信息设备

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目录

什么是信息设备[1]

  信息设备是指计算机通信及办公自动化设备等和信息部门的建筑物等硬件设施。

信息设备的管理[2]

  信息设备是组成信息系统的硬件,是信息系统必不可少的重要组成部分,其质量好坏直接关系到信息系统的性能和运行寿命,因此,必须加强信息设备采购管理。

信息设备的采购管理

  1.信息设备采购的基本要求

  1)符合国家有关政策法规

  信息设备的采购应以国家和地方相关的政策法规为指导,不得违反相关政策和法规。如政府机关信息设备采购应遵循《中华人民共和国政府采购法》;若采用招标方式采购,应遵循《中华人民共和国招标投标法》;政府机关信息设备招标采购,应遵循《政府采购货物和服务招标投标管理办法》。

  2)选择最佳的供应商

  供应商的好坏直接影响到商品的质量、价格和售后服务的提供,因此必须慎重选择供应商,应向信誉良好、供货质量合格的供货商采购。

  3)争取最优惠的价格

  在保证信息设备质量的前提下,若想要得到最优惠的价格,势必要运用一些小技巧。“货比三家”是首要步骤,另外也可通过大盘商进货,或是签订互惠契约、以现金支付、自行进口、自行运送等方法,有效降低货款,节省营运成本

  4)获得最正确的设备

  采购规格标准是根据客户的特殊需要,对所要采购的各种设备作出的详细具体的规定,如品牌、配置、性能、大小、数量、外观要求、质保期等;建立采购标准能帮助采购人在众多货品中挑选出合适的一种。采购标准除了文字叙述外,必要时也可以用图片或照片加以说明,供应商在按图索骥的情况下,错误供货的机率将大为降低。

  2.信息设备采购方式的选择

  采购的方式可分为邀请招标采购竞争性谈判采购询价采购单一来源采购。邀请招标采购是指招标人投标邀请书的方式邀请三个以上特定的供应商投标的采购方式。竞争性谈判采购是指采购单位直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。询价采购是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格较低的采购方式。单一来源采购是指向供应商直接购买的采购方式。

  为了实现公平竞争,杜绝暗箱操作等腐败现象,越来越多的信息设备采购都是通过各种形式的招标来实现的,这和以往领导拍板决定有很大的不同。招标主要有以下三种形式。一是内部招标。由采购单位自己成立招标工作小组,组织采购招标过程,制定招标需求和评标的标准,组织有关的专家(主要是内部专家,有时也请外部专家)成立评标小组进行评标,由工作小组将整体情况向领导汇报,最终结果由有关领导根据评标工作小组的汇报来决定。这种内部招标的方式,严格来说不能算是招标,除非该采购单位本身具备招标的资质并能够从事招标工作。二是有限招标。有限招标即邀标,对有限候选人发出招标邀请,只允许选定的候选人参加投标。在邀标过程中,一般由采购单位选定招标公司,由招标公司组织编写招标文件(其实主要还是依靠建设单位),向建设单位确定的候选人发出招标邀请,在评标过程中,由招标公司选择外部专家,并按一定比例邀请建设单位专家(不超过三分之一),共同组成评标小组,根据评标小组的评标意见,编写评标报告提交给建设单位,通知建设单位评标结果。建设单位根据评标结果与中标人进行商务谈判。整个招标过程都是由招标公司负责组织。三是公开招标。由建设单位选定招标公司,通过招标公司发布招标公告,一般要求先进行资格预审,以保证以后参加正式投标的投标人在基本条件(一般是公司实力、产品等方面)满足要求,避免给以后评标工作带来过多的无效工作量。招标公司根据各方提交资格预审文件,筛选出符合资格要求的候选人,通知他们参加投标。投标人正式中标后,其组织过程和邀标过程基本相同。

  3.信息设备采购方案的编制

  在采购前必须制订详尽和实施性强的采购方案,这样才能保证采购工作能按计划顺利实施。编制设备采购方案,要根据建设项目的总体计划和相关设计文件的要求,采购的设备必须符合设计要求。方案要明确设备采购的原则、范围、内容、程序、方式和方法,采购方案中要包括采购设备的类型、数量、质量要求、周期要求、市场供货情况、价格控制要求等因素。从而使整个设备采购过程符合项目建设的总体计划,设备满足质量要求,设备采购方案最终需获得建设单位的批准。根据设计文件、需要采购的设备编制拟采购的设备表及相应的备品配件表(含名称、型号、规格、数量、主要技术性能、交货期)和这些设备相应的图纸、数据表、技术规格说明书、其他技术附件等。

