索賠函
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索賠函(claim letter )
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什麼是索賠函[1]
索賠函是在商務活動中當出現爭議糾紛後，受損方為了維護權益和解決問題而用書面形式向違約一方提出索賠要求的信函。
之所以寫索賠函，是想通過協商來解決問題，因此寫索賠函前一定要分清是非責任，收集足夠證據，寫作時註意措辭和語氣的禮貌，促使事態朝有利於索賠的方向發展。
索賠函內容[2]
索賠條款主要包括索賠的依據、期限、賠償損失的辦法和金額等內容。
索賠函一般包括如下內容：
1．簡述事由。
2．陳述違約事實。
3．說明索賠理由。
4．陳述對方違約給自己帶來的損失。
5．提出具體的索賠要求。
在寫作索賠函前，應先認真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關規定細則和雙方交易過程中有關的往來函電，分清是非責任。並且提供足夠的書面文件和有關方面的證明。提出索賠要求應合情合理，不能漫天要價。應根據引起索賠的原因和不同的索賠情形選擇相應的措詞和語氣。
索賠函寫作規範[1]
- (一)標題
即件名或主題，在第一行居中用較大字體標註，指出信函的主要內容。可以直接書寫“索賠函”、“索賠信”等字樣。
- 細節提示
◆標註件名或主題的目的是使受信者一打開信函就知道其內容，也方便對方分發或歸檔時參考。
◆一般多採用概括事由的方式，如“關於××問題的索賠致×××的函”、“××問題的索賠函”。
◆件名或主題要根據需要而用，不是說每函必有，可以酌情省略。
- (二)稱謂
在標題之下另起一行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂後加冒號。
- 細節提示
◆受信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。
◆如果沒有具體的受信人，則寫單位或部門的名稱，如“××公司行政部”。
◆如果有具體的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬語，後面應當加上“先生”、“女士”、“經理”、“主任”等稱呼，如“尊敬的楊××經理”。
◆也可以酌情採用單位或部門名稱加上負責人職銜的形式，如“尊敬的行政部經理”。
- (三)正文
在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般應當寫清事件的基本情況、對方違約的事實及證據、索賠的理由和依據、索賠的意見和要求以及期盼對方合作等內容。
- 細節提示
◆陳說索賠事項要冷靜，不要意氣用事。
◆解釋索賠理由要清楚具體。
◆提出索賠要求要合情合理。
◆要抱著相信對方的態度，適當表達期望和感謝之情。
- (四)結語
在正文之下另起一行空兩格書寫“此致”二字，再另起一行頂格書寫“敬禮”二字，後面不必加標點符號。
- 細節提示
◆如果正文結尾已表達“感謝合作”之類的意思，結語也可以省略。
- (五)落款
在正文或結語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。
- 細節提示
◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。
◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱，應當書寫其全稱或規範化簡稱。
◆如果寫信者的名稱是個人姓名，前面可以標示其單位或部門名稱。
◆如果隨函附有相關證明材料，可以在落款下方另起一行頂格書寫“附件：×××票據複印件”等附件說明語。
索賠函寫作示例[1]
索賠函
××皮革公司：
我公司於××年×月訂購貴公司的100件(一件內裝4個男用公文包)共400個男用公文包今已收到。但驗收時，發現其中13件有不同程度的損壞，根據購貨協議，我們對此沒有任何責任。我公司此次訂購的公文包准備在開春旺季作為主要商品銷售，因此希望貴公司在收到此函後能迅速予以調換，並按照購貨合同賠償由此而出現的延期損失，即對因損壞調換而延誤到貨日期的貨物按原價降低10％付款，並希望以後供貨能夠確保質量，並按時供貨。
13件破損商品，我公司將在收到新商品的同時退還給貴公司。
敬請合作，並致
敬禮
××服裝銷售有限公司
××年×月×日
