值得注意的是,中心词是在此类想法基础上产生新想法,所以不能简单从该类想法里找出一个能够涵盖其他想法卡片作为中心词。
为辅助进行中心词提取,可以提问:“我们可以用哪几个字来描述这组所有卡片?”、“这些卡片能反映出我们什么样观点?”......
提取命名不仅具有技术意义,能用上位抽象中心词概括一组想法,并且有助催生对最终产出拥有感,就好像给一个小孩取名那样,这能让参与者获得足够参与感,有利后续行动。
诠释决定。
等到每类想法都提取命名后,就可以进入第五步“诠释决定”。
这是收获团队共创成果步骤,要做两件事:一是诠释,二是决定。
其中,诠释重点是,清晰表达团队共创议题、目标、意义和价值,将团队共识记录下来。可以采用思维导图等图解工具,将各类命名好想法,整理成完整可视化文件。
决定重点是,将这个可视化文件,转化成具体可执行行动方案,在实践中检验效果,量化反馈,必要时再进行下一轮团队共创。
1.物料准备
进行团队共创之前先要准备的物料主要有四种:有一大面墙的房间、A4纸、A5纸(或便利贴)、彩笔、美纹纸。
彩笔主要用来在讨论过程中记录进发的灵感、关键的结论,绚丽的色彩和温馨的环境能够刺激我们的右脑,辅助左脑的逻辑思维,更容易产生创新性的想法。
2.背景介绍
需要先做背景介绍,选择参与人员,准备开场白。首先,邀请小组成员参与对话。团队共创参与人数不少于4人,超过 10人则需要分成3~4人一个小组进行。
开场流程:
1.读出对话的焦点问题
2.说明对话的原因、和小组成员有什么关系、为什么马上需要进行这次对话
3.确认参与者是否理解,澄清主题
4.讲解会议纪律、角色分工和讨论规则
3.焦点澄清
焦点澄清,让参与成员对本次会议的主题达成共识。
这个环节要注意的问题有:
保证重点问题是明确、具体的;
有20个以上答案的问题都可以是主题;
通常以“什么”和“如何”的开放式的问题开始;
清楚地将焦点问题写在墙面的左上角,保证整个会场中都看得见,用清楚的颜色强调问题的关键词;
要对焦点问题进行澄清,不要使用缩写。
另外,为主题页绘制花边或涂鸦,可以激发创新及发散思维澄清焦点,找准问题,明确团队共创的方向,这非常关键。
当然,团队共创讨论还需遵循一些原则:思维快的稍等思维慢的、讨论求深不求快、请勿“一言堂”、尊重原创、写切实可行的。
4.个人头脑风暴
在进行个人头脑风暴环节时,主要要注意以下几个问题:
个人独立进行思考,记录在便利贴或A5纸上;
一张卡片只能写一条能回答焦点问题的具体观点;
卡片横着写,字体足够大,占满整个页面,字迹清晰;
每张卡片字数限6个字以上、12个以下;
限定写4~6张纸;
同时,促动师将收集上来的卡片数量控制在25 ~ 40 张以内。
团队共创往往会产生多个行动策略,究竟应该如何选择,先做什么,再做什么,可以通过四个原则进行甄选。
影响圈原则:选择策略中凭借自身能力可以完成的、有资源的、可以掌控的、可以影响成败的策略
定位原则:团队的时间、人员、精力都是有限的,策略选择应该聚焦关键行动,而不是发散的
快速获胜原则:所得利益少又不易执行的,浪费时间;所得利益少容易执行的,能够快速获胜;所得利益大不容易执行的,需要专项努力;所得利益大又容易执行的是重大机遇
创新原则:鼓励创新的策略
5.小组头脑风暴
进行小组头脑风暴,分享交流达成共识,提交卡片。主要步骤是:
① 以小组为单位,每人分享各自的观点与想法;
②小组共同选出对焦点问题最重要、最关键的观点(最佳想法)交给促动师。这个步骤中注意可以选出1~2张核心卡片。
6.组织分群
将相近的观点进行分类:
在促动师带领下对第一轮收集的卡片(最佳想法)做分类;
参与者自行把手上剩下的卡片做分类;
处理单独成列一“孤儿”卡片,将其归入其他列,或从其他列中找到同类,如与焦点问题相关度不大可暂时搁置,如果公认是个好想法,则全体参与人员再补充一条类似的与其归在一列;
重新检核每一列卡片,把归错列的调整好;
控制列数在4~7之内;
这个环节要注意以下几点:
促动的流程是一个输入(主题)一过程一输出行动计划的流程;
纸张、卡片不能随意张贴,这样才能有效引导人们的思维;
进行结构化的目的是:厘清行动策略之间的关键,方便理解与记忆,加强结果的达成。
7.群组命名
为每一列卡片提炼关键词:
从最长一列依次开始提炼关键词;
不超过6个字,且不可以和该列任何一张完全一样;
关键词记录在当列最上方的卡片上,用画框做区分;
所有列的关键词提炼好之后,促动师结合焦点问题念一遍成果,加深认识。
促动师要留心现场的声音,收集参与者对关键词的意见。同时要观察参与者的表现,确保每个人都要参与。出现分歧时,要探询观点背后的想法,不要急于投票决策。
8.赋予意义
思考关键词与主题之间的逻辑关系。主要分为以下几步:
① 观察关键词,思考可以表达关键词关系的结构;
② 共同讨论各关键词在靶心图上的位置摆放;
③ 促动师总结整体讨论成果。
④ 将关键词结构化一般有三种方法
⑤ 按重要,紧急程度进行排序;
⑥ 用逻辑架构来排序;
⑦ 用图形来排序;
9.制定行动方案
针对提炼出来的关键词制定行动方案,要包括具体目标、所需资源,以及行动步骤与时间。注意:可根据执行时间和人力资源来确定方案数。
- 刘永中.行动学习使用手册:一本书讲透行动学习如何落地[M].北京联合出版公司.2015
- 如何运用团队共创法提高团队共识力?.AACTP中国.2022-10-20