信息设备的招标管理

  1.招标前的准备

  招标单位为了在招标中获取最佳结果,需要花费大量的人力财力,做好充分的准备工作。招标前的准备工作具体包括:广泛搜集投标信息、提交各种招标文件等。

  1)招标信息的搜集

  招标信息是指为决定进行招标所需了解的情况,具体包括招标项目名称、招标工程的大致内容、招标日程安排和招标者名称等。招标单位要派人与投标者进行联系,目的是了解投标者的总体计划与条件;与本国驻国外的商务机构保持经常联系;选择并利用当地代理人。

  2)招标文件的准备

  招标文件是法律文件,除了相关的法律法规外,在招标的全过程中招标单位、投标单位、招标代理机构共同遵循的游戏规则就是招标文件,这是参加招标工作三方人士必须遵循的法律文件,具有法律效力,所以编制招标文件的人员须有法律意识和素质,在招标文件中体现出公平、公正、合法的要求,对投标单位有什么要求,如何评标,如何决标,招标程序是什么,都在招标文件中作出规定。

  按照有关招标投标法律法规与规章的规定,招标文件一般由以下七项基本内容构成:招标公告或投标邀请书;投标人须知(含投标报价和对投标人的各项投标规定与要求);评标标准和评标方法;技术条款(含技术标准、规格、使用要求及图纸等);投标文件格式;拟签订合同主要条款和合同格式;附件和与其他要求投标人提供的材料

  2.招标工作的程序

  1)发出招标公告或者投标邀请书

  实行公开招标的信息系统建设单位应通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布信息设备招标公告。任何认为自己符合招标公告要求的信息系统开发商都有权报名并索取资格审查文件,招标单位不得以任何借口拒绝符合条件的投标单位报名。采用邀请招标的,招标单位应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的信息系统开发商发出投标邀请书。

  2)对参加投标报名单位进行资格审查

  资格审查是保证项目保质保量地完成的必要手段。信息系统建设单位必须高度重视资格审查工作,加强对参加投标报名单位的资格审查。招标前,应对参加投标报名单位的资质、信誉、履约能力、资金准备、技术保障措施、人员设备状况等进行考察。资格审查主要是对其资质证书及其相关证件,诸如安全生产许可证、工商营业执照、税务登记证、法定代表人证书、项目经理资质证书等进行审查。

  通过资格审查,选择较好的单位作为投标参与方,参与投标的单位在同一管理水平上进行竞争,避免管理差、能力弱、价格过低的单位入围,这样才能进行真正的公平竞争。投标单位的数量对招标有较大的影响,如果投标单位太多,反而浪费了招标单位的资源和精力,分散了评标专家的注意力,影响了对最合格投标人的评价时间,结果很可能评选出来的不是最合适的承包人选;另外,可能会有一些有实力的投标单位会认为投标单位多将导致本单位的中标概率降低,交易成本提高而退出本次招标活动,这就有背于招标的初衷。

  3)进行招标辅导

  这里说的招标辅导是指进行详细的招标交底,把招标文件中有关废标的条款详细解释,让投标单位清楚、注意。不要因为细节规定导致废标,导致使有效标数量达不到要求而使招标失败、反复。将项目的特点、招标方的特殊要求进行详细介绍,引起投标方注意,避免因为要求不清楚或歧义导致各方报价过低或者过高。加强与投标方交流,这个过程是增加双方彼此了解、熟悉,增强各方信心的过程。同时也是熟悉各投标方的优劣势、优缺点,彼此了解对方习惯的过程,同时,为以后合作伙伴关系打下基础。

  招标辅导可以大大降低有效标数量风险和投标报价过高、过低的风险。让投标单位清楚地知道招标单位的要求,并根据招标单位的要求进行报价;明确投标中须注意的细节,避免因为格式等细节问题导致废标情况的发生,如多家单位因为这些导致废标,那么招标失败,须从新进行招标。

