审计工作底稿

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审计工作底稿(audit working papers)

目录

审计工作底稿的定义

  审计工作底稿是指注册会计师审计过程中形成的审计工作记录和获取的资料。对于这一定义可以从以下三方面来理解:

  1.审计工作底稿形成于审计工作全过程

  从承接审计业务开始,历经计划阶段、实施阶段、完成阶段,到完成全部约定事项签发审计报告为止,任何一个过程中都会形成一系列的审计工作底稿。具体地讲包括:在审计计划阶段获得有关被审计单位基本状况的资料、营业执照、政府批文、合同章程和协议、董事会会议纪要等,由注册会计师自行获得编制的调查表审计风险与重要性评价初步评估资料、审计计划、审计程序表、分析性测试表以及由双方共同签订的审计业务约定书等等;在审计实施阶段针对内控制度进行符合性测试的程序和结果资料,针对交易和金额进行实质性测试的询证函项目明细表、实物资产盘点表或调节表、分析性测试表、项目差异调整表、调整分录汇总表、试算平衡表、重分类分录汇总表、项目审定表等等,在完成审计工作阶段形成或获取的期后事项审核表、管理当局声明书、律师声明书、审计报告、已审会计报表等等。

  2.审计工作底稿的形成渠道有两种

  审计工作底稿可以由注册会计师根据有关资料进行计算、判断以后编制,也可以由被审计单位或其他第三者提供并经过注册会计师亲自审核后直接形成。

  3.审计工作底稿的记录内容应全面反映审计工作过程

  这与上述第一个问题是相互映衬的。注册会计师应在不同审计阶段中形成审计工作底稿,那么这些底稿如果予以系列化,就应该能反映出审计思路和审计轨迹,使人们通过审计工作底稿能够看到:审计工作经历哪些环节,某个环节上注册会计师从哪些方面进行测试,被测试事项的实际面貌如何,注册会计师如何发表意见等等。

审计工作底稿的分类

  审计工作底稿一般分为综合类工作底稿、业务类工作底稿和备查类工作底稿。

  1.综合类工作底稿

  综合类工作底稿指注册会计师在审计计划阶段和审计报告阶段,为规划、控制和总结整个审计工作并发表审计意见所形成的审计工作底稿。它主要包括:审计业务约定书、审计计划、审计总结、未审会计报表、试算平衡表、审计差异调整汇总表、审计报告、管理建议书、被审计单位管理当局声明书以及注册会计师对整个审计工作进行组织管理的所有记录和资料。

  2.业务类工作底稿

  业务类工作底稿指注册会计师在审计实施阶段为执行具体审计程序所形成的审计工作底稿。它包括:符合性测试中形成的内部控制问题调查表和流程图实质性测试中形成的项目明细表、资产盘点表或调节表、询证函、分析性测试表、计价测试记录、截止测试记录等等。

  3.备查类工作底稿

  指注册会计师在审计过程中形成的、对审计工作仅具有备查作用的审计工作底稿。主要包括:被审计单位的设立批准证书、营业执照、合营合同、协议、章程、组织机构及管理人员结构图、董事会会议纪要、重要经济合同、相关内部控制制度、验资报告的复印件或摘录。备查类审计工作底稿随被审计单位有关情况的变化而不断更新,应详细列明目录清单,并将更新的文件资料随时归档。注册会计师在将上述资料归为备查类工作底稿的同时,还应根据需要,将其中与具体审计项目有关的内容复印、摘录、综合后归入业务类审计工作底稿的具体审计项目之后。通常,备查类审计工作底稿是由被审计单位或第三者根据实际情况提供或代为编制,因此,注册会计师应认真审核,并对所取得的有关文件、资料标明其具体来源。

审计工作底稿的作用

  在审计过程中,注册会计师需要大量地编制或取得审计工作底稿,使得审计工作底稿成为注册会计师审计业务中最为普遍的专业工具,促进审计工作向科学化、规范化方向发展。审计工作底稿在审计中的作用如下:

