辦公管理學

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什麼是辦公管理

  辦公管理也稱為辦公室管理、“行政管理”“辦公行政管理”等,是指研究辦公管理的理論和技術以提高企業和組織辦公管理效率和效能的一門學科。是一種與企業或組織的領導和決策關係密切的專門性管理活動。包括企業中的“辦公室”、“行政部”、“綜合管理部”、“行政辦公室”等不同名稱的部門。

辦公管理的研究內容

  辦公管理作為管理科學的一個分支學科,它以辦公管理為研究對象。其研究內容主要包括:

  (1)研究辦公室職能。辦公室是企業或組織的綜合樞紐和核心,承擔著秘書性工作和行政事務性工作兩大職能。其中,秘書性工作分為文字秘書工作、機要秘書工作、文書整理工作、業務檔案工作四種。其政策性和專業性很強,為領導者和決策者的工作提供直接性服務。行政事務性工作主要分為勤務工作、財務管理工作和打字複印工作三種。它們相對比較瑣碎與繁雜,為領導者和決策者的工作提供勤雜性服務。

  (2)研究辦公管理的特點。瞭解辦公管理的特點是搞好辦公管理的前提。辦公管理是企業或組織管理有機整體的二部分,但它又不同於其它部門的管理,具有綜合性、輔助性、服務性等特點。首先,辦公管理涉及到企業或組織的各個方面,處理各種各樣的事務,所以是一項綜合性的管理活動。其次,辦公管理是間接為企業或組織的目標服務的,它的成效往往是通過整個企業或組織的效能發揮出來,在企業和組織中只起輔助性作用。最後,辦公管理的一個重要任務就是直接為企業或組織的領導和職能部門服務,使其集中精力完成本職工作,因而又具有服務性的特點。

  (3)研究辦公管理的內容。辦公管理的內容一般有會議管理文書檔案管理、信訪管理、後勤管理四個方面。這四者是辦公室職能的具體鋪展,是辦公管理特點的集中表現。它們在企業或組織管理中的地位和作用不盡相同,各自客體不相一致,因而對管理人員的素質要求也彼此相異。

  (4)研究辦公管理的程式和方法。辦公管理程式的合理與否,直接影響到辦公管理效率的高低。辦公管理各項內容在程式上都有自己的規律性。例如,文書處理工作從收文、登記、送閱到擬辦,業務檔案管理工作從收集、整理、鑒定、保管到提供利用,均須依序而行。此外,科學的管理方法也可以使辦公管理收到事半功倍之功效。辦公管理除傳統的管理方法外,還應引進和採用運籌學經濟學、工程學、資訊理論控制論系統論等學科的最新知識和方法,來促進自身的規範化和最優化。

  (5)研究辦公技術現代化。辦公技術現代化是提高辦公管理效益和效能的客觀前提,也是實現辦公管理現代化、科學化的物質保證。辦公技術現代化又稱辦公自動化,就是以機器代替人力,以電腦輔助人腦,運用電子電腦技術和現代通信技術等先進的科學技術,將辦公管理的有關事務交由文字信息處理機、高速多功能複印機、電子傳真機等現代化的辦公設備來完成,進而建立起科學的人機一體化的辦公管理機制。

辦公管理的定位

企業辦公管理主要定位於服務和協調。服務對象主要是企業領導層。如果用一句話來概括企業的行政管理或辦公室管理,那就是“辦公室就是服務好領導”。服務職能包括文書管理(文字秘書、檔案整理、公文處理)、會務管理(組織、協調會議)、後勤管理(迎來送往的接待、公司車輛的管理、辦公耗材管理、辦公設施設備、公司食堂的管理等);協調職能主要是協調內部各領導層、各部門之間的工作,達到高效運轉。另外還包括對外公共關係的維護,包括媒體聯絡、法務聯絡等。不同企業的定位略有不同,內涵和外延也在變化,但基本的職能就是服務和協調。

辦公管理學的發展

  辦公管理學是伴隨著管理科學的誕生和發展而創立起來的。在20世紀初,辦公管理學便開始逐漸形成為一個獨立的學科。1906年,英國學者迪克西出版了《辦公組織和管理》專著,第一次使用了“辦公管理”這一名稱,並明確地提出辦公管理是一種專門的管理職能。美國學者舒爾茨和利芬威爾對辦公管理學的創立起到了關鍵作用。舒爾茨1911年出版的《美國的辦公》是總結美國辦公管理理論最早的著作之一。1919年,他又出版了《辦公管理》一書,對辦公管理學理論作了進一步的闡述。利芬威爾作為辦公管理學的奠基人,他在1925年出版了《辦公管理:理論與實踐》這一傳世名著,標志著辦公管理學最終成為一門獨立學科。此後,國外辦公管理學大體經歷了60年代前的傳統辦公管理理論和60年代後的現代辦公管理理論兩個發展階段,前者在理論結構上依照企業的經營過程而分為辦公的組織、計劃與協調,後者在前者的基礎上,吸收了先進的管理技術和經驗,突出了以決策論為基石的信息生產理論和技術。我國學者在80年代初開始進行辦公管理學的探討和研究,並相繼出版和發表了不少著作和論文,如楊潤生同志主編的《辦公自動化教程》便是其中的一部代表性著作。

  辦公管理學自形成之日起便是一門應用性的科學。辦公室作為企業或組織的綜合樞紐和核心,現已廣泛存在於社會與政治、經濟、科技、文化等各個領域。辦公管理已成為企業或組織的一項專門的管理職能,構成了人類管理活動的一個極其重要的組成部分。

  研究和發展辦公管理學,將有助於提高辦公管理的效率和效能,進而增加企業和組織管理活動的效益。目前,辦公管理學體系在國內外均還不夠成熟,它要求辦公管理學一方面應緊密聯繫辦公管理的活動現實,另一方面也應從實踐中走出來,形成自己的十分完善的學科體系,進而為人類管理活動的科學化和管理科學的繁榮作出更大貢獻。

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