  4)发放招标文件

  招标单位应在招标公告、投标邀请书或资格预审合格通知书中载明获取招标文件的办法,如果是公开招标,招标单位应当首先将招标文件报招投标管理机构审查并备案,审查合格后方可发出。

  5)开标、评标与定标

  开标、评标与定标应当按照招标文件的规定进行。公开招标的项目评委由政府招标管理机构从其专家数据库随机抽取的专家和招标单位代表组成,其中招标单位代表不能超过总人数的三分之一。评标委员会由招标人的代表及其聘请的技术经济、法律等方面的专家组成,总人数一般为5人以上单数,其中受聘的专家不得少于三分之二。与投标人有利害关系的人员不得进入评标委员会。

  开标会议由招标单位或者招标代理机构组织并主持;开标会结束后经招标单位初步审查符合规定的投标文件送入评标委员会进行评标;评标应坚持客观公正、平等、科学、合理、自主和注重信誉的原则,评标委员会应按照招标文件中规定的评标标准、办法对投标文件进行评审。

  招标人应当自确定中标人15日内向招投标管理机构提交招标投标情况书面报告。

  6)确定中标单位并发放中标通知书

  招投标管理机构自收到评标书面报告之日起5日内未通知招标单位在招标投标活动中有违法行为的,招标单位可以向中标单位发出中标通知书,并将中标结果通知所有未中标的投标单位。中标通知书的实质性内容应当与中标单位的投标文件的内容相一致。

  3.评标的关键指标

  在评标过程中,虽然不同的需求会有不同的评标标准,但是有一些主要的考虑因素,是任何建设单位都不能忽略的。

  1)投标单位的综合实力

  投标单位的综合实力主要分成两类:存续能力和带来附加价值能力。建设单位在招标过程中,一定要求最终的中标单位具备足够的存续能力,能够支持长期的产品发展,包括产品的不断升级换代和产品的售后服务,至少其产品的生命周期不短于建设单位使用该产品的时间。为此,公司的规模、发展战略、经营管理状况、融资能力等,都会成为考察的内容。在附加价值方面,如果投标人在其他方面具有对建设单位未来发展非常有帮助的附加价值,那么建设单位会更愿意与这样的公司建立合作关系。

  2)产品与特定需求的符合性

  这是评标过程中最主要的考察内容。评标小组会根据招标文件的要求,设定评标条件,在产品特性方面设定许多细致的评比条件。这就需要投标人能够认真阅读招标文件,深入理解用户的需求,想用户所想,充分表达出其产品与需求的符合性。

  3)投标单位的项目实施能力

  根据不同招标内容,所要求的执行能力也会有差别。例如,及时供货能力、技术支持能力、专业技术能力、项目管理能力、长期支持服务能力等。这就需要根据具体标的分析出必须具备的能力,并向建设单位清晰地阐明如何具备这样的能力。例如,在集成项目中,公司的技术力量就是一个重要内容,可以通过提交有关技术骨干的简历来证明公司的技术实力。

  4)投标单位的行业经验

  这一点已经受到广泛的重视,具备行业经验,对于产品与特定需求的符合性,对合同执行能力,都是非常有力的佐证。因为在一个行业当中,许多需求具有相似之处,如果中标人具备行业经验,就会在与建设单位的沟通方面,在理解需求方面,大大降低双方的成本

  5)价格因素

  虽然在所有的招标文件中都会说明价格最低不是中标条件,但无论如何价格因素在评标过程中都会占很大比重。这也是在评标过程中最显而易见的硬指标。

信息设备的验收

  信息设备的验收工作是质量检验第一关,也是检验合同执行情况的关键,验收工作要严格按照有关要求和程序进行。设备到货以后,要及时进行验收,避免验收不及时造成不应有的损失。验收时需要对合同中订购设备的数量、质量、附件等内容做全面的检查。