  1.审计工作底稿是联结全部审计工作的纽带

  审计工作经常由多个注册会计师进行,他们之间存在不同的分工协作。审计工作在不同阶段有不同的测试程序和实现目标。审计工作底稿可以把不同人员的审计结果、不同阶段的审计结果有机地联系起来,使得各项工作都围绕对会计报表发表意见这一总体目标来进行。

  2.审计工作底稿是形成审计结论、发表审计意见的依据

  审计工作底稿是审计证据的载体,它不但记录了审计证据本身的反映内容,而且记载了注册会计师对审计证据的评价分析情况以及得出的审计结论。这些审计证据和注册会计师的专业判断是形成审计结论、发表审计意见的直接依据。

  3.审计工作底稿是评价审计责任、专业胜任能力和工作业绩的依据

  评价审计责任通常是评价注册会计师对审计报告所负的真实性和合法性责任。如果注册会计师严格依据独立审计准则进行审计,据实发表意见,并把这些情况记录于审计工作底稿上,那么在任何时候依据审计工作底稿进行评价都有利于解脱或减除审计责任。注册会计师专业能力的强弱、工作业绩的好坏表现在选择何种程序、有无科学的计划、专业判断是否恰当等方面。这些因素可以通过评价审计工作底稿来体现和衡量。

  4.审计工作底稿为审计质量控制与质量检查提供了基础依据

  开展审计质量控制通常是由会计师事务所为确保审计质量符合独立审计准则的要求而制定和运用的控制政策和程序,主要包括指导和监督注册会计师选择实施审计程序,编制审计工作底稿,并对审计工作底稿进行复核。换言之,审计工作底稿既可以作为审计质量控制的对象,又可以作为审计质量控制的依据。审计质量检查通常是由注册会计师协会或其他有关单位组织进行,其核心工作就是对审计工作底稿规范程度的检查。因此,离开审计工作底稿,审计质量检查就会成为无本之木,无源之水。

  5.审计工作底稿具有参考价值

  由于审计工作有很密切的联系性和连续性,前一年度的审计情况经常可以作为后一个年度开展审计业务的参考、借鉴;另外,前任注册会计师审计业务也可以作为后任注册会计师开展审计业务的参考、备查。这些参考、借鉴和备查作用往往是通过调阅审计工作底稿而得以实现的。因此,审计准则不仅要求注册会计师要认真编制和复核审计工作底稿,也要求注册会计师必须妥善保管审计工作底稿,建立与保管有关的保密、调阅等管理制度。

审计工作底稿的编制

  1.审计工作底稿的编制要求

  审计工作底稿作为注册会计师在整个审计过程中形成的审计工作记录资料,在编制上应满足以下两个方面的要求:其一,在内容上应做到资料翔实、重点突出、繁简得当、结论明确;其二,在形式上应做到要素齐全、格式规范、标识一致、记录清晰。具体地讲包括:

  (1)资料翔实。即记录在审计工作底稿上的各类资料来源要真实可靠,内容完整。

  (2)重点突出。即审计工作底稿应力求反映对审计结论有重大影响的内容。

  (3)繁简得当。即审计工作底稿应当根据记录内容的不同,对重要内容详细记录,对一般内容简单记录。

  (4)结论明确。即按审计程序对审计项目实施审计后,注册会计师应在审计工作底稿中对该审计项目明确表达其最终的专业判断意见。

  (5)要素齐全。即构成审计工作底稿的基本内容应全部包括在内。

  (6)格式规范。即审计工作底稿所采用的格式应规范、简洁。虽然审计准则未对审计工作底稿格式做出规范设计,但有关审计工作底稿的执业规范指南给出了参考格式。

  (7)标识一致。即审计符号的含义应前后一致,并明确反映在审计工作底稿上。

  (8)记录清晰。即审计工作底稿上记录的内容要连贯,文字要端正,计算要准确。

  2.审计工作底稿的获取要求

  大多数的备查类审计工作底稿都是由注册会计师向被审计单位或其他第三者直接索取的,或者由他们代为编制。对于这些工作底稿,注册会计师应做到以下要求:

