商務信函

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　　商務信函是指企業與企業之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務活動中用來建立經貿關係、傳遞商務信息、聯繫商務事宜、溝通和洽商產銷；詢問和答覆問題、處理具體交易事項。其種類包括聯繫函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。屬於商務禮儀文書範疇。

　　商務信函是商務活動中重要的溝通媒介之一。在商務活動中，從聯繫業務、協商談判、簽訂合同到履行合同、處理投訴、理賠索賠，每一個環節都需要信函這個重要的媒介工具來傳遞信息以實現有效地商務溝通，達到頂期的商務活動目的。因此，商業往來有求於人的一方，一定要很好地利用這種手段來進行交流與溝通，加速建立信譽，加快生意的進程。

　　商務信函的應用範圍非常廣泛，種類十分繁多，但不管何種類型的信函，只是具體的內容不同罷了，其寫作的基本格式卻是一致的。商務信函因其涉及具體的經濟事項，寫作格式要求較嚴格。商務信函的格式由信頭、稱謂、正文、信尾四部分組成。

　　1)信頭

　　信頭是信函的開始部分，包括標題和字型大小兩部分。

　　標題位置在信函紙首行中間，其內容是標明事由，即簡明地指出要告知的事情，使收信人通過標題就能知道信函的主旨，如“事由：800噸鋼材報價”。

　　字型大小即發函編號，其位置在標題的右下方。發函編號是為了便於發函雙方格信件歸檔存查，一旦發生經濟糾紛，便可作為經濟往來的文字依據，以助糾紛的解決、維護自己的合法權益。“字”代表發函單件，“字”前面要寫上午份，並加上括弧；“號”是單位發函的順序號。

　　有時，信頭除寫明標題和字型大小兩項外，還要寫上發函單位的名稱、地址、電話號碼、傳真等。

　　2)稱謂

　　稱謂，即對收信人的稱呼，在字型大小下麵一行頂格寫。若收信人是單位，則要寫全稱，如“××貿易公司”；若收信人是個人，一般是在姓名後帶上職務頭銜，以表示尊重，如“××經理”。

　　3)正文

　　正義是信函的主體部分，包括開頭、主體、結語3個部分。

　　開頭一般引出發信緣由，或簡述事實、引述來函要點、做簡要自我介紹、表明目的和要求等。例如：在秋季廣交會上，得知貴公司生產兒童鞋……，我公司是××市最大的紡織廠生產廠，求購製作服裝的優質蠶絲……。

　　若信函內容較簡單，則省略上面的發信緣由，而直接進入主體。主體一般是根據發信緣由詳細地陳述具體事項。信件的主要內容在此體現出，主體部分是信函寫作的重點所在。

　　結語一般是把主體所敘述的事情加以簡要地概括，並提出與本函意圖相關的要求，如希望回信、回電、訂貨等；再如，候復、希望速予辦理等。

　　4)信尾

　　信尾是信函的結束部分，由落款和附件兩部分組成。

　　落款位置在正文末的右下角，主要是簽署發函單位或個人姓名、發函時間，重要的信函加蓋公章。

　　若發函附有附件，則在信末的左下角註明附件和內容，如附件：076男童鞋彩色圖片一張，附件：我公司最新商品報價，等等。

　　若是商業社交信函，其寫作格式與商務信函又有所區別。商業社交信函並不直接洽談交易，而是以聯絡感情、增進友誼達到促進貿易的目的。這類信函很講究感情的交流，因此，

　　寫作時不能帶有公文腔、要省略信頭、不用編號、取消事由性標題；正文的開頭要寫幾句問候語，結尾處還要寫上幾句祝福語，以示禮貌。

　　商務倍函的目的在於傳遞具體的經濟信息，求得對方的難確理解和合作，進行實質性的經濟交往。因此，商務信函的寫作不同於一般的社交信函，嚴格排斥文縐縐的語言，力求簡潔明確、條理清晰。具體來講，在寫作時要應註意以下幾點。