  1.信息设备到货验收前的准备

  1)选择合适的验收人员

  负责验收的人员应当具备高度的工作责任心和一定的专业水平,一般由设备的维修工程技术人员、设备管理人员(如采购员、设备档案管理员等)和有关使用人员组成。

  2)准备验收资料

  验收资料准备主要是收集与到货设备筹备有关的文件资料,如招标文件、订货合同、合同备忘录、运输提货单、装箱单、商检单据等。

  3)阅读招标文件和订货合同

  通过详细阅读招标文件和订货合同,熟悉相关文件及技术资料,了解设备的各项技术性能。参考厂家验收规程拟订相应的验收程序,并对关键技术指标的检测方法认真研究。

  2.信息设备验收程序

  1)设备包装与设备外观检查

  根据订货合同核对商标、收货单位名称、品名、箱号、箱总件数等有关的外包装标记及批次是否相符,有无油污、水渍等情况,对不可倾斜运输的设备需检查外包装上倾斜运输的“变色”标记是否变色。检查设备表面是否清洁、外壳是否有划痕,各按钮旋键是否无损、新旧程度如何等。设备包装情况和外观隋况如果出现与合同不符或者有破损时,必须做好现场记录,记入验收报告并拍照或录像以便分清责任。拍照和录像应能表达破损的各个方向与部位。

  2)设备数量及附件清点

  以合同为依据,按装箱单或使用说明书上的附属器材或零配件的名称、规格型号、数量等逐项进行核对并作记录。如出现数量或实物与单据不符的,应当做好记录并保留好原包装,便于向厂方要求补发或索赔。包装箱内应有下列文件:使用手册及出厂鉴定证书、检验合格证、维修手册、维修电路图纸等。

  3)设备技术性能检查

  技术性能检查是指对信息设备的功能配置与技术性能指标进行检测,功能配置验收应以招标文件和合同要求的各项功能为依据,要求对各项功能进行逐项的操作演示,出现不符时要做好记录,检测报告应由参加检测的各方共同签字确认。

  4)填写验收报告

  验收报告应由使用科室、设备科与厂商代表三方验收人员签字认可。在验收过程中,所有与合同要求不符的情况都应当做好记录填写到验收报告上,并拍照或录像以备索赔,所有的文件资料及商检报告、验收报告由设备档案管理员收集并整理及时建档保存。

信息设备的影响因素[3]

  信息设备生产条件要求高,扩大生产难度大。信息设备的生产条件主要是严格的环境、精密的设备。信息设备的生产对生产环境的空气质量、温度、湿度都有严格而具体的要求,从而给生产厂房的新建、扩建和改造增加了较大的难度。信息设备生产所需的生产设备是精密度较高的专用设备,除对生产环境的要求外,还对操作规程、使用维护有严格的要求。这种设备的使用寿命、保养间隔、保养程序和时间都是不能随便变化的,因此每台设备所生产产品的数量增长弹性较小。这给战时的扩产带来了困难。

  人员素质要求高,加大了动员的难度。信息设备业的从业人员要求具有较高的科学文化素质。信息设备业专业性较强,所需知识复杂,不是任何人不经培训就可以胜任的。信息设备业从业人员的基本素质包括基本的文化素质和专业素质。信息技术人才如技术支持人员、数据库开发人员、编程人员、网络人才等,不仅要具备文化和专业素质,还要具备较高的创新能力。所有这些都为战时信息设备业扩产的人力动员增加了难度。

信息设备的生产对策[3]

  征集电子信息专业人才可以解决信息设备业扩产所需的人力。一般采取从其它行业抽调电子信息专业人员充实信息设备业的方法。由于战时电子信息专业人才紧缺,而且他们在各行各业中都承担着重要工作,因此,应从与军用关系不大的纯生活服务类企业抽调人员,或提高其它单位这类人员的工作效率,释放出部分人才支援信息设备业的扩产。

  在元器件厂和组装厂的基础上扩大规模。由于信息设备的生产所要求的条件较为苛刻,一般企业不容易转产,因此,可在元器件厂和组装厂的基础上扩大规模。一是增加生产班次和增加生产线;二是战时将元器件厂和组装厂扩大为从元器件生产到成品组装的一条龙式的全能型企业;三是在现有企业基础上分蘖出新企业。压缩民品生产数量保障军用需要。由于信息设备军民用的区别并不是十分巨大,军民用生产的通用性较高,因此要全力压缩民品生产数量,确保军用需要。

参考文献

  1. 查先进主编.信息经济学.清华大学出版社,2007
  2. 娄策群,桂学文;赵云合主编.信息化管理理论与实践.清华大学出版社有限公司,2010
  3. 3.0 3.1 陈洲球著.知识型经济动员研究.国防大学出版社,2002
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