  (1)注明资料来源。

  (2)实施必要的程序,对有关资料进行复核,以确认审计工作底稿与原资料的一致性。

  (3)形成相应的审计记录。注册会计师在审阅核对以后,应形成相应的文字记录并签名,方能形成审计工作底稿。

  (4)注明审计工作底稿之间的钩稽关系。审计工作底稿之间的钩稽关系通过交叉索引及备注说明来加以反映的。

审计工作底稿的保管

  (一)审计工作底稿的整理

  对审计工作底稿的分类整理和汇集归档构成审计工作底稿整理工作的全部内容。审计档案是注册会计师在规划审计工作、实施审计程序、发表审计意见和签署审计报告过程中形成的记录,并综合整理分类后形成的档案资料。审计档案是会计师事务所的重要历史资料和宝贵财富,应妥善管理。

  审计档案分为永久性审计档案和当期审计档案两种。永久性审计档案是指那些记录内容相对稳定、具有长期使用价值,并对以后的审计工作具有重要影响和直接作用的审计档案,如备查类工作底稿和综合类审计工作底稿中的审计报告、管理意见书。当期审计档案是指那些记录内容经常变化,只供当期审计使用和下期审计参考的审计档案,如业务类工作底稿和综合类审计工作底稿的其他部分资料。

  (二)审计工作底稿的保管

  审计工作底稿按照一定的标准归入审计档案后,应交由会计师事务所档案管理部门进行管理。会计师事务所应建立审计档案保管制度,以确保审计档案的安全、完整。对于永久性和当期审计档案的保管年限分别如下:

  (1)永久性审计档案应长期保管。

  (2)当期审计档案自审计报告签发之日起至少保存10年。

  (3)不再继续审计的被审计单位,其永久性审计档案的保管年限与最近一年当期档案的保管年限相同。对于保管期限届满的审计档案,会计师事务所可以决定将其销毁。销毁时,应根据有关档案管理规定履行必要的手续。

  (三)审计工作底稿的保密与查阅

  1.审计工作底稿的保密

  为了维护被审计单位及相关单位的利益,会计师事务所对审计工作底稿中涉及的商业秘密保密,建立健全审计工作底稿保密制度。但由于下列两种情况需要查阅审计工作底稿的,不属于泄密情形:

  (1)法院、检察院及国家其他部门依法查阅,并按规定办理了必要手续。

  (2)注册会计师协会或其委派单位对会计师事务所执业情况进行检查。

  2.审计工作底稿的查阅

  由于审计工作的需要,并经过委托人同意,在下列情况下,不同会计师事务所的注册会计师可以要求查阅审计工作底稿:

  (1)被审计单位的后任会计师事务所。

  (2)审计合并会计报表母公司的注册会计师可以查阅子公司的注册会计师的审计工作底稿。

  (3)联合审计时,注册会计师可以相互查阅审计工作底稿。

  (4)会计师事务所认为合理的其他情况。

  从一般意义上讲,审计档案的所有权应属于执业注册会计师所在的会计师事务所。拥有审计工作底稿的会计师事务所在接受其他部门或单位依法查阅时,应给予密切的协助,讲明查阅要求和限制,对于查阅人要求复印或外携审计工作底稿时,注册会计师应考虑审计工作底稿的内容、性质以及影响。根据有关档案法的规定,由于查阅人悉知被审计单位商业秘密而泄密造成的损失和影响,拥有审计工作底稿所有权的会计师事务所无需承担连带责任。

审计工作底稿的复核

  由于一张单独的审计工作底稿往往由一名注册会计师编制完成,难免造成在资料引用、专业判断和计算分类方面的误差。因此,对已经编制完成的审计工作底稿必须安排有关专业人员进行复核,以保证审计意见的正确性和审计工作底稿的规范性。