　　1、主旨鮮明

　　商務信函是商務工作的具體表現，任何一封信函都是為瞭解決一項具體的商務問題，都是對一項具體的商務活動的安排和商討。因此，每封信的主旨都必須鮮明突出，使收信人迅速瞭解發信的目的並及時給予回應。

　　寫作商務信函要使主旨鮮明突出，應該註意以下幾個方面：

　　(1)充分重視“事由”。事由位於信頭，是收信人最先關註的地方。要使收信人一眼就能明白信函主要將解決什麼問題，應該在“事由”部分用簡明的語言寫明發函的主旨。如果將事由“事由：200箱飲品索賠”寫成“事由：200箱飲品”，這樣的信函主旨不突出，收情人如果不看正文很難知道這是在寫索賠的事情。

　　(2)以結論開頭。將結論放在開頭，能使讀者一下子就能抓住作者寫信的目的，並立即引起讀者的重視，如“我公司求購××”等。

　　(3)一事一函。一事一函的目的也是為了突出主旨。如果一封信同時談幾件事情，勢必讓讀者難於抓住信的主旨，從而會忽視某一件或幾件事。因此，一般主張一事一函原則。

　　2、內容完整

　　商務信函的內容必須完整，應該寫的事項必須全部寫進去，不能省任何的遺漏。比如報價函就要求將商品名稱、規則、數量、價格、裝運期、結算方式、有效期限等報價條件全部明確無誤地告知對方。其他信函也類似，具體地說，為保證信函內容完整應該註意以下幾點：

　　(1)分條列款表述。為了保證在寫信時不遺漏任何要點，在寫作前可以先把寫作要點列出來，然後根據這些要點的內在邏輯聯繫，一一列明具體事項，這樣就不至於遺漏細節。例如，還是寫剛纔的報價函、在寫作之前，可以先將商品名稱、規則、數量、價格、裝運期、結算方式、有效期限等條件列出來，然後再開始寫作，這樣就可以保證內容的完整。

　　(2)5WlH法。檢查所寫信函內容是否完整的另一種方法是5w1H法。一般來說、完整的商務信函一般具備5W1H，即What、Who、Where、When、How、Why，這6個要素不能缺少。而有些商務文書只是簡單陳述事實而不需要陳述理由，因此，對於這類書信沒有why這一項。所以，在檢查書信內容是否完備時，可以從這幾個方面來檢查。例如一封完整的訂貨函，只要具備訂貨人、貨物名稱、何時發貨、發往何地、如何結算這5個方面的內容即算內容完整。

　　3、關註對方利益

　　寫好商業書信的關鍵和訣竅仍然是關心對方的利益，在信中寫對方感興趣的事，不要以自我為中心、在信中要謹慎地提及對方利益所在，強調做成生意為對方帶來的好處。這樣，就能引起對方的興趣，從而對信中的要求做出反應或答覆。

　　4、表述準確清楚

　　很多商務信函的主要任務就是對商品價格、款項收付等實質性的商務活動進行磋商，因此，對於這類信函的語言的表達方面要做到清楚，其意義是不言而喻的。如果模棱兩可，或是使用讓對方容易產生誤解的語言，那麼經濟糾紛在所難免。這樣於人於己都會帶來不必要的麻煩。

　　商務信函的清楚準確是指對信函中的各項具體事項的表述要清楚準確。例如，報價函中的商品名稱、規則、數量、價格、裝運期、結算方式、有效期限、地點等以及有關的數字、時間、商業術語等項目要用準確無誤的文字表述出來。

　　數字除清楚地標明阿拉伯數字外，還要用漢字大寫，以避免數字發生差錯，如“總貨款10000元(大寫；壹萬元)”。這樣就可以避免因筆誤少一個零或多一個零而帶來的麻煩。時間一定要寫明具體的年月日或期限，禁止使用“大約”“左右”“近期內”等模糊詞語，如“大約10天可以發貨。”到底哪一天發貨，讓人迷惑。

　　此外還應該避免使用任何可能產生多重理解的詞語和模糊性描寫，以免引起歧義或令人難以置信。例如，“l00元起售，最高售價到140元止。”其中的“到140元止”是否包括140元在內呢?