  (1)审计工作底稿的复核制度

  根据独立审计准则的要求,会计师事务所应该对审计工作底稿进行复核的人员级别、复核程序与要点、复核人职责做出明文规定,形成一项制度。通常,根据我国目前会计师事务所的组织规模和业务范围,可以实行对审计工作底稿的三级复核制度。审计工作底稿三级复核制度是指以主任会计师、部门经理(或签字注册会计师)和项目负责人(或项目经理)为复核人,依照规定的程序和要点对审计工作底稿进行逐级复核的制度。三级复核制度目前已成为较为普遍采用的形式,对于提高审计工作质量、加强质量控制起了重要的作用。三级复核制度的第一级复核称为详细复核,指由项目经理(或项目负责人)负责的,对下属各类注册会计师编制或取得的审计工作底稿逐张进行复核。其目的在于按照准则的规范要求,发现并指出问题,及时加以修正完善。

  三级复核制度的第二级复核称为一般复核,指由部门经理(或签字注册会计师)负责的,在详细复核的基础上,对审计工作底稿中重要会计账项的审计程序实施情况、审计调整事项和审计结论进行复核。一般复核实质上是对项目经理负责的详细复核的再监督。其目的在于按照有关准则的要求对重要审计事项进行把关、监督。三级复核制度的第三级复核也称重点复核,是由主任会计师或指定代理人负责的,在一般复核的基础上对审计过程中的重大会计问题、重大审计调整事项和重要的审计工作底稿进行复核。重点复核是对详细复核结果的二次监督,同时也是对一般复核的再监督。重点复核的目的在于使整个审计工作的计划、进度、实施、结论和质量全面达到审计准则的要求。通过重点复核后的审计工作底稿方可作为发表审计意见的基础,然后归类管理。

  (2)审计工作底稿复核的作用

  建立审计工作底稿复核制度,明确复核内容与要求,实施三级复核,可以起到以下作用:

  1)规范审计工作底稿。通过复核,可以及时发现问题,纠正问题,使纳入审计档案管理的各种审计工作底稿从形式上到内容上均能符合审计准则的规范要求。

  2)降低审计风险,提高审计质量。通过复核,可以减少、消除人为的审计误差,使得审计证据更加适当充分、审计程序更为科学完善、审计结论更加恰当准确,把整个审计工作控制在审计准则要求的范围中。

  3)保证审计计划顺利执行,并能不断地协调审计进度,节约审计时间,提高审计效率

  4)按规范要求复核审计工作底稿,这实际也是进行审计质量控制的有效程序,因此,它为注册会计师进行审计质量监控和工作业绩考评提供依据和基础。

  (3)审计工作底稿复核内容

  注册会计师及相关负责人对审计工作底稿进行复核的内容包括:

  1.审计工作底稿从形式上包括的要素是否齐全,是否规范。

  2.审计工作底稿记录的事项所引用的资料是否翔实可靠。

  3.各种审计程序是否按计划实施并取得相应的证据。

  4.各种审计证据是否充分适当。

  5.审计判断是否有理有据。

  6.审计结论是否恰当。

  (4)审计工作底稿复核的一般要求

  对审计工作底稿的复核不仅关系到审计效率与效果,而且也关系到审计质量及质量控制,是实施质量控制、降低审计风险的重要程序。因此,必须认真从事复核工作,制定明确的复核规则和要求。通常,复核时应注意以下要求:

  1.记录存在问题的答复与处理。如果复核中发现有不正确或不完善的问题,复核人应指示有关人员(主要是工作底稿的编制人)予以答复和处理,并做出相应文字记录。

  2.签署姓名和日期。每一级的复核人员完成复核工作后,应在审计工作底稿中规定的位置签署姓名和复核日期,以示分清复核责任,也便于上级复核人对下级复核人的监督。

  3.签署复核意见。各级复核人员完成复核工作后应明确地表示复核意见,并签署在审计工作底稿上。

  4.督促编制人员及时修正存在问题,完善补充有关资料。

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