　　5、語言恰當得體

　　通過商務信函，不僅僅只是為了實現某一特定的商務目的，還在於通過信函這種正式的方式，增進雙方的相互瞭解、建立友誼、樹立自己的良好形象。因此，在行文的語氣上，要講究策略，要根據對象、場合、情況的不同，選擇相應的措辭和語氣、舉例如下：

　　(1)寫推銷函，宜用勸購語氣，不能強買強賣。如“此種產品不僅質量絕對保證，而且價格也極具競爭力，我相信我們會很快達成交易。”

　　(2)寫催裝函，用詞宜謙遜禮貌、替對方著想。如“盼即將交貨期見告”。

　　(3)寫索賠函或拒賠函時，詞語宜直截了當、不卑不亢。如“我們除了這樣做之外，別無選擇。”

　　(4)傳遞不愉快信息，如貨物受損、不按期發貨、拖欠貸款等，比傳遞一般的信息更難下筆，處理不當可能會影響雙方的關係或使己方名譽受損。寫這類商務信函一般是根據對方的資信情況、與己方關係以及不愉快事件本身的嚴重程度的不同，選擇相應的修辭策賂。

　　①對於資信良好、與己方長期合作的老客戶，或是首次合作、相互不太瞭解的新客戶，行文時應就事論事，措辭不要太強硬，語氣宜委婉、併在信函末尾表達相互支持、密切合作之類的願望。如“令我們為難的是……”或者“我方不得不……”

　　②對於資信較差、無故違約甚至屢經函電催促仍不答覆的客戶，就應針鋒相對、言辭強硬，如“這將不可避免地影響你方聲譽……”，又如“我方的諒解與忍耐是有限度的……”，再如“現鄭重告知……”。

　　6、文字簡明扼要

　　與其他所有商務文書的寫作一樣，商務信函也要求簡明扼要。不需要寫的東西，就堅決不寫進信函中。正文開頭直接切入主題，不要躲躲閃閃。遣詞造句長話短說，不要重覆，而且儘量避免使用形容詞等修飾成分，用簡單的句式直接陳述即可。即使難於啟齒的事情也應當坦白明確地寫出，不應繞圈子，如“剛收到責公司×月×日的信，我們非常高興。沒想到你們這麼快就寄來了訂單，我們十分感激。”此開場白明顯啰嗦，應做如下修改：“貴公司×月×日函及訂單收悉，謝謝。”

　　當然，簡明扼要不能以內容完整為代價，如果一味追求簡潔而損害了內容的完整，那麼簡潔也就失去了意義。

　　7、行文謙恭有禮

　　一封謙恭而有禮貌的信函會給人留下良好的印象，從而使對方樂於與之合作。因此，寫作商務信函必須謙恭有禮。那麼如何做到在商務文書寫作中謙恭有禮呢?

　　(1)遣詞造句委婉禮貌。商務信函的措辭和行文語氣應該彬彬有禮、不卑不亢，既不過分謙恭，也不盛氣凌人。落實到具體行文上，就是多使用敬語，如“請”“貴方”“您”“謝謝”等；多用表示高興、遺憾、感謝等的表達法，多用虛擬語氣緩和地表達己方意見，避免使用強迫性的詞語，如“我們不得不遺憾地告知貴方，……與茲告責方……”。

　　(2)體諒對方。先看例句：“茲告貴方欠款已逾期，請即匯10萬元給我方。”但如果換一種方式，如改為：“貴方可能因為業務過於繁忙，以致忽略承付×月×日應付款10萬元……”。修改過的表達方式從對方的立場出發、顯得善解人意、運情達理，既達到了催款的目的，又給對方留下了好印象，其實際效果就完全不一樣。因此，在寫作商務信函時，應儘量站在對方的角度來寫，以體諒對方。

• 鄭蘭先;王雙萍主編.《商務溝通實務 第2版》.北京大學.2015年5月.第115頁